Damián Harding
Dada la digitalización del trabajo, se ha vuelto clave la posibilidad de gestionar empresas desde cualquier lugar. Por esto, cada vez es más relevante contar con herramientas alojadas en la nube, responsivas y accesibles.
Es por esto que los ERP on-premises, que requieren de un servidor de la empresa contratante han comenzado a quedar obsoletos. Ya es necesario que estos sistemas sean migrados a una modalidad cloud (servidores en la nube) con una interfaz accesible desde un navegador web.
Este modelo entrega diversos beneficios, desde una menor inversión en hardware, un menor mantenimiento y menores costos de actualización para los usuarios.
El modelo SaaS (Software as a Service) es el más popular, donde solo es necesario pagar una mensualidad o anualidad por usar el software, a diferencia de las modalidades por licenciamiento.
Ahora sin más vueltas, revisemos los atributos que debes considerar si quieres contratar un ERP Web.
Índice
Funcionalidades básicas: Lo que todo ERP web debería hacer
En esencia, un ERP web en sus funciones más básicas debería resolver necesidades operativas de las empresas. Esto quiere decir que debe permitir operar en sus labores diarias, tanto de manufactura, cadena de suministro, ventas, documentos y más.
Estas operaciones son la sangre de todo negocio, y es clave que un ERP cuente con las herramientas para ayudar a que logren sus objetivos en este nivel.
Estas son las funciones más básicas que debe tener un ERP web:
Funcionalidad
Es importante que pueda resolver problemas contables y administrativos básicos de empresas que necesitan ordenar sus operaciones.
- Procesos financieros y contables
- Gestión comercial
- Gestión de personas
- Procesos de abastecimiento
- Manufactura
Confiabilidad
Capacidad del ERP para dar un buen servicio, tolerar fallas y solucionarlas con rapidez.
En este sentido es clave que el ERP sea estable en su programación, además de contar con un servicio de soporte y resolución de errores que respondan con agilidad, para no afectar los procesos naturales del negocio.
Usabilidad
Es clave que un ERP web en el 2023 cuente con un diseño que permita que el usuario aprenda rápidamente cómo utilizarlo.
Esto implica que debe ser intuitivo, que esté en línea con los procesos naturales del negocio y que permita realizar las operaciones diarias de la empresa.
Es importante recordar que los ERP en general son sistemas complejos, por lo que la usabilidad normalmente es más difícil que para cualquier otra plataforma. Sin embargo, un buen software siempre debe considerar como prioritaria la experiencia del usuario.
Eficiencia
Que sea eficiente en la utilización de recursos para entregar lo que el usuario desea hacer con el sistema. Un ejemplo claro es el tiempo de carga de datos, la cantidad de pasos para realizar un proceso, evitar tareas o digitación duplicada y evitar errores humanos en el ingreso de datos.
Existen herramientas de validación de errores, procesos preestablecidos y traspaso de tareas que permiten que un ERP entregue una mayor eficiencia al trabajo de la organización.
Flexibilidad
Es muy importante que un ERP permita que se realicen cambios con facilidad en el sistema, tanto customizaciones como la posibilidad de personalizar usuarios, funcionalidades, adaptar el sistema al negocio y más.
Importante: Este punto no incluye los desarrollos a medida o la posibilidad de programar dentro del software, que son funcionalidades mucho más avanzadas.
Modularidad
Este concepto está relacionado con la organización del ERP a través de módulos que se pueden activar o desactivar según las necesidades de la empresa, lo que evita el desperdicio de recursos y facilita la implementación a menores costos.
Los módulos usualmente se organizan por áreas o centros de operaciones, tales como: compras, ventas, recursos humanos, contabilidad, finanzas, manufactura y otros.
Inter modularidad
Además de permitir la modularidad, que es activar solo los módulos necesarios, un ERP debe lograr que todos los módulos conversen entre sí y relacionen la información.
Esto permite tener un sistema integrado con información altamente relacionada, lo que permite controlar procesos en 360° y hacer análisis de calidad.
Una funcionalidad muy útil es el drill down (trazabilidad), que permite observar un objeto o transacción desde cualquier módulo, permitiendo ver el origen y evolución, independiente del módulo en el que se haya originado.
Un ejemplo de esto es poder abrir una factura desde el asiento contable o poder ver un presupuesto desde una compra o una venta.
La mayoría de los ERP de mercado tienen problemas para conectar los distintos módulos, dado que la información está relegada a cada uno de ellos y no tienen una conexión directa.
Flujos de trabajo
Esta funcionalidad implica la automatización de tareas y procedimientos del negocio. Es la facilidad que tiene el ERP para ayudar a agilizar procesos preestablecidos, que deben cumplir un paso a paso para que se realicen de manera ordenada y eficiente.
Además, los flujos de trabajo preestablecidos ayudan a controlar de mejor manera el trabajo de la organización para las gerencias y jefaturas.
Funcionalidades avanzadas: las funciones estratégicas que puede entregar un ERP web
Esto es necesario para empresas que ya superaron la parte operativa y necesitan hacer crecer más su negocio, como herramientas para análisis, control y toma de decisiones.
La mayoría de estas funcionalidades solo las puede entregar al 100% un ERP web, dada su facilidad para ser accesible desde cualquier lugar.
Control del negocio
Poder analizar información y hacer gestión de la información necesaria para hacer control.
Esto incluye la posibilidad de configurar los KPI a la medida, tener dashboards configurables y ser capaz de hacer gestión de cualquier proceso en tiempo real, con pocos clics.
Accesibilidad
Poder acceder al sistema desde cualquier lugar y desde múltiples dispositivos.
Muy importante destacar que un ERP responsive (responsivo) y uno con funcionalidad mobile son completamente distintos.
Un ERP responsivo significa que se adapta a la pantalla del navegador, que no significa necesariamente que puede ser usado desde cualquier pantalla con una buena experiencia de usuario.
Por el contrario, un ERP que tiene funcionalidades mobile debe tener una buena usabilidad en celular (sin un mouse disponible). Por esto es que existen ERP que desarrollan aplicaciones móviles distintas al ERP, las que permiten realizar algunas tareas desde el celular sin problemas, como el registro de asistencia, aprobación de transacciones, visibilidad de información y más.
Funcionalidades por industria
Permiten gestionar necesidades específicas de un segmento de empresas, tal como para empresas que trabajan por proyectos, las empresas constructoras o las empresas que tienen tiendas en línea.
Cada ERP tendrá una especialización distinta por industria, incluyendo los ERP que se catalogan como 360°, dado que la mayoría de los ERP 360° también funcionan mejor en grupos de industrias específicas, para las que tienen una mejor adaptación.
Este caso es el de Gael Cloud, el ERP 360° especializado en empresas que trabajan por proyectos
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Colaboración
Un software ERP web deber permitir colaboración del equipo para trabajar. Es decir, que permita la gestión y el traspaso de tareas, etiquetar, asignar responsables, etcétera.
Esto permite reemplazar el correo electrónico, el teléfono, el WhatsApp, el chat y otros medios informales de traspaso de información que generan una menor eficiencia.
De todas formas, estas herramientas no reemplazan necesariamente canales formales de comunicación textual y documental como Slack, que permiten mantener comunicación ordenada y fluida, pero sí logran complementarlos.
Escalabilidad
Es importante que, al crecer la empresa y las funcionalidades del software, no sea necesario hacer grandes modificaciones en los procesos para adaptarse al nuevo tamaño o a los nuevos negocios.
API y webhooks
Permitir integraciones a medida que reciban o entreguen datos a otras aplicaciones. Deben ser seguras, vinculando distintos sistemas o plataformas de forma rápida y fácil. Esto permite integrar logística, pasarelas de pago, puntos de venta, sistemas de cobranza, etcétera.
Conectores e integraciones preconfiguradas
Que existan integraciones ya desarrolladas con sistemas fuera del ERP, configurables con pocos clics. Usualmente se incluyen las conexiones con servicio de impuestos internos, integraciones con proveedores de correo electrónico (como Gmail), integraciones con e-commerce, softwares complementarios, etcétera.
Funcionalidades aumentadas: las últimas tendencias que se han integrado al ERP web
Son funcionalidades premium aún en desarrollo dentro de la industria.
Inteligencia Artificial
Se integran capacidades de predecir con los datos que proporciona el ERP, para aumentar la probabilidad de tener mejores resultados. Incluso, se puede enseñar al ERP a hacer acciones específicas con instrucciones que le darías a un ser humano.
Analítica en tiempo real
Son herramientas de análisis más avanzadas que permiten observar el flujo de información a cada segundo a medida que los eventos ocurren, lo que permite tomar decisiones muy rápidas.
Un ejemplo de esto es ver las ventas de una tienda en línea en tiempo real, analizar cómo ha ido avanzando la tasa de entregas de pedidos y mucho más.
Blockchain
El blockchain como tecnología permite entregar características de seguridad, accesibilidad, trazabilidad y transparencia que pueden ser ampliadas.
Algunos casos son la gestión documental, los contratos inteligentes y mucho más.
Datos biométricos
Algunas herramientas como el escáner de iris, huella digital y reconocimiento facial están ayudando a mejorar la validación de identidad dentro de los procesos.
Esto se utiliza como complemento para las claves de seguridad. Usualmente se utiliza para marcaje de asistencia, validaciones de transacciones y accesos.
Impresiones 3D
Su requerimiento es más exclusivo, para nichos que necesiten de impresión 3D como solución industrial.
Su utilidad radica en poder medir procesos y costear el uso de materiales de una impresora 3D a través del ERP, para saber el margen de producción de un producto, el tiempo de fabricación y otras variables que es necesario controlar.
Internet de las cosas (IoT)
La conexión a través de internet de procesos externos al ERP permite integrar información en tiempo real muy útil para el análisis y el control.
Casos como el seguimiento de un paquete en proceso de entrega, sincronización del stock, telemetría, control de temperatura y muchas aplicaciones más, permiten integrar procesos que necesitan un control al detalle más conectado.
¿Qué funcionalidades necesitarás?
La necesidad de estas nuevas tendencias dependen de cada industria y empresa, sin embargo, la mayoría de los ERP para empresas medianas y grandes deberían cumplir con al menos los 2 primeros niveles, para resolver tanto las necesidades básicas y operativas como las avanzadas y estratégicas.
Funcionalidades aumentadas solo serán necesarias para empresas que deseen potenciar aún más lo que un ERP puede hacer por ellos, primordialmente para poder proyectarse hacia el futuro.
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Pienso que este 2023 la inteligencia artificial va a dar mucho de que hablar, creo que sera su año!