Ya sea que en tu empresa hayan decidido contratar su primer software de gestión empresarial o necesiten migrar de uno on-premise a otro cloud o en la nube, te compartimos los consejos para que logren implementar un ERP con éxito, orden y claridad.
Imagina una orquesta tocando una sinfonía en la que cada músico toca a su propio ritmo, sin una partitura en común. ¿Caos verdad? Así es como muchas empresas operan sin un software de gestión empresarial o sin un ERP: departamentos aislados, información dispersa, procesos ineficientes y colaboradores inseguros y confundidos.
Un ERP, o sistema de planificación de recursos empresariales, es como esa partitura maestra que alinea a la empresa, permitiendo que cada área “toque” en armonía. Contar con un sistema ERP es vital para cualquier empresa que busca ordenar sus finanzas y operaciones, y que este software sea cloud o en la nube implica mayores ventajas en cuanto a efectividad en su implementación y para la escalabilidad.
Quienes ya han vivido la implementación de un ERP, pueden reconocer que es irresponsable que un vendedor de este tipo de software se comprometa con un simple plug and play o enchufar y jugar. Entonces, ¿qué implica realmente implementar un ERP?
Para proveedores tecnológicos, como por ejemplo Gael Cloud, la implementación amerita de la formulación y ejecución de un proyecto, el cual concentra a un equipo de expertos que se encarga de evaluar y conocer al cliente, mapear sus procesos, configurar a la medida de la empresa, migrar datos, integrarse con otros sistemas, además de capacitar y apoyar a los usuarios en la adopción.
Tabla de contenidos
Consejos a considerar antes de implementar un ERP
A continuación conocerás lo que se debe tomar en cuenta antes de que se implemente un ERP en tu empresa:
- La empresa debe estar dispuesta a hacer una inversión de recursos de tipo: dinero, tiempo y personas.
- Conviene evaluar el estado actual de la empresa en cuanto a: digitalización, habilidades tecnológicas de sus colaboradores, claridad sobre sus flujos de trabajo, gestión de datos y su calidad.
- Se debe plantear un proyecto bajo la perspectiva de negocios, no solo tecnológica.
- Corresponde identificar cuáles son los problemas y necesidades prioritarios que buscan atender con el ERP, además de definir los objetivos claves de este proyecto y de ser posible qué características y funciones necesitan.
- Deben prepararse para que los colaboradores comprendan los beneficios del ERP y que puedan utilizarlo eficazmente. Para ello se debe impulsar la adopción a través de la capacitación y la evangelización del nuevo sistema.
- Se aconseja incluir al plan el despliegue de una estrategia de gestión del cambio para que apoye a la implementación del software ERP.
- Es importante la participación de la alta dirección para impulsar la adopción y garantizar el compromiso de toda la organización.
- Asignar un equipo multidisciplinario con colaboradores de distintos departamentos y niveles de senioridad, bajo la dirección de un responsable que ojalá tenga experiencia en metodologías de gestión de proyectos y que su participación sea dedicada a la implementación, evitando que sea un rol secundario a sus responsabilidades diarias. Este equipo debe supervisar el cumplimiento del proceso, realizar ajustes necesarios y comunicar los cambios a los usuarios.
- Elegir asertivamente el ERP ideal para tu empresa, lo que implica considerar que el proveedor es experto en solucionar los problemas de empresas de tu rubro.
Estrategias de implementación de ERP
Una vez seleccionado el ERP a contratar, puedes considerar implementar bajo una de las siguientes estrategias:
- Por fases: El ERP se implementa por etapas, las que se pueden definir ya sea en base a unidades de negocio, módulos o áreas de la empresa, empezando por menos para luego ir expandiendo progresivamente. Este enfoque permite reducir riesgos, ya que permite de forma gradual ir corrigiendo errores y que los colaboradores se adapten al sistema sin que afecte las operaciones.
- «Big bang» o todo a la vez: Bajo este modelo, el ERP se activa en su totalidad de una sola vez en toda la organización. Muchas empresas optan por esta estrategia, aunque puede parecer riesgosa, porque así se permiten dejar atrás su previa forma de gestión. Además, cuando se logra el éxito de la implementación se puede obtener más pronto los beneficios.
Cada empresa junto a su proveedor, debe evaluar su contexto, recursos y tolerancia al riesgo para determinar qué estrategia de implementación es la más adecuada.
¿Por qué se requiere de un proyecto para implementar un ERP?
Implementar un ERP no implica solo instalar un nuevo software y empezar a usarlo, sino que amerita de una transformación integral de la forma en que opera tu empresa.
A diferencia de un CRM, que se enfoca principalmente en el área comercial para la gestión de las relaciones con los clientes, un ERP abarca todas las áreas clave de un negocio: finanzas, contabilidad, inventario, producción, recursos humanos, dirección, etc.
Esta amplitud y profundidad hacen que la implementación sea un proyecto complejo que requiere una planificación cuidadosa, gestión del cambio y ajuste de procesos.
Fases de la implementación de un ERP
La duración estándar de una implementación de ERP puede variar significativamente dependiendo del tamaño y complejidad de la empresa, así como del sistema ERP elegido.
De acuerdo a la plataforma de consultoría TIC Portal para “un ERP on-premise el tiempo de implantación supondrá un proyecto de entre 6 meses a 1 año… los ERP en la nube (cloud) presentan una aplicación más rápida e intuitiva, por lo que los plazos de implementación suelen acotarse en pocas semanas”.
En general, puedes esperar que este proceso incluya las siguientes etapas clave:
- Planificación y análisis: Definición de objetivos, alcance y selección del sistema ERP adecuado.
- Diseño y configuración: Adaptación del ERP a los procesos específicos de tu empresa.
- Migración de datos: Transferencia segura de datos desde tus sistemas antiguos al nuevo ERP.
- Capacitación: Garantizar que el sistema funcione correctamente y que tus trabajadores estén preparados para usarlo.
- Pruebas: Garantizar que el sistema funcione correctamente y que tu equipo esté preparado para usarlo.
- Lanzamiento y soporte: Puesta en marcha del ERP y apoyo continuo para resolver cualquier problema que surja.
¿Implementar un ERP obliga a reestructurar procesos empresariales?
La mejor práctica en SaaS es aprovechar las funcionalidades listas para usar dentro del ERP que permitan optimizar los procesos empresariales. Algunas personalizaciones pueden generar costos adicionales y aumentar la complejidad del mantenimiento. Por ello, antes de desear y solicitar modificar un sistema, es importante preguntarse: ¿realmente es conveniente adaptar esta funcionalidad a la medida de mis procesos?
Si bien la estandarización es recomendable, hay casos en los que no se puede descartar la personalización, porque puede ser clave sobre todo cuando un proceso es un diferenciador estratégico para la empresa. Si la adaptación aporta una ventaja competitiva tangible, entonces es justificable. Sin embargo, también se debe evaluar el impacto de estas modificaciones para el futuro, ante actualizaciones del sistema o la adopción de nuevas funcionalidades.
La regla de oro es personalizar solo cuando el beneficio justifique los costos y riesgos asociados, asegurando que la adaptación del ERP potencie realmente la estrategia del negocio a mediano y largo plazo.
Gael Cloud: Implementación efectiva a la medida
Gael Cloud, como ERP ofrece una implementación consultiva y a la medida de las empresas. Para empezar, su naturaleza cloud evita la necesidad de instalaciones complejas y permite un acceso desde cualquier lugar con conexión a internet.
En la mayoría de los casos, una implementación de Gael Cloud dura alrededor de 3 meses y el proceso se divide en etapas bien definidas:
1. Kick-off
2. Capacitaciones
3. Pre-acompañamiento
4. Facturación
5. Acompañamiento
6. Go Live
1. Kick-off
La primera fase se despliega en dos partes:
- Primera sesión: de presentación, inducción (lo que incluye instruir en nuestra plataforma de onboarding) y entrevista para comprender las necesidades de la empresa para poder adaptar el sistema.
- Configuración: con el apoyo de las preconfiguraciones de nuestro sistema se establece la estructura del negocio en el ERP, se importan los datos de los terceros (clientes, proveedores y trabajadores) y se asignan los permisos a los usuarios. También se crea la base de datos, se revisa y valida para avanzar a las capacitaciones.
Con la plataforma de Onboarding de Gael Cloud la etapa de configuración del ERP se ejecuta de forma limpia y segura, permitiendo adaptar el software a la estructura de su negocio.
Conoce más: Gael Cloud agiliza la implementación de ERP con su plataforma de Onboarding
2. Capacitaciones
Se desarrolla la formación práctica de los módulos y sus funcionalidades para los usuarios clave y con ejemplos adaptados a la industria del cliente.
3. Pre-acompañamiento
En esta etapa se realizan tres sesiones prácticas que consisten en ingresar los datos con los usuarios claves, con el objetivo de que si surgen dudas o se detecta alguna debilidad, sean aclaradas o reforzadas antes de avanzar al inicio de la facturación.
Durante esta etapa, los consultores apoyan para que se respete el plan de trabajo y las fechas acordadas, para evitar retrasos y cuellos de botella. En resumen, el enfoque consultivo durante el pre-acompañamiento es de prevenir y asegurar ese “sello de garantía” para lograr una implementación exitosa.
4. Facturación
Completada la etapa anterior, ya la empresa está preparada para comenzar a facturar, ya sea con Gael Cloud o con su software de facturación integrado, si es lo que el cliente prefiere.
5. Acompañamiento
Cuando los clientes llegan a esta etapa, deben participar en cuatro sesiones junto a su consultor, para brindar ese soporte cercano a los usuarios durante sus primeros pasos con Gael Cloud. Es acá donde se verifica que la empresa ya puede operar sola su ERP, lográndolo con una transición fluida del consultor especialista hacia el consultor de soporte.
6. Go Live
Es una reunión o “ceremonia” de cierre del proyecto de implementación, con la que se oficializa el traspaso al equipo de soporte y mejoramiento continuo.
Cabe destacar que Gael Cloud cuenta con un equipo de expertos que ofrece consultoría personalizada y cercana para asegurar el éxito de la implementación y brinda una variedad de recursos de apoyo en cada etapa, incluyendo manuales, carta gantt y tableros de Monday para hacer seguimiento al proyecto de implementación, videos con grabaciones de las capacitaciones y acceso a una plataforma digital para el onboarding.
Prepárate para evitar bloqueos en la implementación de ERP
Existen desafíos comunes que pueden obstaculizar una implementación de ERP exitosa. Algunos de los principales bloqueantes incluyen:
- Resistencia al cambio: La transición a un nuevo sistema puede generar incertidumbre y resistencia entre los trabajadores involucrados. Gael Cloud recomienda a las empresas desarrollar a la par una estrategia de gestión del cambio con su equipo. Este plan debe incluir instancias previas de comunicación clara y transparente sobre los motivos de elección del ERP y sus beneficios.
- Procesos mal definidos: Si tus procesos internos no están bien definidos, documentados y estandarizados, la implementación puede ser más compleja. Gael Cloud te aconseja realizar un análisis detallado de tus flujos de trabajo y roles involucrados en la gestión antes de comenzar la implementación.
- Falta de involucramiento de los líderes: El apoyo de la alta dirección es fundamental para el éxito del proyecto. Gael Cloud enfatiza la importancia de que los líderes participen activamente en el proceso y se conviertan en promotores del cambio.
La implementación de un ERP es una inversión estratégica que puede transformar tu empresa a favor de su estabilidad y crecimiento, pero requiere una planificación cuidadosa y la elección del sistema adecuado. Gael Cloud, con su enfoque ágil y a la medida centrado en el cliente, se presenta como una excelente opción para empresas de diversos sectores que buscan ordenar sus finanzas, optimizar sus operaciones y alcanzar un nuevo nivel de eficiencia.
Recuerda que antes de embarcarte en un proyecto de implementación de ERP, considera las necesidades específicas de tu equipo y la naturaleza de tu negocio. Elige un sistema que se adapte a tu realidad y te brinde el apoyo y te de la confianza para lograr una transición exitosa hacia una gestión empresarial más inteligente y eficiente. ¡El futuro de tu empresa está a un clic de distancia!
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