En la industria del software, especialmente en el mundo de los ERP, no es raro encontrar empresas que venden implementaciones “en minutos” o que describen sus productos como “sencillos” o “fáciles de usar”. Detrás de estas promesas, surge una cuestión ética fundamental: ¿es correcto vender soluciones tan complejas como un ERP, sin revelar la verdadera magnitud del esfuerzo necesario para su implementación exitosa?
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En la industria del software empresarial, hay una frase que se repite en la comunicación de algunas marcas: “Nuestro ERP es sencillo y fácil de usar” o su implementación es “en horas”. Aunque suena atractiva, esta afirmación es más peligrosa que útil. Y no lo decimos solo por defender la complejidad, sino porque minimiza el verdadero valor, propósito y exigencia que implica implementar una solución de este tipo.
Un ERP no es un juego, es una herramienta estratégica
Los sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) están diseñados para integrar, coordinar y automatizar procesos clave dentro de una empresa: finanzas, compras, ventas, proyectos, recursos humanos, entre otros. Pretender que algo con semejante impacto se pueda resumir en «fácil y rápido» no solo es inexacto, sino que puede generar expectativas poco realistas y frustración en los equipos.
¿Qué dice la neurociencia sobre aprender nuevas herramientas? De acuerdo con un estudio publicado en el European Journal of Social Psychology, el cerebro humano necesita entre 18 y 254 días para formar un nuevo hábito, dependiendo de su complejidad. Un ERP no solo requiere entender una interfaz, sino adaptar mentalmente nuevos flujos de trabajo, estructuras de datos y responsabilidades compartidas.
El aprendizaje de herramientas de gestión empresarial implica procesos cognitivos de memoria operativa, toma de decisiones y adaptación al cambio. El cambio organizacional no es solo técnico, es profundamente humano. Y eso requiere tiempo, acompañamiento y entrenamiento.
Según el The 2023 ERP Report de Panorama Consulting Group menos de la mitad de las organizaciones completaron su proyecto de implementación dentro del presupuesto previsto, y la subestimación del personal necesario para el proyecto fue una de las principales razones de los sobrecostos. Además, señala que solo una cuarta parte de las organizaciones tuvo un enfoque intenso en la gestión del cambio. En paralelo, el 93% de las organizaciones que lograron retorno de inversión (ROI) positivo invirtieron en capacitación, soporte continuo y procesos de adopción gradual.
Estos datos respaldan la importancia de la preparación y la gestión del cambio en las implementaciones de ERP, y que no alcanzar todos los beneficios esperados, no solo obedece a falta de preparación y la subestimación de la complejidad del cambio, sino a los mensajes que minimizan el proceso.
Ética, expectativas y el costo de quedarse con lo que no funciona
Prometer que un ERP es “fácil” o que puede implementarse “rápido y sin esfuerzo” no solo es una estrategia de marketing cuestionable: es una falta de ética profesional.
Cuando una empresa adquiere un ERP, no está comprando un producto de consumo masivo. Está apostando por una infraestructura tecnológica que transformará su operación. Por eso, crear expectativas distorsionadas puede tener un impacto real en la salud financiera, operativa y emocional de esa organización.
Uno de los mayores peligros es quedar atrapado en una solución que no cumple lo prometido, pero que ya ha costado dinero, tiempo y esfuerzo. Este fenómeno se conoce como “sesgo del costo hundido”, un sesgo cognitivo ampliamente documentado en la psicología del comportamiento. Ocurre cuando una persona —o empresa— continúa invirtiendo en una decisión solo porque ya ha invertido mucho, incluso si los resultados no justifican seguir adelante.
En palabras simples: confiar en promesas de simplicidad puede salir caro. Y salir de esa decisión, una vez tomada, suele ser más difícil que haber elegido con criterio desde el principio.
Las consecuencias pueden ir desde la pérdida de tiempo operativo y baja moral del equipo, hasta decisiones de negocio mal informadas por falta de datos confiables o procesos mal implementados.
El mito de implementar un ERP “en minutos” (y por qué puede salir muy caro)
Algunas empresas prometen que podrás tener un ERP funcionando “en menos de 3 días”, “en horas” o incluso “en minutos”. Pero una implementación exprés no equivale a una adopción real. Lo que sí garantiza es un mayor riesgo de errores, frustración del equipo y baja utilización de funcionalidades clave.
Desde el punto de vista científico, el aprendizaje profundo y el desarrollo de expertise requieren tiempo, repetición y contexto. Según la teoría de adquisición de habilidades de Fitts y Posner (1967), los usuarios pasan por tres etapas, las que muy bien se pueden aplicar para adoptar y dominar una herramienta:
1. Cognitiva: comprender
El individuo comprende la tarea y desarrolla una estrategia para realizarla.
2. Asociativa: practicar con corrección
A través de la práctica, se mejora la precisión y eficiencia en la ejecución de la tarea.
3. Autónoma: automatizar el uso
La ejecución de la tarea se vuelve automática y requiere menos atención consciente.
Saltarse estas etapas es como entregar un avión sin enseñar a volar: puede despegar, pero no va a llegar lejos. Y en Gael Cloud estamos muy conscientes de eso, por lo que nuestra metodología de implementación -puesta a prueba por decenas de nuestros clientes y cientos de usuarios- toma en cuenta esas etapas para lograr adopciones exitosas.
Además, los estudios sobre creación de hábitos por Philippa Lally y colegas en entornos laborales indican que la formación de hábitos complejos —como aprender a usar un ERP en el día a día— puede tardar entre 2 y 8 meses, dependiendo del nivel de dificultad, el acompañamiento y la cultura organizacional.
Por eso, en lugar de prometer atajos, en Gael Cloud ofrecemos procesos guiados, escalables y diseñados con foco humano, que aseguran que el software no solo se active oportunamente, sino que realmente transforme la gestión empresarial de forma sostenida.
¿Cómo deberíamos hablar realmente de un ERP?
En lugar de vender “facilidad”, “simplicidad” o “rapidez”, deberíamos hablar con honestidad, precisión y visión estratégica. Porque un ERP no es un producto que se enchufa y ya, es una infraestructura crítica de gestión, y como tal, debe presentarse con el respeto que merece.
Un ERP debe ser descrito como lo que realmente es:
- Intuitivo, sí, pero robusto: Puede tener una experiencia de uso fluida, siempre que haya sido diseñado con lógica funcional, arquitectura clara y orientación a los distintos perfiles de usuario.
- Modular y escalable: Capaz de crecer con la empresa, no de limitarla con las pocas capacidades que ofrece el proveedor.
- Colaborativo y humano: La tecnología por sí sola no transforma. Lo que transforma es la combinación entre software, personas y procesos, guiados por una estrategia clara y acompañamiento experto.
- Potencia la inteligencia humana: Un ERP bien implementado cambia la forma en que una organización opera, colabora y toma decisiones. No se trata nada más de sumar funciones, sino de habilitar una nueva manera de gestionar.
En Gael Cloud, no decimos que nuestro ERP es «fácil», decimos que es robusto, colaborativo, seguro y que permite claridad y toma de decisiones más inteligentes, que está pensado para empresas que buscan algo más que una herramienta: buscan un aliado para evolucionar su forma de trabajar, por lo que ofrecemos ser tu empresa en digital, como una versión mejorada de tu oficina en la vida real.
Por eso, nuestro compromiso no termina en la venta ni en el onboarding. Empieza ahí. Acompañamos a cada cliente a lo largo de su camino de adopción, para que el uso del ERP se convierta en una fuente de claridad, control y crecimiento.
El valor de una implementación cercana y experta
Implementar un ERP no es solo “instalar un software”, es rediseñar la manera en que las personas trabajan, se coordinan y toman decisiones dentro de la empresa. Y aunque esto conlleva desafíos, el impacto de esa complejidad se reduce drásticamente cuando el proceso está bien acompañado.
En Gael Cloud, entendemos que una implementación efectiva no es cuestión de suerte, sino de metodología, experiencia y empatía. Por eso, cada empresa que ha confiado en nosotros cuenta con un enfoque integral que combina:
- Capacitaciones estratégicas: Diseñamos instancias formativas adaptadas al rol los usuarios claves, para que comprendan no solo el «cómo», sino el «por qué» de cada módulo. Eso permite que el equipo interiorice el uso del sistema como una herramienta de mejora continua, y no como una obligación más.
- Consultoría personalizada: Antes de activar el sistema, realizamos un diagnóstico del modelo de negocio, los flujos actuales y las necesidades específicas. De ahí nace una propuesta de configuración, capacitación, acompañamiento y uso alineada a los objetivos reales de la organización, evitando soluciones genéricas o mal ajustadas que apuestan más a lograr una venta que a el éxito a largo plazo de sus clientes.
- Soporte cercano, humano y continuo: Contar con ayuda en el momento justo puede marcar la diferencia entre la frustración y la adopción exitosa. En Gael Cloud, nuestro equipo de implementación, Customer Success y operaciones están disponibles para resolver dudas, hacer ajustes y guiar paso a paso. Porque no basta con que el sistema funcione; queremos que tu equipo se sienta respaldado y empoderado para usarlo.
Una herramienta potente necesita una adopción consciente y realista. Y en eso no estás solo. Con la metodología correcta y el acompañamiento adecuado, las barreras se transforman en impulso. Implementar un ERP puede ser una experiencia transformadora si se hace con las manos correctas.
Guía para lograr una exitosa implementación de ERP
Ya sea que en tu empresa hayan decidido contratar su primer software de gestión empresarial o necesiten migrar de uno on-premise a otro cloud o en la nube, te compartimos los consejos para que logren implementar un ERP con éxito, orden y claridad.
El miedo a reconocer que el proyecto no fue lo que se prometió puede llevar a mantener una relación con el software y su proveedor, incluso cuando ya no es viable. La verdad es que un ERP no es sencillo, ni debería serlo si se quiere lograr una transformación real y sostenible. Las empresas necesitan herramientas que estén a la altura de sus desafíos y que respeten el tiempo y los recursos necesarios para una implementación exitosa. Y, como cualquier otra herramienta tecnológica avanzada, requiere acompañamiento, experiencia y una integración a medida.
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