- Actualizado por Damián Harding
- enero 9, 2023
¿Gestionas proyectos? ¿Necesitas organizar mejor el trabajo de tu equipo? Te contamos aquí cómo un ERP te permite integrar el 360° de tu organización y controlar con mayor agilidad.
Damián Harding
En su mayoría, las empresas tienen muy claro si trabajan o no por proyectos, sin embargo, antes de comenzar este artículo prefiero despejar cualquier posible duda y alinear algunos criterios que te ayudarán más adelante con las 3 formas de identificar si tu empresa necesita un ERP para gestionar proyectos y coordinar el equipo.
Además, es importante que ejecutarlos sea una tarea compleja que te obligue a necesitar control y visión en detalle, que es lo que te permite lograr un ERP.
Índice
¿Cómo saber si tu empresa gestiona proyectos?
Si tu empresa vende servicios a otras empresas, a instituciones, al estado u organiza muchos responsables y actividades para poder prestar un servicio, es muy probable que trabaje por proyectos.
Con proyectos nos podemos referir a una diversidad de actividades, como:
- Organización de eventos o conciertos.
- Planificar y construir una obra vial o un edificio.
- Planificar y ejecutar una campaña para otras empresas, institución o el Estado.
- Fabricar e instalar equipamiento.
- Planificar e implementar un programa de capacitaciones.
- Hacer consultorías.
- Hacer un proyecto de desarrollo de software o aplicación.
- Muchos otros casos similares a los mencionados.
Entre las empresas que trabajan por proyectos podemos encontrar agencias de marketing y publicidad, agencias de comunicación, productoras de eventos y conciertos, empresas de ingeniería, constructoras, inmobiliarias, consultoras, fundaciones, empresas de desarrollo y tecnología, y la lista sigue y sigue.
Si tu empresa, además de trabajar por proyectos, involucra muchas personas del equipo con distintas responsabilidades, tareas y transacciones, es probable que necesite un sistema ERP para proyectos, que permita ordenar y agilizar el trabajo.
Ahora, ¿cómo asegurarte de saber si un ERP para gestión de proyectos es lo que necesitas?
Sigue leyendo para enterarte de las 3 señales .
Las 3 señales de que necesitas un ERP para gestión de proyectos
Primera señal: Vendes proyectos, tienes un equipo multidisciplinario con distintas responsabilidades y cuentas con procesos complejos
Las empresas que trabajan en base a proyectos proporcionan a sus empleados un trabajo muy variado, ningún día es como el anterior. Producto de esto, los mismos empleados se enfrentan a grandes retos:
- Los proyectos tienen muchos responsables para cada tipo de tarea.
- Implementar el proyecto tiene diversos costos y transacciones distintas, como lo es arrendar equipamiento o comprar insumos.
- Debe haber un control presupuestario que permita mantener los costos bajo control, para evitar perder rentabilidad en cada proyecto.
Además, todos los proveedores, materiales y métodos de trabajo deben estar coordinados perfectamente y esto es un trabajo muy difícil, sobre todo si no existen procesos claros ni una forma de mantener un registro de los avances.
La primera razón por la que necesitas todas estas coordinaciones es para mantener un buen margen de rentabilidad, ya que el proyecto suele ser vendido mucho antes de ser ejecutado, y esto implica la creación de un presupuesto antes de venderlo. Luego, deberá ser ejecutado según ese presupuesto para asegurar que estás teniendo un buen margen.
La segunda razón es que tienes que mantener un estándar de calidad, y esto solo es posible si las tareas, los plazos y los responsables están muy claros; además debe existir alguien que pueda encargarse de asegurar que todos estén cumpliendo con sus tareas, es decir, un jefe del proyecto -esto es independiente del cargo oficial que tenga en tu empresa-.
Por ejemplo, si la persona que lleva a cabo una parte importante de un evento (como arrendar la iluminación) se atrasa o falla en hacerlo, esto puede afectar a todo el proyecto dado que no contarás con lo necesario para ejecutarlo a tiempo. Esto afectará el costo si, por ejemplo, se tendrá que arrendar iluminación de emergencia. Además, impactará en la calidad del evento y en el resultado final para los clientes.
Si alguno de estos casos es el tuyo, ya tienes una señal de que necesitas un sistema ERP que integre la gestión de proyectos y coordine al equipo.
Segunda señal: Utilizas una combinación de múltiples plataformas para gestionar tus proyectos
Dado que cada empresa es distinta, usualmente sus formas de gestionar se acomodan a su realidad, para que puedan trabajar de la forma más natural posible.
Esto produce que la mayoría de las empresas elijan sistemas flexibles para poder llevar un control de sus proyectos. Para esto, la elección más inmediata y conocida es utilizar planillas de Excel, utilizando en paralelo un sistema de control financiero, como lo puede ser un software de finanzas, de contabilidad o un ERP.
Esto no es una mala práctica de por sí, Excel es una herramienta que entrega múltiples beneficios; sin embargo, debemos tener en cuenta que, si llevaremos información compleja y sensible, con muchas personas de tu equipo involucradas, Excel comienza a tener problemas y a producir inconsistencias.
¿Por qué?
Imagínate por un segundo hacer un presupuesto en Excel o Google Sheets, que esté alojado en la nube de forma colaborativa con un equipo de más de 10 personas. Aunque sea un presupuesto muy bien armado, con todas sus líneas y detalles, después tendrás que referenciar compras, facturas y ventas, asignar muchos responsables que además tendrán que traspasarse tareas. Además, tendrás que preocuparte que se esté gastando y vendiendo lo presupuestado.
Es una tarea titánica, manual y con pocas validaciones. Basta con ingresar un número de más para que nada cuadre.
Por otro lado, debes llevar el registro y control de las finanzas de la empresa y la contabilidad al mismo tiempo, para preocuparte que tu empresa completa esté siendo rentable.
Doble o triple digitación, alta probabilidad de error y análisis complejos.
¿Ves la locura que esto puede generar?
El trabajo de control del proyecto y el registro en tu sistema ERP se debe hacer constantemente. Esto mientras la empresa se va volviendo más grande y la tarea se va volviendo más difícil.
Ya te debes imaginar lo probable que es salirte de lo presupuestado, mientras tienes poca o nula visibilidad de cómo le está yendo a tu empresa.
Es una forma genial y muy eficiente de perder dinero sin saberlo.
La segunda forma manual de hacer esto (que muchos utilizan) es complementar un software para gestión de proyectos o tareas, que te permita gestionar presupuestos, asignar responsables y ejecutar un proyecto directamente.
Esta alternativa es muy intuitiva y fácil de implementar. Te permitirá tener un seguimiento en detalle de cada tarea y preocuparte que todo se esté ejecutando.
Suena bien, ¿no?
Tiene una pequeña trampa.
Estos sistemas no conversan con el resto de la organización y no tienen lógica contable o financiera. Por lo tanto, integrarlos y llevar registro automatizado de las transacciones será muy difícil.
Es decir, estás consiguiendo un Excel o un Google Sheets en esteroides, pero en el fondo, tendrás problemas similares y seguirás con tareas manuales, sujetas a errores.
El resultado es que no podrás ver cómo le está yendo a tu empresa en su totalidad y tendrás que registrar información dos veces. Primero en tu software para gestión de proyectos, y luego en tu sistema contable o financiero.
Tercera señal: Estás buscando integrar tus plataformas para centralizar todo en un ERP u otro sistema de gestión
Algunas empresas que trabajan por proyectos entienden rápidamente que necesitan un sistema más automatizado, sin embargo, la mayoría recurren a una alternativa más conveniente, pero muy difícil de lograr con éxito: las integraciones.
Existen muchos ERP, softwares contables y sistemas financieros que te permiten integrar con otras plataformas, lo que es genial para mantener todo en línea.
En el lado del sistema de gestión de proyectos podrás gestionar el trabajo de tu equipo, tus presupuestos y el seguimiento.
En el lado del ERP se irá registrando automáticamente la parte administrativa y contable.
Es el mundo perfecto, pero también tiene una trampa que te hará la vida algo más difícil.
El problema con el que la mayoría se encuentra es que un software de gestión de proyectos y un software financiero tienen lógicas distintas, por lo que no podrás traspasar la totalidad de la información de un lado al otro, perdiendo datos importantes en el camino.
Esto produce que pierdas trazabilidad, muchas veces no sabrás qué persona o proyecto está asociado a una compra o una venta, quién es la persona responsable, cuál era el costo presupuestado y mucho más.
Es decir, será muy difícil realizar análisis de costos, rentabilidad, realizar proyecciones, etcétera. Dado que tu información no está 100% relacionada.
Hemos visto el siguiente resultado en muchos clientes antes de adoptar un ERP especializado en la gestión de proyectos:
- Descargan la información de cada plataforma por separado a distintas planillas de Excel.
- Gastan muchas horas procesando, limpiando datos y relacionándolos.
- Realizan análisis en Excel.
- Si algo no cuadra, deben evaluar el motivo y comenzar el proceso desde el paso 1.
Es decir, el Excel ha vuelto a ser el principal centralizador de datos.
No quiero que con esto pienses que Excel es el enemigo, en lo absoluto. Es extremadamente útil como herramienta de trabajo para procesar datos y realizar análisis, pero debes tener en cuenta que no debería ser el centralizador de la información de tu empresa.
La mejor práctica para utilizar Excel, es que toda la información esté cuadrada y relacionada de antemano. Por lo que si quieres utilizarla para analizar, solo debas descargar datos y hacer tus cálculos, gráficos, etcétera.
Que tu Excel sea el centralizador tiene muchos riesgos, entre estos están:
- Falta de seguridad en la protección y resguardo de los datos.
- Difícil control de permisos de usuarios.
- Nulo control de duplicidad de información o manejo de errores.
- Información desactualizada, no en tiempo real, por lo que no tendrás alertas rápidas de problemas en la gestión de tu empresa.
- Procesos no automatizados, con registros y seguimiento manual.
- Prácticamente imposible mantener interconectada tu empresa, dado que tendrás que utilizar múltiples planillas e integrarlas.
- Y muchos más.
En cambio, este centralizador debería ser tu ERP, con todos tus datos limpios y con un alto nivel de correlación.
Además, tu ERP te permitirá realizar análisis rápidamente en la plataforma o bajarlos a Excel, para luego hacer tus análisis sin tener que perder cientos de horas limpiando información.
El ERP para gestión de proyectos
¿Existen formas de gestionar con ERP para empresas que trabajan por proyectos?
Integrar toda la gestión de la empresa e incluir la gestión de proyectos con un ERP es una tarea difícil y requiere de un sistema que sea parametrizable para la organización.
Para eso existe Gael Cloud, el ERP especializado en administración y gestión de proyectos.
Gael Cloud es una plataforma 360° que ha integrado la visión panorámica de la empresa, el control de la rentabilidad, todas las funcionalidades de registro y gestión de un ERP y la gestión de proyectos.
Además, es un sistema alojado en la nube y funciona a través de una interfaz 100% web, por lo que tus datos estarán seguros y serán accesibles desde cualquier lugar.
¿Qué te permitirá hacer?
- Control total sobre las finanzas de tus proyectos: podrás ver cuánto has presupuestado, puedes crear una cotización para un cliente con el margen que deseas obtener y controlar que estés ajustándote a lo que planificaste. Además, te permitirá hacer seguimiento de que todas las tareas se estén haciendo, con las personas que son responsables de realizarlas.
- Imputación de costos reales: podrás costear con alto nivel de detalle y prorratear costos a un proyecto, además de costear productos inventariados, productos fabricados, horas de tu personal, costear por área, negocio, empresa y mucho más.
- Análisis en tiempo real, con alto nivel de detalle y en pocos clics: podrás controlar tu rentabilidad desde lo más general a lo particular. Puedes analizar la empresa en su totalidad, analizar cada proyecto por separado, analizar una línea de negocio y un grupo de proyectos.
A modo de ejemplo: si quieres saber cómo te ha ido en un concierto, una campaña o una obra, podrás ver presupuestos, costos y gastos, además de las ventas. Por otro lado, también podrás ver cómo te ha ido en el año en todas las campañas de una categoría particular -como lo pueden ser, campañas de marketing digital.
Así mismo, puedes analizar con el nivel de detalle que quieras.
- Gestión documental organizada: podrás tener registro y seguimiento de todos los documentos recibidos y emitidos, internos y externos. Esto te permitirá vincular un dato numérico con un documento que lo respalda. Jamás perderás una factura, una boleta, un fondo que te hayan rendido, etcétera.
- Optimización de los procesos de gestión: será más fácil optimizar tus procesos, dado que tendrás una mayor visibilidad del paso a paso de cada flujo de trabajo y para cualquier área. Esto te permitirá identificar cuellos de botella y oportunidades para lograr tener procesos más eficientes.
- Mejora en la toma de decisiones: dado que tendrás tu empresa integrada de inicio a fin, con todas sus áreas y procesos, tendrás toda tu información en un solo lugar. Esto sumado a que tus procesos estarán registrados correctamente, con control de errores y una alta correlación podrás tener información de mayor calidad y fácil de analizar. Esto te permitirá tomar decisiones más informadas respecto a lo que pasa en tu empresa, que te ayudará a controlar con más libertad, según lo que tu cargo y tu negocio necesitan priorizar.
- Automatización de tareas y trabajo ágil: Gael Cloud permite que tus trabajadores realicen sus tareas acorde a flujos de trabajo establecidos dentro de la plataforma. Esto evita que existan agujeros de información y pasos sin realizar -sobre todo pasos importantes como lo son facturar, cobrar, etcétera-. Además, podrás utilizar la plataforma como espacio de trabajo para que se hagan traspasos de tareas automáticamente, para cumplir con el proceso más eficiente posible.
Si deseas controlar en 360° tu empresa y tener visión panorámica de cada área y proyecto, Gael Cloud será la herramienta indicada para ti.
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