- Actualizado por Yanniela Angel
- enero 9, 2023
Si tu empresa ha aumentado sus ventas, ganancias, patrimonio, personal y catálogo de productos o servicios, debe adoptar soluciones tecnológicas que automaticen procesos, simplifique tareas y garantice comunicación de calidad
Florencia Couyoumdjian
Ayudo a gerentes y directores de empresas a tener información empresarial de manera más fácil | Periodista en Gael Cloud
Si tu empresa está experimentando crecimiento, proyectan crecer o simplemente están planificando expandirse, es importante que consideres que se requerirán de nuevas herramientas o software que ayuden a mantenerla en orden.
Si lo llevamos a un ejemplo simple, piensa que no usarías un par de zapatos 39 si tu talla subió a 40 y el pie sigue creciendo, ¿cierto?. Reflexionemos a profundidad: ¿por qué andarías con incomodidad y arriesgándote a los daños que podría generarte usar una talla más chica de la que realmente calzas?. Algo similar pasaría con tu empresa si no se implementan nuevas herramientas que apoyen e incentiven ese crecimiento.
Índice de contenidos
¿Qué significa que tu empresa esté creciendo?
Antes de continuar, primero detectemos si tu empresa está experimentando crecimiento, respondiendo las siguientes preguntas:
- ¿Han aumentado las ventas y ganancias?
- ¿Han obtenido nuevos ingresos?
- ¿El catálogo de productos y servicios es más grande?
- ¿La nómina de personal y colaboradores se ha multiplicado, así como las áreas y sub áreas?
- ¿Han crecido sus inversiones en infraestructura, adquisiciones y propiedades?
- ¿Cuentan con mayor patrimonio?
Si has respondido afirmativamente a la mayoría de esas preguntas, es porque afortunadamente tu empresa se ha montado en el tren del crecimiento. Y esperemos que nada te baje de ahí y que mas bien se acelere.
Cuando una empresa crece, también aumentan los desafíos y dificultades, la complejidad de los procesos y la generación, registro y flujo de información, que exige organizarse en tiempo real. Ante este panorama, la toma de decisiones resulta difícil si no se cuenta con las herramientas adecuadas.
Para evitar esas complejidades y problemas, recomendamos ir de la mano con soluciones tecnológicas que permitan automatizar procesos, simplificar las tareas y garantizar comunicación de calidad, tal como las que te presentamos a continuación.
Comunicación interna
El uso masivo de smartphones y el auge del trabajo en casa ha priorizado contar con comunicación asertiva y efectiva para el trabajo en equipo. Es así como confiar en WhatsApp ya no es una alternativa, tanto por temas legales como de bienestar y salud. Así que ya es hora de ocupar aplicaciones alternativas más completas con acceso web y móvil como las siguientes:
- Slack: ofrece espacios organizados por proyectos o áreas de trabajo; los archivos y mensajes están respaldados en la nube y cada colaborador puede personalizar cómo le llegan las notificaciones.
- Microsoft Teams: además de poder conversar a través del chat o por llamada de sólo voz o video, puedes compartir archivos, agendar reuniones y navegar fluidamente con otros productos de Microsoft. Sin embargo, resulta cerrada para gestionar reuniones con personas externas a la organización.
- Google Workspace: es una plataforma completa de colaboración que cuenta con email, chat, agenda de eventos y reuniones conectadas con links de videollamadas, además de todos los productos de Google.
- Discord: es un software de Voice Over Internet Protocol (VoIP) diseñado originalmente para la comunicación en tiempo real de gamers, pero que se ha extendido al entorno laboral de empresas con teletrabajo, permitiendo enviar notificaciones, fijar mensajes, crear canales, videollamadas, compartir pantalla y archivos.
Gestión de tareas y proyectos
Si tu empresa cuenta con más trabajadores, nuevos departamentos y procesos complejos, para evitar que la organización interna sea caótica, que se asignen labores ajenas a los cargos, mala formulación de tareas o instrucciones confusas, entonces será imprescindible una plataforma para gestionar proyectos y tareas que permita la colaboratividad y acceso a información relacionada. Con estas herramientas lo lograrás:
- Trello: es una herramienta de tareas sencilla y gratuita, donde puedes integrar diferentes plataformas como Drive, Gmail, Dropbox, entre otras.
- Asana: permite crear y gestionar listas de tareas que se pueden asignar a responsables y a proyectos, pudiendo registrar y visualizar su desarrollo en tiempo real a través de varias vistas, tipo calendario, lista y kanban, incluyendo metas, hitos y sumarios.
- Monday: permite la gestión de proyectos a través de tableros dentro de espacios de trabajo, que pueden ser personales o de equipo, que podrían tener interconexiones con aplicaciones externas, automatizaciones que permitan accionar tareas como envíos de emails al cumplirse cierta regla, notificar a distintos colaboradores o a uno mismo, agregar archivos, crear formularios y mucho más.
- Notion: es un organizador de tareas multiplataforma muy flexible, permite crear notas, documentos, wikis, agendas, dashboards, CRM, roadmaps y por supuesto gestionar proyectos y tareas.
CRM o Customer Relationship Management
Cuando tu empresa crece exponencialmente, también aumenta el volumen de clientes, lo que puede generar un problema en la gestión de tu embudo de ventas, ante la posibilidad de perder clientes potenciales y ventas cualificadas que pudiesen convertirse en oportunidades reales.
Con un CRM podrás mejorar la relación con tus clientes, ya que ofrece la oportunidad de crear una estrategia dirigida a responder sus necesidades oportunamente, lo que ayuda a que aumentes la conversión en ventas y fidelizar para más ventas.
Para que tu embudo de ventas sea eficiente, te recomiendo los siguientes softwares:
- Zoho: dentro de las soluciones que ofrece, está su CRM con el que tendrás la posibilidad de conectarte con tus clientes y prospectos en tiempo real por diversos canales. Cuenta con automatizaciones y personalización para tu empresa, además de capacitaciones e integraciones.
- Pipedrive: se configura a tu embudo de ventas con seguimiento de las comunicaciones y entregas periódicas de informes.
- Salesforce: podrás administrar tus contactos y oportunidades de venta, automatizar procesos y ver toda la información que necesites a través de una interfaz muy intuitiva, e incluso desde el celular.
- Hubspot: es un software completo para la gestión del inbound marketing, con varios módulos para el manejo de los distintos aspectos de las campañas.
Software contable y de facturación
Con tecnología podemos surfear fluidamente la ola del crecimiento empresarial, lo que también aplica para el área de administración y contabilidad, si es que aún realizan sus titánicas tareas en hojas de cálculo de Excel, debes saber que hay mejores herramientas.
Con un software de contabilidad y facturación electrónica se pueden simplificar procesos, permitiendo el registro contable y la organización de la información de forma centralizada, lo que permite tomar decisiones acertadas en el momento adecuado, evitar errores de digitación y tener mayor control del negocio.
Te recomendamos los siguientes softwares contables y de facturación electrónica integrados, para que el análisis del área financiera resulte más sencillo:
- Sage: este software contable respaldada toda la información en la nube, integra la facturación electrónica y la contabilidad, para facilitar la gestión de compras, ventas y declaraciones.
- Alegra: integra todas las herramientas para gestionar un negocio virtual o físico, con la posibilidad de emitir facturas , administrar gastos y unir diferentes aplicaciones.
- VisiónWin: agiliza las áreas de contabilidad y el flujo de caja en un software intuitivo y gratuito.
- Nubox: automatiza tu Libro de Remuneraciones Electrónico desde una plataforma de fácil acceso.
ERP o Enterpise Resource Planning
Si ya cuentas con todos los sistemas mencionados anteriormente pero por separado y no puedes ver el panorama general de tu empresa, es hora de integrar toda la data en un solo lugar con un Gestor de Recursos Empresariales o ERP, por las siglas de su nombre en inglés Enterprise Resource Planning.
Los ERP están diseñados para apoyar la administración y gestión de todos los recursos de una empresa, permitiendo registrar todos los detalles de sus operaciones, dando acceso a la información que se genere, con lo que permite la mejor toma de decisiones a favor de su rentabilidad y crecimiento.
En Gael Cloud contamos con un software ERP para empresas medianas y grandes que trabajan con proyectos, integramos la gestión de todas las áreas de tu empresa en un solo sistema, entregando detalles de manera completa e inmediata, además que se adapta a las variadas necesidades dentro de cada empresa y sus áreas, agilizando la colaboración entre equipos y sus colaboradores.
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