Transformación digital y adaptación al cambio

Con una adecuada transformación digital y gestión del cambio en tu empresa y la habilidad de adaptación al cambio de sus trabajadores, se podrá enfrentar exitosamente la incertidumbre, pronósticos de crisis y disruptividad actual, cumpliendo las cambiantes demandas del consumidor, además de detectar oportunidades, hasta de formas inesperadas

Yanniela Angel

Directora de Comunicaciones en Gael Cloud

Para que tu empresa sobreviva y crezca ante la actual evolución acelerada de la tecnología y el amplio e inmediato acceso a información por parte del consumidor, deberá pasar por un proceso de transformación digital y los trabajadores deben contar con la habilidad de adaptación al cambio.

La transformación digital o digitalización de las empresas permite aprovechar las oportunidades que ofrece la tecnología para mejorar su eficiencia, reducir costos, aumentar la rentabilidad y expandirse. También permite conocer más a sus clientes a través de interacciones más efectivas, ya sea a través de una mejorada experiencia de usuario en línea, acceso a datos en tiempo real o a través de la automatización de procesos.

Por su parte, la adaptación al cambio es una habilidad individual crítica para asumir cualquier proceso de transformación y para el éxito de cualquier industria a largo plazo. Las empresas deben estar preparadas para asumir los cambios en el contexto, en la tecnología y en las tendencias del mercado.

Sin embargo, la transformación digital y la adaptación al cambio no son procesos fáciles, requieren de un gran esfuerzo y de recursos, tanto humanos como financieros. Por eso, como empresa deben estar dispuestos a invertir en tecnología y en el desarrollo de tus trabajadores para poder transformarse y adaptarse, lo que equivaldrá a su permanencia y crecimiento.

En este artículo te damos los pasos para la gestión del cambio organizacional y para solucionar la resistencia al cambio a nivel de equipo e individual.

Transformación digital de empresas

Debes considerar que la transformación digital es un reflejo de madurez de una empresa, que ha sido capaz de sofisticar sus procesos mediante la adopción de adecuadas soluciones tecnológicas, conectando las necesidades de sus trabajadores con herramientas que les permitan automatizar procesos repetidos, y también con los requerimientos de sus clientes, logrando más cercanía y accesibilidad a través de una presencia sólida en internet.

No importa la posición que tengas dentro de tu empresa, si eres un directivo, tomador de decisiones, senior, practicante, ejecutivo u operario, con sólo tener iniciativas ejecutables, puedes tener un rol de liderazgo a favor de la transformación y crecimiento de tu empresa.

Básicamente, incentivando a la transformación digital constante en tu organización te conviertes en el conductor del vehículo que lleva a las empresas hacia las nuevas vías que le permiten mayor rentabilidad, optimizar procesos, y tener y dar más valor.

Áreas de transformación digital

Para entender mejor la transformación digital, la podemos segmentar en las siguientes áreas:

Automatización: implica que las tareas repetitivas y preprogramadas puedan ser realizadas por máquinas o softwares. Actualmente, con la robótica existen dispositivos capaces de ejecutar tareas físicas, pero también con la robótica de software o automatización robótica de procesos (RPA), basada en robots de programas metafóricos u operadores de inteligencia artificial, se pueden lograr tareas repetitivas a nivel administrativo y comercial.
Conectividad en la nube: esta infraestructura permite acceso centralizado y on-demand a información y sistemas, lo que lleva a adaptarse rápidamente a las exigencias y priorizar en aquello que haga escalar el negocio.
ERP 360°: es el cerebro de cualquier empresa, ya que centraliza la información financiera, contable, de recursos humanos, manufactura, cadena de suministro, entre otras, y además permite la visión panorámica y profunda de cada proceso para una toma de decisiones a favor de mayor rentabilidad.
Base de datos y analíticas avanzadas: no es solo contar con los datos, sino que es importante que se puedan entender y acceder en tiempo real para una toma de decisiones rápida y segura.
Herramientas con IA y machine learning: con esta tecnología es posible que de esos datos se obtengan informes más precisos y accionables, que faciliten tener y ejecutar estrategias y planes, además de predicciones.
Internet de las cosas (IoT): optimizar el rendimiento y extender la vida útil de equipos y máquinas, es posible con esta tecnología, que detecta patrones, tendencias y hace correlaciones para hacer predicciones que permitan anticiparnos a mantenimientos o ajustes.

Adoptar tecnologías como estas, implican transformaciones también en lo cultural y lo que nadie te dirá: en la mentalidad de cada trabajador, a quienes se les debe invitar a pasar del miedo, desconocimiento y apego, hacia el poder, conocimiento, libertad y autocontrol.

Si aceptaste el desafío de implementar nuevos métodos o tecnología en tu empresa, es clave que además apliquen gestión del cambio para tener éxito y no perder la inversión.

Caso de transformación empresarial: IBM

Fundada en 1911 como la fusión de 4 empresas bajo el nombre CTR, comenzó produciendo máquinas de tarjetas para el control de acceso y horarios y hasta cortadoras automáticas de carne y queso. En 1924 cambiaron su nombre a IBM por International Business Machines, lo que reflejaba su nuevo foco comercial.

En los años 30 fue proveedor de la Alemania nazi, hasta que en 1941 rompieron relaciones por oposición a sus políticas racistas. Ese ha sido un hito que ha manchado la historia de la empresa. Ya durante la Segunda Guerra Mundial se dedicó a fabricar armamento convencional, pero para el bando de los aliados.

Apenas en 1944 comenzó a fabricar grandes computadoras, la primera fue Harvard Mark I, construida para la Armada de los Estados Unidos. En 1956, programaron un IBM 704 para jugar a las Damas y se cree que éste fue el precursor de la inteligencia artificial.

En 1960 empezó a dedicarse exclusivamente a la Informática, abandonando el resto de sus actividades. Fue tal el éxito de IBM a mediados de los años 60 que fue investigada por monopolio y enjuiciada desde 1969 hasta 1983, lo que tuvo gran impacto en las prácticas de la empresa.

En 1993 sufrió una pérdida de 8 mil millones de dólares, una de las mayores de la historia de las empresas de Estados Unidos. Esto trajo de afuera de la empresa al primer ejecutivo de alto nivel de su historia, quien inició su transformación a una empresa de servicios, reduciendo su dependencia económica de la venta de equipos. Esta estrategia se terminó de concretar en 2005, cuando se deshizo de su división de PC vendiéndola a la china Lenovo.

Más de 1 siglo después, y luego de muchos hitos de transformación, IBM incluye como sus invenciones más famosas el cajero automático, el disquete, el disco duro, la banda magnética, el modelo relacional, el código de barras, el sistema de reservas aéreas SABRE, la memoria RAM dinámica y el sistema de inteligencia artificial Watson, además alberga más patentes que ninguna otra empresa de tecnología de Estados Unidos, tiene 12 laboratorios de investigación y sus empleados han recibido cinco Premios Nobel, cuatro Premios Turing, nueve National Medals of Technology y cinco National Medals of Science.

En muchos casos de éxito de transformación empresarial han sido vitales para el éxito: un enfoque en la comunicación y la formación, y una estrategia concreta y robusta de gestión del cambio. Sólo así es posible implementar nuevos métodos y tecnologías y lograr resultados positivos en términos de productividad y satisfacción del empleado y clientes.

Gestión del cambio organizacional

Cualquier proceso que implique experimentar con nuevas ideas o cambios significativos en la forma en que las empresas y sus trabajadores operan, requiere que asumas riesgos, ya que no todos los cambios tendrán éxito. Sin embargo, mientras mayor buena voluntad y preparación tengan, hay mayor probabilidad de tener éxito a largo plazo.

Para ello deben estar dispuestos a invertir en tecnología y en el desarrollo de sus empleados para poder adaptarse. Aquí es donde entra la gestión del cambio, que como disciplina, se centra en la planificación y ejecución de transformaciones en una organización, para lograr una adaptación y adopción efectivos a los nuevos método y herramientas, que genere el mejoramiento de sus procesos y resultados.

Cuando se trata de implementar nuevas prácticas o tecnologías en el lugar de trabajo, es importante que tomes en cuenta que el cambio no es fácil para todos. Algunas personas pueden tener miedo al cambio o simplemente no estar acostumbradas a trabajar de una manera diferente. Es por eso que se debe tener una estrategia sólida de gestión del cambio.

Cómo aplicar la gestión del cambio

Ante la dificultad de que todos en la organización adopten los cambios de manera entusiasta y la amenaza de fracaso en el plan de transformación digital, es importante que consideres seriamente la implementación de una estrategia de gestión del cambio para facilitar esta transición y poder convertir el miedo, comodidad y desconocimiento en éxito.

A continuación, te presento algunos pasos claves para una gestión del cambio que incentive la adopción de nuevos métodos y tecnologías:

Informar oportunamente: entregar información clara, precisa y asimilable es vital ante el cambio de métodos o tecnologías, detallando sobre qué es eso que se implementará, cómo se implementará y cómo cambiará su forma de trabajar durante la implementación y después de implementado. Es ideal que este paso se haga con anticipación e indicando plazos para el inicio y marcha blanca.
Incluir y comunicar asertivamente: es importante que los trabajadores se sientan incluidos y que su opinión y experiencias sean tomadas en cuenta en las elecciones asociadas al proceso de transformación, abriendo espacios en los que puedan expresar sus dudas, ideas o preocupaciones.
Formar y capacitar: para que los trabajadores tengan confianza ante los nuevos métodos o tecnologías, deben ser instruidos adecuadamente, lo que implica entrega de material de apoyo en distintos formatos como manuales o instructivos, video tutoriales con pasos a pasos, documentos con las preguntas y respuestas más frecuentes, clases magistrales con expertos y hasta sesiones de entrenamiento grupales o tutorías prácticas uno a uno.
Gestionar la resistencia: que haya trabajadores que se resistan a adoptar el cambio o les cueste adaptarse a éste, ¡es normal!, ya sea porque tienen miedo a fracasar en sus responsabilidades mientras se dedican a acostumbrarse a lo nuevo o porque aún hay desconocimiento sobre cómo aplicar ese método o herramienta a sus labores. Para esto es de suma importancia evaluar las particularidades que permitan sobreponerse a las dudas, incompatibilidades o conflictos no detectados durante el proceso de planificación e implementación de la transformación digital.
Liderar y apoyar: los líderes de área y el equipo encargado del proyecto de transformación, deben ser el ejemplo a seguir, también quienes demuestren desde el inicio su compromiso con el cambio y quienes proporcionen el soporte e inspiración durante el proceso de implementación.
Monitorear, evaluar y ajustar: finalmente, hacer seguimiento constante de cómo progresa la adopción y adaptación al cambio, haciendo evaluaciones y midiendo los resultados para garantizar que se logren las metas propuestas. Sólo así se pueden detectar dificultades y abordarlas a tiempo.

Implementar una transformación organizacional con gestión del cambio no es un solo evento puntual con resultados inmediatos, sino que amerita de una estrategia sólida y progresiva, que requiere dedicación y esfuerzo por parte de todos en la empresa.

Es posible que desarrolles la habilidad de adaptación al cambio. El primer paso es aceptar que tienes resistencia y el segundo es empezar a cuestionarte ¿por qué tienes esa resistencia?, así identificarás esas creencias limitantes, que muy bien pueden estar basadas en evidencia o experiencia, pero que puede que no se apliquen a tu caso actual.

La habilidad de adaptación al cambio

Resiliencia, competitividad y capacidad de respuestas es lo requerido para sobrevivir ante el clima actual de incertidumbres y pronósticos de crisis, pero esas no son características intrínsecas de una empresa, sino que nacen de las personas que trabajan en ella.

Para adoptar transformaciones organizacionales con éxito, cada individuo debe romper hábitos, rutinas, creencias limitantes y tradiciones, pero casi siempre hay una barrera que permita hacer todo eso y lograr una implementación exitosa, llamada resistencia al cambio, que se empieza a caer cuando se conoce su origen.

Pero ¿qué es la resistencia al cambio?, pues es cualquier comportamiento que desacredite, demore o prevenga la implementación exitosa de una transformación organizacional. Principalmente, esta resistencia surge en las personas, pero también por empresas con procesos rígidos o con sistemas obsoletos.

Si usted es un líder que recibe ideas, propuestas o proyectos que apuntan a la transformación y los descarta o subestima, o eres un trabajador a quien le cuesta aceptar los cambios o adaptarte, es importante que sepas que es posible que desarrolles la habilidad de adaptación al cambio.

El primer paso es aceptar que tienes resistencia y el segundo es empezar a cuestionarte ¿por qué tienes esa resistencia?, así identificarás esas creencias limitantes, que muy bien pueden estar basadas en evidencia o experiencia, pero que puede que no se apliquen a tu caso actual.

Resistencia al cambio organizacional e individual

En esos casos en los que la adaptación al cambio no sea suficiente, hay que hacer gestión de la resistencia. Profundicemos en un paso a paso que podamos aplicar como individuo y también aplicable a equipos, para diluir esa resistencia, con la finalidad de avanzar hacia una flexibilidad racional que permita la adaptación a las transformaciones que experimentemos.

Aceptar que existe la resistencia al cambio, ya sea a nivel personal o de los trabajadores del equipo que lideras. Recuerda que la resistencia al cambio es normal y esperable, no se debe satanizar cuando suceda.
Indagar sobre el origen de la resistencia al cambio y plantear los siguientes cuestionamientos:
- ¿De dónde viene?
- ¿Cuáles son los argumentos que evitan la apertura al cambio?
- ¿Son argumentos que aplican a tu realidad actual?
- ¿Esos argumentos son veraces o falsos?
Identifica las dudas sobre el proceso de transformación. ¡Todas las dudas!. Haz una lista con ellas y busca las respuestas a esas dudas, dentro de tu organización con tus líderes, compañeros, investiga el escenario externo y si es posible él de la competencia.
Con la identificación de los argumentos que sostienen la resistencia, se debe hacer un diagnóstico sobre si tiene que ver con:
- Poco o nulo involucramiento en la decisión del cambio.
- Desconfianza, pesimismo o bajo entendimiento del propósito del cambio.
- Falta de información.
- Desconocimiento sobre cómo aplicar el cambio en su rol y tareas.
- Falta de apoyo o seguimiento de parte del liderazgo.
- Nula actualización o ajustes basados en las evaluaciones.
Después del paso anterior, se debe procurar el entendimiento para empatizar y abrirse a conversar. La meta es entender a profundidad en base a qué está construido el argumento que sostiene la resistencia, para luego evidenciar los aprendizajes que se han tenido en cuenta de experiencias anteriores como organización o trabajador en otras empresas y la actual, para luego contrastar esos datos con los de otros proyectos exitosos de similares características, además de observar datos objetivos, que faciliten dar más claridad y concretar.
Analiza sobre lo que esta transformación cambiará en tus procesos y compáralo con lo que actualmente haces. No escatimes y profundiza sin miedo hasta sobre qué es lo más difícil y qué es eso del cambio que te hace sentir vulnerable o débil, así como también en qué es lo más fácil y lo que empodera.
Haz un inventario de los recursos y fortalezas que ya se poseen y de los necesarios que se deben poner en práctica para la adaptación con éxito al cambio.
Arma un plan de acción simple de 3 a máximo 6 pasos, enfocado a diluir la resistencia al cambio, que sea simple y ejecutable, en el que sea evidente las tareas o rutinas que deben cambiar, ya sea para tu equipo de trabajo o para ti. Éste es el corazón del metaverso que es la gestión de resistencia dentro de la gestión del cambio. Teniendo identificado el argumento que origina la resistencia al cambio, podrás volver al paso dentro de gestión del cambio que falló para reforzarlo.
Ejecuta y sigue con tu gran plan de transformación, pero ahora con una mentalidad flexible y con creencias empoderantes sobre el cambio. No perder tiempo y ejecutar en concordancia con todo lo identificado y conversado, a favor de asumir y adoptar el cambio con éxito. Empezar con un paso y ser consistente avanzando a medida que se van conquistando nuevos espacios en esta evolución personal, grupal y empresarial.

Reconoce que todo gran cambio amerita ir aprendiendo, apóyate en tus líderes y compañeros de trabajo para compartir experiencias que enriquezcan el proceso de adaptación y les permitan ir ajustando hábitos.

Un último consejo, procura que lo que siempre ha estado en orden siga así y ojalá abarcar más en orden y claridad durante la transición, para poder asumir sin estrés cualquier imprevisto. Recuerda que adaptarte impactará en el logro de las metas de la empresa y te permitirá crecer profesionalmente, ¡todos ganan!.

Hay que tomar en cuenta que actualmente el saber manejar y en algunos casos dominar algunos softwares es muy valorado en el reclutamiento de talentos. De hecho, Linkedin, la más popular bolsa de trabajo en la actualidad, cuenta con la funcionalidad de mostrar tus conocimientos y aptitudes y relacionarlas con roles que hayas desempeñado, lo que incluye no sólo habilidades blandas, sino también manejo de softwares, pudiendo indicar su marca, por ejemplo: Microsoft Excel, Adobe Photoshop, Autocad, Hubspot, Gael Cloud, entre otros.

La belleza en toda transformación yace en que no tiene que suceder toda de una vez, por eso empieza cuanto antes para no quedarte rezagado ni estancado, pero mantén el foco en la visión, que no es más que creer en el resultado y mantener claras las prioridades. Y al ejecutar no vayas directo a correr el maratón, empieza dando la vuelta a la manzana.

Al igual que los componentes básicos de cualquier sistema, las tecnologías inteligentes están diseñadas para integrarse, escalar y evolucionar. Si tu empresa ya está entrando a la madurez, un buen punto de partida es con un ERP web con visión panorámica como Gael Cloud.

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