Garantizar el logro de los objetivos de una organización es más factible gracias a la gestión o gerenciamiento, pero esta es una actividad que va más allá de sólo tareas de administración y contabilidad, sino que puede abarcar lo comercial, recursos, inventario y proyectos.
Claudio Figueroa
Key Account Manager Gael Cloud | Experto en consultoría de sistemas y soporte post-venta
Si revisamos las definiciones que el diccionario tiene para la palabra gestión o gestionar, seguro llegarías a la conclusión de que implica acciones para llegar a soluciones. Existen muchas definiciones, así como tipos: empresarial, de proyectos, de personas, financiera, pública, ambiental, del conocimiento, emocional y muchas más. En este artículo nos concentramos en gestión empresarial.
La gestión o gerenciamiento, como también se le conoce, va más allá de sólo acciones o ejecutar tareas de contabilidad, administración o comercial, sino que es es el conjunto de procesos que se llevan a cabo para lograr un objetivo de la forma más eficiente.
GESTIONAR: de gestión. 1. tr. Llevar adelante una iniciativa o un proyecto. 2. tr. Ocuparse de la administración, organización y funcionamiento de una empresa, actividad económica u organismo. 3. tr. Manejar o conducir una situación problemática.
En este artículo conocerás qué es la gestión empresarial, algunos de los secretos que toda empresa debe aplicar y cómo la tecnología de Gael Cloud ayuda al crecimiento de los negocios. Si quieres saber más, te recomiendo seguir leyendo este artículo.
Índice
''Lo que se mide, mejora''.
Gestión empresarial ¿qué es?
Con esta frase de pocas palabras de una de las figuras más grandes de la Administración del siglo XX, Peter Drucker expone la importancia de hacer seguimiento a los resultados, y es ahí donde la gestión cobra relevancia, ya que lo que no se gestiona no se puede mejorar.
De acuerdo a Idalberto Chiavenato en su libro Introducción a la teoría general de la administración, “la gestión empresarial es el proceso de planear, organizar, integrar, direccionar y controlar los recursos (intelectuales, humanos, materiales, financieros, entre otros) de una organización, con el propósito de obtener el máximo beneficio o alcanzar sus objetivos”.
Tomando en cuenta la definición de gestión empresarial, podemos identificar la importancia más allá de sólo ejecutar acciones para lograr objetivos, sino que además implica una orquestación magistral, y es lo que aprenderás en los pasos de la gestión.
Pasos de la gestión
Son 4 los pasos: planificación, organización, puesta en marcha y control.
Planificación
En esta etapa se define el alcance y los objetivos a lograr, tanto de corto como de largo plazo. También se debe hacer un análisis de la situación actual, las oportunidades que se tienen o podrían surgir, de qué recursos materiales y humanos se disponen, además de la capacidad que se posee para aprovecharlas.
En concreto debe estar acordado y claro para todos los involucrados, los objetivos y el análisis de fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas (FODA o SWOT) para luego definir cómo se alcanzará.
La forma más simple de planificar es con lápiz y papel, haciendo esquemas o tablas con la información necesaria. Esto ya es un gran paso porque te ayuda a tener un orden mental y poner en la mesa los diferentes componentes que vas a tener que organizar.
En internet existen muchas herramientas que te pueden ayudar. Las más simples te permiten dibujar visualmente mapas mentales o esquemas, otras más complejas cuentan con automatizaciones y diferentes formas de visualizar la información.
Una app web muy dinámica, amigable y personalizable es Miro, en su versión gratuita puedes modelar la planificación de manera muy gráfica y agregando distintos tipos de contenido visual. Una versión más simple (pero igual de potente) es Coggle.
Otro ejemplo es Monday.com, es una herramienta muy completa para planificar y luego para medir la puesta en marcha. Esta herramienta es más transversal para gestionar un proyecto y no se queda solo en la planificación, ya que puedes ir agregando información a través de tableros y visualizándolos de la forma que más te acomode.
Organización
Una vez definidas todas las capacidades que tiene tu empresa, ahora se deben desplegar los recursos necesarios bajo el enfoque y estructura acordados.
La organización tiene varias formas de beneficiar a la gestión de tu proyecto, por un lado (y el más obvio) es que te ahorra tiempo y costos.
Te ayuda a entender en qué parte de la puesta en marcha estás, de igual manera puedes entender cómo estás con respecto a la planificación y qué dificultades podrías afrontar a futuro, que no estaban contempladas.
Con un equipo organizado se logra más productividad, se promueven mejores relaciones y se mejora su comunicación.
A su vez, un equipo bien comunicado trabajará con velocidad, confianza, mejor clima laboral, procesos creativos más fluidos, disminución de errores y de tiempos muertos innecesarios, y con claridad sobre las fortalezas y debilidades de los integrantes.
Puesta en marcha
En esta fase se ejecuta lo que se definió en los dos pasos anteriores, reuniendo a las personas claves para llevar a cabo lo planificado. Si le dedicaste tiempo a los 2 primeros pasos, este será más llevadero y tendrás que sólo lidiar con posibles eventualidades que nunca estuvieron consideradas.
Deberías tener una forma de medir la puesta en marcha, de manera que se te facilite tu proyecto gracias a que vas a comparar si estás llevando a cabo lo que planificaste y lo que organizaste.
La mejor forma es definir KPI (Key Performance Indicator) o métricas claves que deseas medir. También recomendamos que siempre utilices la metodología SMART para definir objetivos.
Control
Este paso debe ocurrir en paralelo con la puesta en marcha, ya que se debe verificar el avance para no perder el momentum. Con este seguimiento se pueden ir ajustando las acciones, aportar soluciones ante posibles contratiempos.
Es normal que pienses: “¿Para qué voy a hacer planes? No tengo tiempo e igual salgo ganando”, lo que es completamente válido, muchas empresas han crecido de esa forma.
Recomiendo que, si todavía te resulta excesivo dedicar tiempo en una planificación para gestionar tu empresa, puedes empezar construyendo un mapa mental del camino que quieres seguir.
El control será tu mejor amigo, es donde se recopilan los resultados de tus métricas claves para compararlas con lo planificado, dándote una idea de cómo vas.
La intensidad del control va a depender directamente de cuánto quieres saber y de qué tan difícil es conocerlo, ya que si es muy difícil medir alguna métrica, probablemente vas a querer calcularla con una periodicidad más larga, para que no gastes muchos recursos.
Las métricas no deberían ser una piedra en el zapato, deben ayudarte, no llevarte a gastar el tiempo que debes invertir en tu proyecto. Usar la metodología SMART te ayudará a evitar estos problemas.
Cómo mencioné en pasos anteriores, el control te ayudará a identificar posibles contratiempos que pueden aparecer en la puesta en marcha.
¿Cómo hacer gestión con Gael Cloud?
A diferencia de otros ERP de mercado, Gael Cloud es una empresa muy innovadora y disruptiva, por eso es que el gerenciamiento corre por las venas de cada miembro de nuestro equipo.
Prueba de ello es el significado de nuestro nombre Gael: Gestión Avanzada En Línea.
La mayoría de los sistemas de mercado, como los ERP, sistemas de finanzas, recursos humanos, proyectos u otros, registran solo una parte de la gestión. En su mayoría se dedican a registrar la contabilidad para entregar información y realizar gestión (como reportes).
Al basarse en información contable, no reflejan con claridad los resultados de distintas unidades de negocios, proyectos, áreas y otros. Por este motivo, no están pensados en ayudarte a hacer gestión, ya que la contabilidad es solamente el resultado para fines legales y tributarios.
En cambio, en Gael Cloud vas a poder llevar y administrar tu negocio desde el proceso más pequeño de tu empresa hasta lo más complejo. La contabilidad funcionará de forma automática y será solamente el resultado de tu gestión.
¿Cómo lo hacemos?
La gestión en Gael Cloud se logra gracias a los niveles de organización que provee, ya sea desde un Holding, pasando por Líneas de Negocios, Unidades de Control (proyectos o clientes) y terminando con lo más específico como transacciones, documentos, pagos, terceros involucrados, entre muchas otras formas de controlar el negocio.
Con Gael Cloud puedes unificar toda tu gestión en un solo sistema, es decir no necesitarás utilizar otras plataformas.
Además, Gael Cloud está construido para que todas las personas de tu empresa puedan utilizarlo como entorno de trabajo. Gracias a esto siempre tendrás toda la información disponible dentro de la misma plataforma, no habrá más doble digitación ni trabajo adicional para que puedas gestionar tu empresa.
Cómodo ¿cierto?
Tipos de Gestión en Gael Cloud
Gestión empresarial
La vista más potente es la de gestión empresarial, la cual involucra gestión de proyectos, clientes, ventas, costos, pagos, cobros, personas, arriendos y locaciones e inventarios.
Es una de las principales actividades que puedes realizar en Gael Cloud. En el módulo de Gestión Gerencial podrás ver fácilmente todos los resultados de la empresa, en tiempo real en base a todos los datos que han sido ingresados en Gael Cloud que incluye más de 20 filtros distintos a elección.
Todo está conectado, tal como lo visualizarás en Gael Cloud.
Gestión de proyectos
La gestión de proyectos es una unidad clave en Gael Cloud al momento de trabajar. Seguramente ya tienes claro cuál es la unidad esencial para manejar tu negocio, algunos ejemplos son manejarlo por campañas, clientes o proyectos, entre otras formas más.
En Gael Cloud definimos a estas formas de manejar tu negocio como Unidades de Control. Esto es muy útil para cualquier empresa que desee hacer gestión de proyectos, como agencias de marketing, eventos, entretenimiento, construcción, etcétera. Si las usas correctamente podrás identificar puntos clave a mejorar que, de otra forma, te hubieras demorado en encontrar.
Gracias a esta herramienta la gestión de proyectos la puedes lograr con distintas herramientas de Gael Cloud. Por ejemplo, puedes vincular los presupuestos de costos de cada proyecto con las cotizaciones.
Con este tipo de vinculaciones se puede medir el rendimiento de cada proyecto. Los presupuestos de costos tienen imputados cada uno de los costos del proyecto, parece obvio, pero usualmente los sistemas no lo hacen.
Esta imputación te da una visualización rápida y simple de los márgenes, como también entender el rendimiento de cada producto o servicio.
Todo esto en una interfaz que mantiene a todo tu equipo informado del estado del proyecto, lo que facilita la información y toma de decisiones.
Si quieres saber más sobre gestión de proyectos, te invitamos a ver el siguiente artículo: Cómo gerenciar proyectos más rentables y ordenados en 7 sencillos pasos
Gestión de clientes
La gestión de clientes está integrada en distintas áreas de Gael Cloud. Por ejemplo, podrás gestionar fechas de pago gracias a notas de venta, donde se registran las condiciones comerciales, se vinculan los documentos de venta, sus respectivos pagos y sus fechas.
Gestión de ventas y costos
Gestión comercial: con Gael Cloud puedes solucionar toda la gestión comercial en los módulos Ventas e Ingresos y Cotizaciones. Con estos dos módulos puedes gestionar este flujo partiendo por el envío de una cotización, luego generando la Nota de Venta, terminando con la facturación y el cobro.
Cotización: en Gael Cloud enviar una cotización es fácil, puedes crearla en el módulo Cotizaciones y enviarla directamente al cliente con solo 2 clics, sin tener que abrir tu correo.
Gracias a las cotizaciones puedes calcular fácilmente los márgenes, dadas las múltiples vinculaciones que se pueden realizar en Gael Cloud. En este caso es recomendable vincular la Cotización con el Presupuesto de costos del proyecto, para estimar el margen que obtendrás.
Venta: al ser aceptada la cotización, podrás registrar una Venta que se vinculará a un Cobro y un Documento (factura o boleta). En ambos casos se incluyen fechas, alertas o notificaciones, para que no se te pasen los tiempos para cobrar.
Ambos pasos son parte de la gestión de ventas por el lado de los ingresos, sin embargo es importante que también hagas gestión de los costos.
Gestión de costos
No todo es venta ¡hay que tener mucho ojo con los costos!. En Gael Cloud puedes hacer la gestión de costos en los Módulos Compras y Egresos y Presupuestos (tal como lo vimos para los módulos de Ventas e ingresos y Cotizaciones).
El Módulo de Compras y Egresos es el repositorio de todos los flujos de dinero a terceros, tales como los costos o gastos que tiene la empresa. Inicia con el registro de una Compra, que genera un pendiente de Documento -factura o recibo- y un pendiente de Pago, finalmente se debería recibir la factura y emitir el pago por parte del comprador.
Compras y egresos: el objetivo principal de este módulo es generar y respaldar las Compras, con ellas podrás registrar todos los costos asociados al proyecto o a la empresa. Automáticamente se vincularán los documentos asociados a todas las compras, como las facturas.
Facturación y pago: es importante que pagues a tiempo a tus proveedores, por lo cual, cada Compra y sus Documentos asociados tendrán establecidos una fecha de pago comprometida. En Gael Cloud podrás ver tus pendientes de pago con facilidad y configurar días de pago por defecto para evitar atrasos.
Si quieres evitar enredos en la comunicación con tus proveedores, con Gael Cloud cuentas con un Portal de Proveedores que permite que consulten todas las compras que les has realizado, incluyendo el estado y fechas comprometidas para pagarles. De esta forma, puedes evitar los correos y llamadas preguntando toda esta información.
Si deseas medir los costos de tus proyectos con mayor facilidad, con Gael Cloud cuentas con Presupuestos, una herramienta muy potente que permite medir los costos de tus campañas, eventos o lo que desees con mucha facilidad. Esta herramienta facilita tener estimaciones, ver el valor realmente ejecutado y vincular con las cotizaciones.
De esta forma puedes ver en tiempo real lo que te ha costado el proyecto, incluso antes de facturar al cliente. Muy útil para tomar decisiones de precios más adecuadas.
Gestión de pagos y cobros
No más descuadres y falta de liquidez por no gestionar tus pagos o cobros. La gestión de Pagos y Cobros en Gael Cloud se lleva a cabo en el Módulo Tesorería, donde encontrarás las obligaciones que tienes con tus proveedores y las de tus clientes con tu empresa.
Sin embargo, hace mucho más que gestionar pagos y cobros, también permite:
- Conciliar tu cuenta bancaria
- Ver flujos de caja
- Realizar pagos masivos
- Y otras funcionalidades que te ahorrarán mucho tiempo en tu día a día
Para gestión exitosa de pagos y cobros es importante que estés atento a las fechas relevantes de cada transacción. Pero no te preocupes, Gael Cloud te ayudará con reportes y notificaciones para ambas situaciones, por lo que nunca más fallarás en una fecha.
Gestión de personas
Con nuestro Módulo de Recursos Humanos, puedes hacer toda la parte administrativa de la gestión de personas. El módulo incluye:
- Base de datos de trabajadores
- Liquidaciones de sueldos
- Pago de Previred
Sin embargo, esto es solo la base inicial, porque con el maestro de trabajadores podrás ingresar datos de contrato, condiciones contractuales e información salarial, lo que permite que el cálculo de salarios sea automático, sin tener que ingresar indicadores previsionales y monetarios cada mes.
Con esto se agiliza todo el proceso de gestión de tu área de recursos humanos, pero hay más:
- Gael Cloud permite incluir un reloj de control de asistencia y una App móvil que facilitan la medición de asistencias, ausentismo y horas extras, lo que también automatiza el cálculo de remuneraciones asociado a estos indicadores.
- Te proporcionará planillas listas para ser subidas al portal de Previred, ya sea para el pago de cotizaciones o para el movimiento de personal.
- También contamos con la automatización para la Declaración Jurada de Remuneraciones, llamada formalmente Declaración Jurada 1887. Ésta también es derivada de todos los datos que se ingresan en Gael Gestión.
Así ahorrarás mucho tiempo automatizando la mayoría de los procesos de remuneraciones.
Si quieres mejorar la comunicación con tus trabajadores, Gael Cloud cuenta con un Portal de Trabajadores, donde podrán visualizar y descargar sus liquidaciones, solicitar vacaciones, informar de ausencias, pedir días y mucho más. Este portal está incluido en cualquier plan de Gael Cloud que incluya el Módulo de Recursos Humanos.
Si tienes contratos por obra, Gael Cloud cuenta con finiquitos automáticos, pagos, cartas de finiquitos y todo lo relacionado. Además, si tienes una exigencia particular para este tipo de contratos nuestro sistema es personalizable.
Gestión de inventarios
La gestión de inventarios en Gael Cloud se ejecuta gracias a 2 grandes funcionalidades: Artículos Gestión de Existencias.
Gestor de Artículos
En Artículos está el maestro de productos y servicios del catálogo de la empresa. En esta base de datos se individualiza cada producto y servicio, con sus características, sus usos y detalles adicionales que ayudarán a categorizarlos.
Lo interesante es que también podrás ver el historial y todas las transacciones asociadas con esos productos. Si manejas inventario podrás ver el respectivo costo unitario, total y metodología de coste, que usualmente es la de Precio Promedio Ponderado (PPP).
Gestión de despachos y recepciones
Este módulo te permitirá saber con completa claridad lo que entra y sale de tus bodegas, llevando un control más ajustado y en concordancia con las compras, ventas y otras necesidades de movimiento de inventario.
Gracias a este módulo gestionarás eficientemente distintos almacenes (físicos o virtuales) y podrás identificar dónde se encuentra tu producto, es decir con Gael Cloud puedes gestionar básicamente todo.
Hay mucho más que quisiera contarte de Gael Cloud, como todo lo que incluye el Módulo Contabilidad y cómo te permite automatizar hasta el 100% de tus registros contables. Esto facilita el registro de todos tus libros, la generación de libros tributarios, acceso a auxiliares, todo tipo de reportes y formas de visualizar información.
Si quieres saber más sobre nuestra API, integraciones, app o desarrollos a medida, te recomiendo que te inscribas en nuestro newsletter La Gazette de Gael Cloud, donde te compartiremos información interesante para tu gestión.
