Damián Harding
Los sistemas de gestión empresarial (ERP) son herramientas fundamentales que permiten una gestión más eficiente y precisa de los procesos y recursos de la empresa.
Si actualmente estás en búsqueda o estás pensando en cambiar tu ERP, es importante que tengas en cuenta que no existe una única solución que satisfaga todas las necesidades, por lo que el ERP perfecto dependerá de cómo funciona tu empresa.
A pesar de esto, existen algunos criterios que te van a permitir elegir el mejor ERP en Chile, dadas tus necesidades. Esto tiene una alta relación con la industria en la que se desenvuelve tu empresa.
Es decir, para que el ERP funcione correctamente para ti debe contar con 2 características:
- Que resuelva las necesidades particulares de tu industria y de tu negocio.
- Que esté pensado para las necesidades chilenas. Estas son:
- La regulación chilena: Pago de impuestos, contabilidad y finanzas.
- La forma de funcionar de los negocios en Chile.
En este artículo te enumeraré los tipos de ERP que existen, luego las necesidades operativas que seguro necesita cada industria particular, y te iré indicando qué tipo de soluciones son las mejores para cada tipo de empresa.
Índice
Tipos de proveedores de ERP en Chile
ERP en la nube (cloud) y web
Dada la naturaleza del trabajo actual, es necesario que los colaboradores puedan trabajar desde cualquier lugar, sin tener que instalar un acceso en su PC.
Por lo que estos sistemas alojan la aplicación en servidores externos, lo que permite a las empresas acceder a ellos desde cualquier lugar y en cualquier momento a través de un navegador web.
Los sistemas ERP basados en la nube suelen ser más fáciles de implementar y tienen un costo más bajo que los sistemas tradicionales. Cualquier tipo de ERP puede ser Cloud y web (exceptuando los on-premises).
ERP para gestión de proyectos
Los ERP para gestión de proyectos permiten gestionar procesos comerciales, presupuestos, cotizaciones y proyectos. Principalmente podrás ver los flujos de trabajo, el control de los procesos, además de tener visibilidad de los costos y la rentabilidad de cada proyecto y cliente. A la vez, algunos ERP 360° también cuentan con estas funcionalidades. Gael Cloud es un ERP que te permitirá controlar cada uno de estos procesos.
Existen muchas formas para saber si necesitas un ERP para gestión de proyectos, la más importante es que seas de las empresas que venden a otras empresas, gestionan pocas ventas que tienen muchas transacciones, responsables y movimientos asociados.
Algunas de estas empresas son productoras de eventos, agencias de marketing y publicidad, empresas de construcción, ingeniería, ONG u organizaciones sin fines de lucro, empresas de tecnología, etcétera.
ERP integrado o 360°
Un ERP integrado es un sistema que combina y organiza todos los datos y procesos de negocio de una empresa en una sola plataforma.
De esta forma, permite a las empresas gestionar de manera más eficiente sus operaciones y mejorar la toma de decisiones, ya que ofrece una visión panorámica y en tiempo real de todos los aspectos del negocio.
Suele incluir módulos para la gestión de finanzas, recursos humanos, producción, compras, ventas y muchos otros aspectos clave del negocio. Además, si alguna funcionalidad no está disponible en el ERP, es posible realizar integraciones con otras plataformas a través de API o desarrollos a medida.
Sistemas ERP on-premises
Los ERP on-premises son sistemas que se instalan y se ejecutan en servidores propios de la empresa, lo que significa que la empresa tiene que gestionar y mantener toda la infraestructura y el hardware necesario para hacerlo funcionar.
Estos sistemas suelen ser más costosos que otros tipos de sistemas ERP, pero ofrecen un mayor control de la información de la empresa. Es importante que consideres que no necesariamente son más seguros, ya que también están sujetos a hackers o virus informáticos, por lo que es imperativo contar con expertos en seguridad informática para implementarlos y mantenerlos.
ERP híbrido
Son un tipo de solución que combina características de un ERP tradicional con tecnologías más modernas, como el cloud computing y el uso de aplicaciones móviles. Esto permite a las empresas tener acceso a una amplia gama de funcionalidades y beneficios, como la flexibilidad y la capacidad de acceder a la información desde cualquier lugar con una conexión a internet.
Además, los ERP híbridos suelen ser más fáciles de implementar y mantener que los sistemas tradicionales u on-premises, lo que los hace más atractivos que un ERP on-premises.
ERP de código abierto (open source)
Son softwares que cuentan con un código fuente que puede ser modificado, mejorado y distribuido libremente por cualquier persona.
Los ERP de código abierto suelen ser vendidos por empresas consultoras que empaquetan el software para tus necesidades particulares. Suelen ser más flexibles y personalizables que otros sistemas.
Sin embargo, el tiempo y dinero que se requiere para implementar este software en Chile es muy alto, al igual que el riesgo de fallar en la personalización del sistema para las necesidades particulares, dado que no fue probada previamente con otras empresas.
Usualmente se recomienda un sistema ya probado y personalizado en Chile con anterioridad, con todos sus desarrollos, como lo es un software integrado, que también puede ser personalizable.
ERP genérico
Son ERP pensados para cubrir para cubrir las necesidades comunes de un conjunto muy amplio de empresas en Chile. Por lo mismo, cubren lo básico, como la administración, las ventas, la contabilidad y las finanzas.
Usualmente son menos costosos y suelen ser más rígidos por su lógica estandarizada, aunque en algunos casos puntuales pueden tener la posibilidad de hacer personalizaciones, si es que esto cumple con las necesidades de un público amplio de sus propios clientes.
Proveedores de ERP en Chile para las diferentes industrias
ERP para la industria del marketing y publicidad
La mayoría de las agencias trabajan con campañas para sus clientes, con un proceso creativo y de adjudicación de un cliente que suele ser muy similar entre distintas empresas. Luego, después de obtener el cliente, las campañas se ejecutan y se factura la venta.
Para el proceso comercial, usualmente esto requiere de un presupuesto y cotización, que, si luego es aceptado, pasará a convertirse en una venta por facturar, que deberá ser facturada y cobrada.
La complejidad de gestionar este proceso comercial es que existen costos operativos de ejecutar la campaña, como gastos de publicidad, materiales POP, personal, movilización, etcétera.
Estos costos impactan directamente en el margen operacional, lo que implica que si no se costean con antelación y luego se controla que el gasto vaya acorde a un presupuesto, pueden producir campañas poco rentables para la organización.
Por esto, los softwares ERP que tienen este proceso completo incorporado, te permiten hacer gestión presupuestaria, cotizar y vender, a la vez que puedes facturar y cobrar, todo vinculado. Esto tiene la ventaja de permitirte calcular correctamente el margen antes de siquiera vender una campaña, y después puedes controlar que el margen se obtenga.
Además, en segundo plano se va registrando la contabilidad, se realiza gestión de personas, finanzas y todo lo necesario para cumplir con las necesidades administrativas de la empresa, de forma semi automática.
Tipo de ERP para agencias de marketing y publicidad
Para este tipo de industrias son recomendables ERP que junten 2 características:
- ERP en la nube y web
- ERP para gestión de proyectos
ERP para la industria del entretenimiento y la producción de eventos
De igual forma que con las agencias de marketing, la industria de la producción de eventos necesita controlar el proceso de lanzar un evento desde el control presupuestario, la venta y la ejecución.
Dependiendo de si el evento es producido para una empresa o directamente vendido por la productora, tienen un flujo similar:
Eventos corporativos
- Presupuesto de gasto
- Cotización
- Venta
- Facturación
- Ejecución y control del presupuesto
- Cierre y análisis del evento
Eventos a público general
- Presupuesto de gasto
- Venta y facturación
- Ejecución y control del presupuesto
- Cierre y análisis
Tipo de ERP para entretenimiento y la producción de eventos
Al igual que en las agencias de marketing, para la industria del entretenimiento son ideales 2 tipos de ERP:
- ERP en la nube y web
- ERP para gestión de proyectos
ERP para la industria de la construcción
Las empresas en el rubro de la construcción usualmente tienen proyectos bastante más complejos y de largo aliento que otro tipo de empresas, lo que hace mucho más necesario llevar un correcto control de los gastos, imputables a cada proyecto por separado, que también permitan controlar rentabilidad por proyecto y en su totalidad.
Usualmente el proceso de una constructora implica hacer una evaluación del proyecto con todos sus alcances y costos, para luego cerrarlo con un cliente (o con una adjudicación del proyecto), lo que significará una venta.
La ejecución es el proceso más largo, donde la parte administrativa es lo más complejo, dado que usualmente se cuenta con muchos trabajadores en una obra, que deben marcar asistencia y recibir remuneraciones quincenales.
Tipo de ERP para constructoras
Para este tipo de industrias son recomendables los ERP en Chile que junten 3 características:
- Que permitan gestionar presupuestos de gasto y relacionarlos con cada proyecto.
- Gestionar tareas de cada proyecto, como lo son la compra de materiales, el transporte de concreto, la requisición de escaleras y andamios, etcétera.
- Controlar bien el área de Recursos Humanos, sobre todo por la cantidad de trabajadores temporales que puede llegar a tener una constructora.
- ERP en la nube y web
- ERP para gestión de proyectos
- ERP 360° o integrado
ERP para la industria de la tecnología
Las empresas de tecnología son muy variadas, dependiendo de si venden a otras empresas, a público general o con proyectos a la medida.
Sin embargo, comparten una forma de trabajar, que es la gestión ágil del trabajo interno, usualmente conocida como Agile o Scrum.
Esto significa, que antes de pasar por un proceso de ventas, tienen que ejecutar muchas tareas que les permitan mantener ordenado el lanzamiento de nuevos productos o servicios.
Para esto, es usual que utilicen un gestor de tareas y proyectos, como Monday.com, Jira u otros. Lo que les permitirá mantener un pesaje, orden del trabajo diario y por proyecto.
Sin embargo, dependiendo de su proceso comercial, también necesitan un ERP para la parte administrativa, financiera y contable, e incluso para la parte comercial.
¿Cómo les puede ayudar esto?
Principalmente para poder mantener ordenada la empresa y a la vez ser rentables, al no perder de vista sus costos e ingresos.
A pesar de que tienen una forma de controlar bastante más sencilla que otras empresas, ya que no tienen presupuestos complejos ni procesos de venta demasiado complejos, un ERP les será de utilidad.
Tipo de ERP en Chile para empresas de tecnología
- ERP en la nube y web
- ERP para gestión de proyectos
- ERP genérico
ERP en Chile para empresas de servicios
Los sistemas ERP son especialmente útiles para las empresas de servicios, ya que les permiten llevar un registro detallado de sus clientes, proyectos y recursos, lo que les ayuda a ofrecer un servicio de alta calidad y a aumentar su eficiencia y productividad.
Tipo de ERP para empresas de servicios
- ERP en la nube y web
- ERP para gestión de proyectos
- ERP genérico
ERP en Chile para retail y venta minorista
Las empresas que trabajan en el rubro del retail usualmente tienen dos grandes desafíos:
- La gestión de inventarios y bodegas: esto significa que necesitan mantener un inventario equilibrado, abastecerse, vender en un punto de venta y hacer reposición constantemente.
- Las dinámicas comerciales: negociaciones con proveedores, dinámicas promocionales y campañas.
- Gestión de personal: a veces son empresas con una alta complejidad en su gestión de personas, tanto por tener incentivos, remuneraciones variables y fijas, o porque tienen una alta rotación.
Esto significa que usualmente deben contar con un ERP enfocado en la gestión de compras, ventas y existencias, que les permita de forma automática generar reposición de inventario, calcular costos y vender de forma eficiente.
Dentro de estas funcionalidades están el poder integrar un POS (sistema de punto de venta) con el ERP, sea un POS desarrollado por el ERP o un integrar un POS de otro proveedor de tecnología.
Además, necesitan módulos que les permitan hacer análisis y proyecciones de ventas, para estimar el nivel de inventario necesario, según datos históricos y así no tener quiebres.
Tipo de ERP para retails
- ERP 360° o integrado
- ERP híbrido
Industria del comercio electrónico: e-commerce y marketplace
Dada la naturaleza de los e-commerce y marketplace, que manejan muchos movimientos y usualmente mantienen inventario (excepto si hacen dropshipping), un sistema de gestión empresarial debería tener al menos las siguientes características y funcionalidades:
- Integración con diferentes canales de comercio electrónico, como tiendas en línea, marketplaces y aplicaciones móviles. Estas integraciones idealmente deben ser nativas.
- Capacidad de gestionar inventarios y pedidos en tiempo real: a veces existen sistemas que se dedican especialmente a esto, pero tenerlo integrado en tu mismo ERP te ayudará además a costear mejor, controlar mejor tus movimientos y registrar las finanzas o contabilidad.
- Herramientas para administrar clientes y clientes potenciales, incluyendo herramientas de marketing y análisis de datos:.Esto básicamente es integrar un CRM en sus funcionalidades más básicas.
- Integración con sistemas o pasarelas de pago y procesamiento de transacciones.
- Funcionalidades de análisis y reportes para ayudar a tomar decisiones comerciales informadas.
Tipo de ERP para comercio electrónico
- ERP 360° o integrado
- ERP genérico
- ERP web y en la nube
ERP para organizaciones sin fines de lucro y ONG
Dada la naturaleza de las ONG y organizaciones sin fines de lucro, usualmente un ERP debe ser muy eficiente en la administración de finanzas, presupuestos y gastos.
Esto porque las ONG deben tener un flujo de caja muy controlado, dado que su generación de dinero proviene principalmente de financiamiento de terceros, donaciones, fondos públicos y otras fuentes. Y sus gastos mensuales suelen ser mayores a sus ingresos mensuales, por lo cual deben administrar muy bien el dinero que tienen disponible.
Un mal control de los gastos versus los gastos presupuestados puede significar que se queden sin dinero y tengan que detener sus operaciones.
Por este motivo, un ERP para una ONG debe tener las siguientes funcionalidades clave:
- Gestión de proyectos: un ERP para una ONG debe permitir llevar un seguimiento de los proyectos en los que está trabajando la organización, además de sus metas y objetivos.
- Gestión financiera: un ERP para una ONG debe permitir llevar un control de las finanzas de la organización, incluyendo la contabilidad y el presupuesto.
- Recursos humanos: un ERP para una ONG debe permitir llevar un control de los empleados y voluntarios de la organización, incluyendo las horas trabajadas y las asignaciones de tareas.
- Gestión de inventarios: si la ONG maneja un inventario de bienes o suministros, un ERP debe permitir llevar un control de los mismos y gestionar la distribución y el uso de los mismos de manera eficiente.
- Para algunos casos, puede que el ERP requiera hacer gestión de donaciones y relaciones con donantes.
Es importante tener en cuenta que cada ONG tiene sus propias necesidades y requisitos, por lo que es importante evaluar cuidadosamente qué ERP se adaptará mejor a las necesidades de la organización. Es recomendable hacer una investigación detallada y considerar el costo y la facilidad de uso antes de tomar una decisión.
Un ERP como Gael Cloud puede realizar este tipo de trabajo por una ONG, con un descuento especial para organizaciones sin fines de lucro con impacto social.
Tipo de ERP para ONG y organizaciones sin fines de lucro
- ERP 360° o integrado
- ERP para gestión de proyectos
- ERP web y en la nube
ERP para la industria de la fabricación o confección
Estos sistemas suelen ofrecer funcionalidades y características que son esenciales para este tipo de empresas, como la gestión de inventarios de materias primas y productos terminados, la planificación de la producción y la gestión de la cadena de suministro.
Algunos ERP como los integrados o 360° incluyen funcionalidades de este tipo, que pueden incluir todo lo que una empresa para fabricar necesita o solo algunas funcionalidades.
Lo que estos ERP deben tener:
- Administración de inventarios de materias primas y productos terminados en tiempo real.
- Herramientas para planificar y coordinar la producción, incluyendo la gestión de la cadena de suministro.
- Integración con sistemas de control de calidad y gestión de la calidad.
- Capacidad de generar reportes y análisis que ayuden a tomar decisiones comerciales informadas.
- Integración con sistemas de contabilidad y finanzas.
Tipo de ERP para la fabricación o confección
- ERP 360° o integrado
- ERP híbrido
- ERP on-premises
¿Qué es Gael Cloud como ERP?
Gael Cloud es un ERP chileno para gestionar en 360°, integrado, cloud y web que además incluye la gestión de proyectos.
Es una solución centralizada para empresas pequeñas, medianas y grandes que es configurable para las necesidades del negocio.
Su principal atributo es entregar una visión panorámica de la empresa, con completa trazabilidad a pocos clics. Además, permite que todo tipo de usuarios y áreas de la organización trabajen ágilmente dentro de la plataforma.
Si necesitas gestionar proyectos, integrar tu organización en 360°, integrar ecommerce, gestión financiera, contabilidad y mucho más, Gael Cloud es el ERP perfecto para ti.
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Muy interesante. Los modelos de ERP SAP también son excelentes alternativas para las pequeñas y medianas empresas debido a que ofrecen la posibilidad de activación de módulos en la medida que van cambiando y creciendo las necesidades de las empresas, significando con esto un ahorro de costos. Interesante la información propuesta.