En este momento estás viendo Guía práctica de cómo lograr una gestión de proyectos más ordenada
  • Publicación de la entrada:julio 15, 2021
  • Tiempo de lectura:12 minutos de lectura
  • Categoría de la entrada:Gestión de costos

Índice de contenidos

¿Qué es la gestión de proyectos?

Es la estandarización de los procesos que permiten un flujo de trabajo eficiente y las actividades en un orden lógico, para organizar un proyecto y todo lo que involucra.

Consiste en una planificación, organización y control de los recursos necesarios para llevar a cabo el proyecto, para así lograr el objetivo deseado. Los objetivos principales pueden ser de ingresos y rentabilidad, de difusión, posicionamiento y muchos más que sean importantes para tu organización.

En esta guía te propongo 2 claves para estandarizar la gestión de proyectos, y que puedas mantenerlos ordenados y rentables para tu organización:

  1. Organización: Definir alcance y roles.
  2. Definir y estandarizar el flujo de trabajo: Desde presupuestar, hasta el cierre del proyecto y el análisis.

Importante: Todo lo que enseñamos en esta guía, es mucho más fácil de ejecutar con un ERP, ya que el proceso es prácticamente automático.

Estandarización de gestión de proyectos y flujo de trabajo

Para lograr el objetivo de tener proyectos más eficientes y rentables, es muy importante que tengas estandarizado todo el proceso de gestión presupuestaria, comercial, de cierre del proyecto y cobranza.

Para lograr esto, te recomiendo seguir esta guía que te permitirá estandarizar el proceso de cada proyecto de inicio a fin.

Organización y roles del equipo

Roles de equipo
Esta etapa requiere mucha claridad de los roles de cada persona

Este paso implica definir el alcance del proyecto, cuál es el objetivo que quieres lograr y definir quién hace qué, es decir, cuáles son los roles que necesitas para ejecutar el proyecto. Muchas veces hay más de un rol por persona.

Es relevante que estandarices este proceso, para que siempre esté MUY claro el responsable de cada tarea. Solo debe existir 1 responsable, que es el encargado de que esa tarea o área del proyecto se ejecute a cabalidad.

Roles principales

  1. Quién ejecutará (o quién implementará).
  2. Quién es el encargado comercial (llamado contacto comercial), siendo el que negocia y vende el evento o proyecto.
  3. Quién es el encargado del presupuesto: Es el mismo que evalúa la viabilidad del proyecto.
  4. Dependiendo de la empresa, puede existir un encargado de operaciones que se encarga de las compras (en un evento es el productor ejecutivo).
  5. El que da vistos buenos de cada paso del flujo, que se preocupa de que se esté ejecutando según el plan:
    1. Puede ser la misma persona para todo el proyecto, o un encargado de cada área del proyecto (como costos, ingresos, implementación, etc.)

En el caso de la producción de eventos, usualmente existe un productor ejecutivo que ordena a todo el equipo de productores. Los productores son quienes ejecutan cada parte de la implementación que se les ha asignado.

En el caso de las agencias de marketing & publicidad, el ejecutivo de cuentas o el “planner” son quienes arman el presupuesto, para que luego el encargado comercial negocie. Finalmente, el mismo planner es el encargado de ejecutar el presupuesto y preocuparse de que todo siga según lo planeado.

Presupuesto de costos

Debes crear un presupuesto de los costos del proyecto, para esto puedes cotizar cada gasto que realizarás para tener una estimación lo más acertada posible. Si tienes muchas áreas involucradas, tendrás que pedir a cada uno que estimen el costo que tendrá el proyecto para su propia gestión.

Esto te será de mucha utilidad para estimar el margen que quieres y podrás obtener con el proyecto, hacer cotizaciones que estén de acuerdo con ese margen y, en consecuencia, cobrar correctamente a tus clientes.

Cotizaciones

Enviar una cotización con costos presupuestados correctamente te permitirá tener un margen sano frente a los costos.

El principal consejo que te doy en esta etapa es estimar un porcentaje extra sobre el margen que deseas obtener (ejemplo, un 5%), ya que es muy usual que tu cliente trate de negociar. Ese porcentaje extra te protegerá, si al cerrar el acuerdo bajas tus precios, para no quedar bajo el margen que te permite operar, o aún peor, bajo tus costos. Usualmente este proceso lo valida el encargado comercial.

También, siempre debes incluir la vigencia de la cotización, usualmente se utilizan 30 días, sin embargo, depende mucho de cada negocio. El punto anterior tiene dos fines 1) evitar que varíen mucho tus costos por procesos largos de negociación (dado que los precios cambian) y 2) generar sentido de urgencia a tu cliente, para que no se diluya el cierre de la venta del proyecto.

Si deseas mejorar y saber más sobre tus cotizaciones haz click aquí para leer nuestro artículo «Los 8 pasos para hacer una cotizacion formal para empresas«. 

Flujo del proyecto

Este es el momento en que el proyecto efectivamente comienza, cuando esto pase se comenzará a ejecutar el presupuesto, generando los PASES DE FACTURA al área de administración para ser registrados, estos serán tanto de ingresos como de costos.

Dependiendo de la naturaleza tu negocio, a tu cliente le puedes facturar por adelantado (al inicio) o cuando termine el proyecto. Es muy relevante que se registren todas tus facturas de compras, para que logres tener un buen control presupuestario y que no estés gastando de más.

Además, gracias al control presupuestario, a medida que se hagan las compras vas a poder ligar perfectamente las facturas con cada proyecto, y no perderás el orden.

Dos buenas prácticas para la ejecución, que te ayudarán a programar mejor tu flujo de caja y optimizar la rentabilidad son:

  1. Siempre tiene que haber alguien que revise y apruebe cada compra (“visar”), para que se ajuste lo más posible a lo presupuestado.
    • Esto sirve para que los ejecutores no se alejen de lo planificado, y evites gastos innecesarios.
    • También es importante para que sepas a qué corresponde cada factura.
    • Si tu empresa es pequeña, quienes visan pueden ser directamente el gerente o jefe de finanzas.
    • Si es más grande puede haber 2 visados, uno desde un supervisor y alguien de mayor rango.
  2. El proceso de comprar y ejecutar puede durar meses, por lo que el orden es vital, una buena práctica para que sepas de dónde viene cada factura y a qué asignarla es dejar anotada la compra o la venta por facturar o con una factura pendiente (sea en Excel o en un sistema de gestión). De esta forma, podrás identificar si la compra realizada efectivamente tiene una factura de respaldo, o todavía está pendiente.

Los estados de cada compra y venta que te recomiendo utilizar son:

Venta

  • Por facturar.
  • Facturada y esperando pago.
  • Cobro realizado.

Compra

  • Compra autorizada y factura por recibir.
  • Factura recibida y pago por realizar.
  • Pago realizado.

Cierre del proyecto

Cuando termine de ejecutarse el proyecto y su presupuesto bloquea el proyecto para asegurarse de que no se creen más transacciones. Recomiendo avisar que el proyecto está bloqueado.

Es decir, si ya se han ejecutado todas las compras, ventas o tareas necesarias y solo falta recibir facturas, recibir pagos o pagar, es el momento de bloquear el proyecto.

El motivo para realizar esto, es para evitar crear transacciones adicionales que no fueron presupuestadas, y que no corresponden al proyecto. Esto también cumple con el control presupuestario.

Después del bloqueo, deberán seguir los procesos administrativos de forma natural.

Finalmente, cuando todos los procesos se hayan cerrado y no exista ningún compromiso o factura por recibir, la mejor práctica es dar el proyecto por finalizado o cerrado. Siempre hay que hacer un checklist de que todo esté cerrado y pagado.

Este proceso de cierre del proyecto, se puede hacer con solo algunos clics en Gael Cloud, y nadie podrá seguir creando transacciones en el sistema.

Análisis de resultados del proyecto

Si cumples con cada una de estas prácticas, tendrás pleno conocimiento de cómo te ha ido en el proyecto, si estás obteniendo rentabilidad, cuándo estás gastando y ganando. Esto te permitirá tomar decisiones más acertadas y a tiempo para prevenir situaciones adversas y adelantarte a oportunidades de negocio.

Además, siempre podrás tener toda la información para decidir cómo ejecutar mejor el próximo proyecto, cómo cobrar mejor, presupuestar tus costos con más precisión y mucho más.

La contabilidad también se verá favorecida si mantienes un buen registro al momento de cerrar el mes. A tu contador solo le bastará con recibir las planillas y las facturas, con lo que podrá cuadrar perfectamente la gestión con la contabilidad.

Hacer una gestión de proyectos con Gael Cloud es mucho más fácil

Gael Cloud permite realizar gestión de proyectos de forma completamente natural. Puedes hacer un presupuesto, enviar cotizaciones, que sean revisadas por el encargado comercial, controlar la ejecución del proyecto, recibir y revisar facturas, ligarlas a tus compras y ventas, y todo lo que necesitas para tener todo ordenado en un solo lugar.

Como las facturas estarán unidas previamente a una orden de compra, podrás vincular la factura automáticamente, y tendrás completa trazabilidad de a qué compra consiste. Esto quedará también ligado a los pagos y presupuestos.

Además, facturar una venta es mucho más rápido, solo tendrás que presionar un botón, dado que la nota de venta ha sido creada previamente.

Para finalizar el proyecto, automáticamente se genera un proceso que verifica lo que está abierto y cerrado. Esto te permitirá cerrar el proyecto cuando realmente ha terminado.

Finalmente, la contabilidad se creará de forma automática, tanto en la recepción de facturas, provisiones de cada compra autorizada, ingresos y egresos de dinero, etcétera. Por lo que al cierre de mes todo ya estará cuadrado con tu gestión.

En resumen, es una herramienta creada para gestionar proyectos de forma muy amigable.

Si deseas conocer esta y más herramientas, únete aquí. Recibirás información útil todas las semanas.

¡Te esperamos muy pronto!

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