Ignacio Fuentes
¡Te doy la bienvenida!
En este artículo explicaré cómo se administra la rendición de gastos de tus trabajadores (usualmente conocido como “Fondos por rendir”), su importancia para tu empresa y las mejores prácticas que te recomiendo para mantener todo ordenado.
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Índice de contenidos
¿Qué es un fondo por rendir?
Existen dos conceptos estrechamente relacionados, pero con una sutil diferencia:
- Fondo por rendir: Si un trabajador de tu empresa ha solicitado fondos para ser gastados en sus operaciones, que después deben ser justificados en la empresa (rendidos), estamos en la presencia de un Fondo por Rendir.
- Rendición de gastos: Es el proceso en que el trabajador respalda lo que gastó del fondo por rendir.
En este artículo me centraré en el primer concepto, que engloba a ambos.
El Fondo por Rendir por definición es un monto de dinero que le pertenece a la empresa, y que ha sido entregado al trabajador para usarlo en sus labores. Por esto, el trabajador tiene que rendir el fondo después de gastarlo.
Esta pequeña definición permite diferenciar un fondo por rendir de un viático. Un viático es similar, con la diferencia de que el dinero entregado le pertenece al trabajador, por lo que no tiene la obligación de rendirlo.
¿Por qué es importante rendir los gastos de tus trabajadores?
Un fondo por rendir puede ser un gran dolor de cabeza cuando no tienes una herramienta que te permita rendirlos correctamente.
La dificultad de gestionarlos está en que hay muchas variables en juego: movimientos, personas involucradas, gastos, documentos, etcétera.
Solo para que te hagas una idea, estas son algunas de las incógnitas que surgen cuando NO gestionas tus fondos por rendir:
- ¿Estaba presupuestado este fondo para este proyecto?
- ¿Cuánto le tenía que transferir a esta persona?
- ¿Le transferí o le pasé dinero en efectivo? ¿Cuándo?
- ¿Me rindió? ¿Dónde quedaron los respaldos?
- ¿Quedó con saldo a favor o en contra?
- ¿Me transfirió el restante?
- ¿Le pasé más de un fondo el mes pasado?
- ¿Por qué me pide un nuevo fondo si aún no me rinde los otros?
- ¿De qué es esta factura que me aparece en el RCV, será de un fondo no rendido?
- ¿¡Cómo contabilizo todo esto!?
- Y así hasta el infinito…
Si los gestionas correctamente evitarás desórdenes dentro de la organización, tales como: malentendidos con tus colaboradores, falta de liquidez, malas contabilizaciones, mal uso de tu IVA crédito fiscal, gastos no deseados (que pueden incluso convertirse en gastos rechazados por el SII), etcétera.
¿Cómo gestionar correctamente un Fondo Por Rendir?
Cuando entregamos un fondo por rendir, estamos asumiendo que tendremos que hacer al menos dos labores adicionales:
- Revisar si se gastó correctamente el dinero (mediante la rendición).
- Recibir la devolución del restante del fondo que no fue gastado.
- También puedes hacer un reembolso en caso de que gaste más de la cuenta (esto depende de las políticas de tu empresa).
Mi sugerencia es: Decide con anticipación si te es más cómodo entregar un fondo por rendir o entregar directamente un viático.
Cada opción tiene sus propias ventajas, que te detallo a continuación.
- Ventajas de entregar un fondo por rendir: El dinero siempre es de la empresa, puedes solicitarles a tus trabajadores que compren con factura para tener derecho a usar el IVA crédito fiscal, además de chequear que se gaste únicamente en lo necesario para la ejecución de un proyecto.
- Ventaja de entregar un viático: Es mucho más simple de gestionar ya que no es necesario rendirlo. El fondo por rendir requiere mayor cantidad de procesos: rendición, devolución, contabilidad, gestión de documentos, etcétera. Sin embargo, con un viático perderás el IVA crédito fiscal que se genera con la factura.
¿Cómo se registra en la contabilidad? ¿El Fondo por rendir es un activo o un pasivo?
En primer lugar, para efectos contables el Fondo por Rendir es un activo. Tiene una cuenta que se llama «Fondos por rendir» y se reconoce contra la caja (al momento de entregar el dinero al trabajador o devolvérselo por haber gastado un dinero).
Al momento de utilizar el fondo por rendir por el lado del trabajador, se puede reconocer en el Estado de Resultados como un gasto o un costo de venta, o por defecto, ingresar un activo que se cancela contra el fondo por rendir (esto sirve si el trabajador se gastó el fondo en una maquinaria, herramienta u otros).
Buenas prácticas que recomiendo
- Trazar la cancha: Estipular cuales son los gastos que pueden ser efectuados por tus trabajadores, así evitas problemas con la rendición.
- Definir una fecha máxima de rendición: Te permite ordenar tu operación gracias a dos beneficios: 1) ordenar tu flujo de caja junto a tus cierres mensuales y 2) recibir las facturas en el periodo para hacer uso del IVA crédito fiscal.
- Definir si el trabajador puede gastar más dinero del entregado: Esto es muy importante, pues en definitiva es darle permiso a gastar dinero de la empresa bajo su criterio, para después reembolsarlo.
- Formas para entregar el dinero al trabajador: Puedes entregar directamente el dinero o que el trabajador gaste dinero de su bolsillo, con autorización de gastar máximo cierto monto.
- Esta última forma es más fácil para la empresa, dado que la gestión del dinero solo se realizará al hacer la rendición y no en la transferencia inicial. Sin embargo, el trabajador verá afectado su propio bolsillo mientras no se le reembolse.
- Rendición del fondo: Es ideal que se cumpla la fecha máxima de rendición del punto dos. Además, te recomendamos que prestes mucha atención a estos tres puntos:
- Revisar cada uno de los documentos que respalden la rendición, como boletas, facturas y recibos.
- Archivar todos esos respaldos, para que en caso de una fiscalización tengas cómo comprobar tus gastos.
- Ahora que existe la facturación electrónica, tendrás que poner más atención a los respaldos de boletas y recibos, ya que las facturas recibidas siempre figurarán en tu sistema de facturación.
- Revisar saldos a favor o en contra: Como el dinero que gastó trabajador siempre le perteneció a la empresa, debe devolver el dinero que le sobró. En el caso de gastar de más (si tiene ese permiso), debes devolverle el saldo.
- Contabilizar cada una de las transacciones: Las transferencias de dinero, recepción de facturas, recepción de boletas y recibos, finalmente devoluciones deben estar contabilizadas correctamente. Ojo: cuando recibas facturas que nacen de un fondo, nunca hagas el asiento contra “Proveedores”, ya que esa factura se encuentra pagada por defecto.
¿Qué herramientas puedo usar para gestionar mis fondos por rendir?
Excel
Es la forma más conocida y utilizada. Si no tienes ningún sistema dedicado a la administración de tu empresa o a la gestión de fondos propiamente tal, es un buen punto de partida.
Ventajas: Es barato, dinámico, extremadamente flexible para lo que necesites y fácil de usar.
Desventajas: Al ser flexible puede inducir a errores. Como no está integrado con otras transacciones y sistemas, será más difícil hacer seguimiento y saber el origen de cada documento y gasto. Además, si tu empresa empieza a crecer, te quitará mucho tiempo, por mucha digitación y procesos manuales.
Herramientas dedicadas únicamente a la gestión de Fondos por Rendir
Existen varias herramientas que se enfocan exclusivamente en la gestión de Fondos por Rendir, como Rindegastos.
Ventajas: Resuelven muy bien la necesidad, son fáciles de adoptar por las personas de tu organización, disminuyen la digitación y la validación de los documentos de gastos.
Desventajas: No están integrados a todos tus procesos administrativos, como tu sistema de contabilidad, sistema de gestión, ERP, finanzas, etcétera. Esto es importante si deseas tener más información de tu administración, que incluya cómo se está gastando el dinero de tus fondos.
Sin embargo, algunos de estos sistemas ofrecen la integración a tu sistema de gestión o ERP para que tengas todo unificado (esto normalmente requiere desarrollo informático, con un costo adicional).
Sistemas contables o ERPs genéricos
Los sistemas de contabilidad pueden ser muy versátiles para registrar cualquier tipo de movimiento u operación de tu empresa, sin embargo, lo hacen únicamente bajo una nomenclatura contable.
Dentro de estos sistemas puedes encontrar a Nubox, Transtecnia o DeFontana.
Ventajas: Flexibles a tu administración, integrados con todos los registros contables de tu organización.
Desventajas: Son difíciles de adoptar y utilizar, requieren conocimiento contable. Usualmente no contienen validaciones, ni las funciones para hacer gestión del fondo por rendir, por lo que puede haber errores al registrar un fondo.
Sistemas de Gestión, con herramientas de manejo de Fondos por Rendir
Existen sistemas de gestión 360°, enfocados en resolver todo tipo de necesidades para tu empresa, desde facturación, compras y ventas, logística y herramientas para la administración de fondos por rendir. Uno de ellos es Gael Cloud.
Ventajas: Fácil de utilizar por las personas de tu empresa, integrado con todos tus procesos administrativos de inicio a fin, tendrás que registrar la información solo una vez y podrás validar que los documentos de rendición sean los correctos.
Desventajas: Dado que es un sistema completo, necesitas gestionar todos los procesos de tu empresa en la plataforma.
¿Como se gestionan los fondos por rendir en un sistema de gestión como Gael Cloud?
En Gael Cloud, tenemos una funcionalidad dedicada especialmente a la gestión de Fondos Por Rendir y Rendición de gastos. Es un módulo completo llamado “Fondos por Rendir”.
Está integrado con todas las otras herramientas de administración de Gael (módulos): Presupuestos, Tesorería, Documentos, Compras, Contabilidad y Análisis Gerencial. Gracias a esto, puedes ingresar la información asociada a un fondo por rendir y automáticamente todas las herramientas de administración tendrán la información de ese fondo actualizada.
Por ejemplo, puedes ver la información del fondo por rendir en contabilidad (el asiento contable), tesorería (el dinero), documentos (el respaldo del gasto), etcétera.
El paso a paso de un fondo por rendir en Gael Cloud es el siguiente:
- Creación de Fondo por Rendir: Al crear un fondo por rendir, el sistema preguntará a quién se lo entregaremos, cuánto es el monto, la fecha límite para rendirlo, e incluso podemos decirle de qué manera esperamos que se lo gaste (esto último es opcional y se puede modificar).
- Autorizar: Cuando se autoriza el fondo (lo podríamos hacer nosotros mismos si así configuramos la plataforma), Gael entiende que existe una transferencia asociada, la que se verá reflejada también en tesorería.
- Contabilizar el fondo: Cuando se transfiere el monto al trabajador, las reglas contables de Gael generan un asiento de manera automática. Generalmente, será un asiento de la cuenta “fondos por rendir” contra “banco/caja/efectivo” (esto se puede configurar). Además, estará asociado al trabajador, alimentando los libros auxiliares. Este paso es opcional, no necesitas tener contabilidad automática para utilizar los Fondos por Rendir.
- Rendición: Cuando el trabajador rinda el fondo se debe indicar: categoría (o naturaleza del gasto), monto, tipo de documento, folio y proveedor. Al ingresar esta información, el sistema de facturación será capaz de vincular las facturas que llegarán a la casilla de intercambio, con el fondo por rendir en cuestión. Se pueden adjuntar archivos para tener respaldos digitales. También puedes imprimir un PDF con la información del fondo y archivarlo físicamente junto a las boletas, facturas y recibos rendidos.
- Contabilizar de la rendición del fondo: Si activas contabilidad automática, se generarán los asientos correspondientes a los gastos. Generalmente, tendrás un asiento “gastos de …” contra “fondos por rendir”. La cuenta contable a impactar dependerá de la categoría (o naturaleza del gasto) que seleccionaste para la rendición.
- Cálculo de saldos: El sistema calcula cuánto es el saldo restante del fondo luego de la rendición, si es a favor de la empresa o del trabajador, y automáticamente genera la transferencia pendiente en el módulo de tesorería (cuando hagas o recibas la transferencia, se generará otro asiento contable de la cuenta “banco/caja/efectivo” contra “fondos por rendir”).
Las ventajas de tener un sistema de gestión como Gael Cloud para tus fondos por rendir son muchas. Por un lado, tendrás todo integrado, ingresarás la información una única vez, y todas las áreas de tu empresa que estén involucradas podrán gestionar el fondo, sin más enredos.
Si te interesa saber más, estaré feliz de conversar contigo y ayudarte en lo que necesites. Solo debes contactarme a [email protected] o enviarnos un mensaje en nuestro formulario de contacto.
