Digitalizar tu empresa no es una decisión a postergar. En esta era es un requisito imprescindible para la sostenibilidad y es clave para su competitividad. En esta guía aprenderás claramente cómo abordar este proceso hasta lograr desarrollar un entorno de trabajo digital a la medida de tu empresa
La velocidad tan acelerada con la que actualmente avanza la tecnología hace que la digitalización empresarial sea una necesidad prioritaria. Adoptar herramientas digitales y transformar los procesos internos para adecuarse a las demandas de un mercado cada vez más exigente, impulsa la competitividad y sostenibilidad de las empresas.
Para que una empresa se considere digitalizada debe transformar, siempre que sea posible, aspectos relacionados con su modelo de negocio: cadena de producción, gestión administrativa, consumo o pagos, entre otros. Es un proceso que conlleva planificación e inversión de capital, pero que a la larga traerá ahorros, productividad y talentos con perfiles más adecuados para el logro de los objetivos empresariales.
Tabla de contenidos
¿Qué es realmente digitalizar una empresa?
En términos generales, la digitalización de las empresas es un proceso de transformación del modelo de negocio hacia uno orientado a trabajar con tecnologías de última generación, lo que implica que se adaptan las funciones y operaciones del mundo analógico al entorno digital.
Más específicamente, es un proceso estratégico que transforma la manera en que se gestionan los recursos, se organizan los equipos y se toman decisiones clave. Al adoptar este modelo de negocio impulsado por tecnología, los procesos internos se optimizan para ser más eficientes, colaborativos y escalables, lo que permite mayor control, visibilidad y capacidad de respuesta.
De esta forma, gracias a la tecnología, la información está disponible para ser consultada online, en cualquier momento y desde cualquier lugar. Por lo tanto, digitalizar va más allá de que tu empresa tenga presencia en internet o que se implemente tecnología, implica un cambio estructural que abarca las siguientes dimensiones:
- Automatización de procesos: Reducción de tareas manuales en administración, operaciones y gestión financiera mediante software inteligente.
- Integración de herramientas digitales: Conectividad entre áreas clave como finanzas, logística, ventas y talento humano para mejorar la colaboración y toma de decisiones en tiempo real.
- Cultura organizacional orientada a la eficiencia y la innovación: Un entorno donde el uso de datos y tecnología es parte del ADN de la empresa, impulsando la productividad y el crecimiento.
- Transformación en la mentalidad de los colaboradores: La digitalización no solo requiere tecnología, sino también una adaptación en la forma de trabajar, comunicarse y aprender dentro de la organización.
El resultado es la evolución de la empresa, de una versión tradicional y ya obsoleta, hacia una que tiene su propio entorno digital integrado, que por consecuencia es más competitiva y valiosa, con procesos ágiles y capacidad de escalar de manera sostenible en el mercado actual.
Impacto de la digitalización empresarial
No cabe dudas que las empresas que adoptan tecnologías digitales pueden mejorar su capacidad de análisis y toma de decisiones, optimizando recursos y fortaleciendo su posicionamiento en el mercado. Y es que resulta que la digitalización empresarial no solo ha transformado cómo las empresas se relacionan con sus clientes y proveedores, sino que también con sus trabajadores.
La encuesta Adopción Digital Pymes Chile, realizada por Telefónica a más de 1.700 mipymes en en siete países de Hispanoamérica, incluido Chile, reveló que gracias a la digitalización más del 60% de las pymes han percibido aumento de ventas; un 15% de mejora en su productividad, y respecto a su expectativa de crecimiento, más del 30% de ellas espera crecer sobre 10%.
Entre las áreas de digitalización empresarial se contemplan como más atractivas las tecnologías cloud, ciberseguridad, Marketing digital y omnicanalidad, internet de las cosas (IoT) e Inteligencia Artificial.
La adopción de tecnologías digitales impulsa transformaciones positivas en múltiples áreas de tu negocio, traduciéndose en las siguientes ventajas competitivas clave:
- Optimización de costos: La automatización de procesos reduce significativamente los errores humanos, minimizando gastos innecesarios y liberando recursos para inversiones estratégicas.
- Incremento de la eficiencia operativa: La digitalización agiliza los flujos de trabajo y mejora la coordinación entre equipos, permitiendo una mayor productividad y un uso más eficiente del tiempo.
- Decisiones estratégicas basadas en datos: El acceso a información en tiempo real facilita análisis precisos, permitiendo tomar decisiones informadas y ágiles que impulsan el crecimiento.
- Escalabilidad y adaptabilidad al entorno cambiante: Las empresas digitalizadas tienen mayor capacidad para adaptarse a las fluctuaciones del mercado, escalando sus operaciones de manera flexible y respondiendo rápidamente a las nuevas demandas.
- Expansión del mercado y personalización de la oferta: La digitalización facilita la identificación de nichos de mercado, la personalización de productos y servicios, y la creación de nuevas formas de consumo, abriendo puertas a nuevas oportunidades de negocio.
- Mejora continua de la experiencia del cliente: La automatización y las herramientas digitales permiten ofrecer un servicio al cliente más eficiente, personalizado y satisfactorio, fortaleciendo la lealtad y la reputación de la marca.
Pasos para digitalizar tu empresa
Consultamos a Raúl Rivera, COO de Gael Cloud, sobre cuáles son los pasos para una efectiva digitalización empresarial, y nos recomendó la siguiente hoja de ruta:
1. Evaluar la situación actual
- Analiza el estado del sector y del mercado en general.
- Detecta oportunidades de crecimiento a partir de la digitalización.
- Analiza las áreas de mejora y oportunidades tecnológicas.
- Identifica qué procesos pueden digitalizarse.
2. Validar y consultar
- Involucra a los trabajadores o colaboradores desde el inicio.
- Empezar a informar y prepararlos sobre los cambios que se planifican.
- Realizar sondeos por departamentos para confirmar que las necesidades identificadas sean las prioritarias.
3. Definir objetivos claros
- ¿Qué quieres mejorar? (eficiencia, costos, experiencia del cliente, etc.)
- Establece los KPI para medir los avances.
4. Plantear una hoja de ruta de implementación de la digitalización
- Define hitos a cumplir de forma progresiva para las implementaciones de tecnologías y nuevos procesos.
- Calendariza estos hitos de una forma factible y que no irrumpa con las actividades habituales de los equipos.
5. Seleccionar las tecnologías adecuadas
- Implementa software de gestión como Gael Cloud, un ERP colaborativo en 360° que optimiza la administración de recursos.
- Evalúa la compatibilidad e integraciones con otras herramientas.
6. Capacitación de los colaboradores
- Evalúa las brechas de habilidades y conocimientos que deben fortalecerse en los colaboradores de tu empresa.
- Planifica y ejecuta las capacitaciones para tu equipo.
- Inculca una cultura de aprendizaje continuo.
7. Implementación gradual
- Genera un periodo de prueba o marcha blanca al implementar cada sistema.
- Automatiza procesos clave y tareas como: presupuesto, cotización, gestión comercial y de clientes, facturación, tesorería, conciliación bancaria y otras.
- Integra de manera eficiente las herramientas implementadas para compartir datos y mejorar la toma de decisiones.
8. Monitoreo y optimización continua
- Utiliza los KPI para evaluar el progreso y realizar ajustes basados en los resultados.
- Mantén abierto un proceso de mejoramiento y actualización para optimizar las herramientas o aplicar las más modernas, útiles y convenientes.
Como consejo, debes considerar no digitalizar todo de golpe, prioriza según el impacto estratégico. También involucra a personas de distintos perfiles, como operativo y estratégico, que conozcan tu negocio y sus procesos, que ejecuten o supervisen actividades de gestión a diario y que sepan la dirección que conviene tomar hacia la digitalización.
¿Qué se puede digitalizar en tu empresa?
La verdad es que es infinito lo que puedes digitalizar en una empresa, desde las más sencillas tareas hasta los procesos más complejos. Lo que antes de esta década era un pronóstico futurista, ya es una obligación y para muchas una realidad, al clonar sus operaciones análogas a su versión en digital.
Es así como esta década resuena el concepto de entorno de trabajo digital o digital workplace, el cual consiste en integrar herramientas digitales y aplicaciones en una misma plataforma, con el objetivo de trasladar el trabajo al espacio virtual.
Es así como con estas oficinas digitales se mejora la colaboración y la comunicación entre departamentos y sus colaboradores, en especial en empresas con operaciones en diferentes locaciones.
Bajo esta premisa se ha desarrollado Gael Cloud, un ERP con funcionalidades de Work OS, diseñado para descentralizar la administración de recursos y transformar la forma en que los equipos colaboran, lo que permite a las empresas operar en un entorno digital que mejora la coordinación entre áreas, optimiza procesos y facilita la toma de decisiones estratégicas.
Más que una simple digitalización, Gael Cloud es la evolución de tu oficina física en un espacio de trabajo virtual, donde la gestión se vuelve más ágil, integrada y escalable. Desde la automatización de tareas administrativas hasta la integración de datos clave en tiempo real, la plataforma empodera a los equipos para enfocarse en lo que realmente importa: el crecimiento del negocio.
Herramientas para la digitalización
Para una transición efectiva, considera las siguientes soluciones por áreas de la empresa. ¡Recuerda! Elige herramientas lo más integrables posibles y escalables, para que se puedan adaptar al crecimiento de la empresa.
Áreas de la empresa | Procesos | Tipo de herramienta digital | Marcas líderes |
Finanzas | Facturación, conciliación bancaria, gestión de presupuestos | ERP (Enterprise Resource Planning), software financiero, facturador | Gael Cloud, SAP, Microsoft Dynamics, Odoo, Quickbooks |
Contabilidad | Registro contable, generación de reportes, cumplimiento fiscal | ERP, software de contabilidad | Gael Cloud, Sage, Alegra, Zoho Books, Nubox |
Almacenamiento y Documentación | Gestión de archivos, respaldo y seguridad de datos | Plataforma de almacenamiento en la nube | Google Drive, Dropbox, Microsoft OneDrive |
Comunicación Interna | Mensajería, videoconferencias, colaboración en equipo | Plataformas de comunicación y colaboración | Slack, Microsoft Teams, Zoom, Google Chat, Gmail, WhatsApp |
Gestión de proyectos y tareas | Planificación, asignación de tareas, seguimiento de avances | Software de gestión de proyectos | Monday, Notion, Trello, Asana, Wrike |
Marketing | Automatización de campañas, email marketing, gestión de redes sociales | Software de automatización y análisis | HubSpot, ActiveCampaign, Brevo, Semrush, Mailchimp, Hootsuite, SocialGest |
Ventas | Seguimiento de clientes, control de pipeline, automatización de ventas, eCommerce | CRM (Customer Relationship Management), plataforma de eCommerce y POS (Point of Sales) | Gael Cloud, Bsale, Shopify, WooCommerce, Jumpseller, Multivende, Salesforce, HubSpot, Monday CRM, Pipedrive, ClickUp, Zoho CRM |
Operaciones | Gestión de inventarios, logística, planificación de producción, control de calidad | ERP, software de gestión operativa, software de logística | Gael Cloud, Monday service, Jira, Odoo |
Recursos Humanos | Gestión de nóminas, reclutamiento, control de asistencia, evaluación del desempeño | Software de RRHH y gestión de talento | Buk, Talana, Workday, Factorial, Deel, Gael Cloud |
Postventa y soporte | Atención al cliente, gestión de tickets, automatización de soporte | Helpdesk y software de servicio al cliente | Intercom, Help Scout, Zendesk, Monday service, HubSpot Service Hub |
Generativas y creativas | Creación de contenido, diseño gráfico, edición de videos, generación de textos e imágenes con IA | Plataformas creativas y de IA generativa | Adobe Creative Cloud, Canva, Figma, Midjourney, VEED.io, ChatGPT, Jasper AI, Google Gemini, |
Errores a evitar en la digitalización
Evita estos errores frecuentes para lograr una digitalización efectiva:
- Falta de planificación: Define una estrategia clara antes de implementar tecnología.
- Elegir herramientas que no se integran entre sí: Opta por soluciones compatibles para evitar silos de información o datos desactualizados.
- No involucrar a los trabajadores: La resistencia al cambio es un obstáculo si no se les informa, apoya y prepara durante el proceso de adaptación.
- Falta de formación en nuevas tecnologías: Un equipo no capacitado ralentiza la adopción digital.
La digitalización debe ser un proceso estratégico, que se asume con inteligencia y paciencia, no solo hacerlo por seguir tendencias.
Digitalizar tu empresa en 2025 es una decisión clave, no solo para sobrevivir en este entorno VICA de volatilidad, incertidumbre, complejidad y ambigüedad, sino para ser competitivo. Automatizar procesos, fomentar una cultura digital e implementar tecnologías como un ERP con funcionalidades de Work OS como Gael Cloud, son pasos esenciales para el crecimiento y la eficiencia.
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