Caso de éxito productora de eventos

Actualizado por Damián Harding
24 de enero, 2023

Conoce la historia de la productora de eventos La Oreja, que pasó de estar en la quiebra a a crear su propio ERP, dando nacimiento a Gael Cloud, lo que le permitió llegar a ser una de las 5 productoras más exitosas de Chile.

Héctor Vergara Chávez

Content Manager

La Oreja es una productora de eventos con más de 20 años en el mercado, actualmente cuenta con una importante reputación en la gestión y producción de eventos de entretenimiento, sin embargo no siempre contó con el mismo prestigio. Es más, durante sus inicios, problemas de gestión provocaron que la organización se fuera a la quiebra.

Conversamos con su fundador y director corporativo, Eduardo Weise, quien relató cómo el ERP Gael Cloud resolvió la necesidad de solucionar sus problemas en la gestión de proyectos.

La Oreja

En sus 20 años de vida, La Oreja ha producido una innumerable cantidad de eventos musicales y de entretenimiento, entre los que destacan La Cumbre del Rock Chileno, Festival Vive Latino, Festivales Crush Power Music, conciertos de artistas nacionales e internacionales a la altura de Calle 13, Café Tacvba, Manu Chao, The Hives, Babasónicos, entre mucho otros.

Eduardo Weise, ex director de Sony Music, miembro activo del consejo directivo de los Latin Grammy y fundador de La Oreja, considera que la creación de una productora de eventos musicales era el camino lógico luego de trabajar por 9 años en la industria.

Proceso de gestión proyectos de La Oreja

El tipo de trabajo de la organización es básicamente el de cualquier productora de eventos: basado en la elaboración de proyectos. Esta metodología inicia con un proceso de evaluación en base a los prospectos, para luego analizar la presupuestación que analiza y busca la viabilidad de estos.

Una vez que se somete al análisis y se toma la decisión producir un evento por contrato, este se debe ejecutar en base a la gestión presupuestaria, considerando los gastos de producción.

En palabras de Eduardo, el proceso es algo así: ‘’voy a gastar un monto específico y generar un monto estimado, es por esto que el tema principal en el que se necesita ayuda en base a los proyectos es el control presupuestario y el control de los procesos, partiendo por las aprobaciones y siguiendo con el resto del flujo.’’

En este proceso, Gael Cloud significó una de las grandes soluciones para esta productora de eventos, puesto que la herramienta permitió gestionar de buena manera los gastos operacionales en base de los valores que se trabajan por cada proyecto.

Dificultades de la industria de producción de eventos

Debido a la dificultad en los procesos de gestión, La Oreja utilizó distintos sistemas de ERP, sin embargo ninguno logró responder las necesidades de gestionar proyectos, puesto que estos dependían de la información contable, lo que no entrega ninguna herramienta que permitiera controlar la rentabilidad en tiempo real. ‘’nunca sabía dónde estaba parado realmente, no tenía proceso de autorización, solamente herramientas de registro, de cosas hechas, información post procesos.’’

Este tipo de situaciones provocaba un desorden organizacional al punto que no había claridad de quien autorizaba compras y obligaba a pagar facturas sin saber a que correspondían, lo que en una productora de eventos puede significar no tener ganancias e incluso pérdidas por cada proyecto.

‘’No había un control de ningún tipo de proceso y las herramientas de la industria sólo registraban la información contable, eran un cacho. Dependíamos siempre del contador, que tenía la información siempre desfasada, eso junto con planillas Excel para tratar de tener una idea de dónde estabas’’.

La necesidad de un Software de gestión de proyectos integrado a un ERP y el nacimiento de Gael Cloud

Cuando Eduardo tenía que pagar cosas sin tener claridad de los costos, entendió que necesitaba con urgencia una plataforma que le permitiera ordenar las compras. ‘’Me decían que había que pagar estas cosas sin saber que era, porque ya se habían comprado y no tenía idea quién había autorizado las transacciones.’’

En esta etapa, la productora de eventos se fue a la quiebra. En palabras de su fundador, los motivos fueron los siguientes: ‘’No teníamos idea de nada, nuestra administración era un desastre, ninguno de los socios queríamos administrar y ninguno tenía idea de nada de lo que estaba pasando en la empresa, era muy difícil para mi saber donde estaba parado, y eso nos llevó al desastre.’’

De esta necesidad nació Gael Cloud, una plataforma ERP con la gestión de proyectos integrada, que inició como una herramienta solamente para ordenar los procesos de compra, la generación de órdenes, aprobaciones, asignaciones e imputaciones correctas. Todo esto teniendo una correlatividad de los montos trabajados.

‘’Gael comenzó como una solución netamente para la gestión. Básicamente se elaboró para tener un control de compras. Cualquier empresa que de pronto le aparece una carpeta con facturas por pagar y no tiene idea a qué corresponden los cobros, se tiene que dar cuenta que algo está mal.’’

Este tipo de situaciones son las que provocan un estancamiento de las empresas pequeñas, medianas y sobre todo en productoras de eventos. El desorden organizacional y el poco control que por parte de las administraciones son las aflicciones que dieron génesis a la consolidación de Gael Cloud.

‘’La peor sensación es esa, no tener ‘&@$#/°’ idea de dónde uno está parado. Porque la contabilidad te dice una cosa, pero está en manos de los contadores y ellos tienen el poder absoluto. Cambié cuatro contadores, tres ERP contables y nunca supe donde estaba parado.’’

Tiempo después se trabajó en integrar el área de presupuesto, que acompaña al módulo de compras, luego el flujo de tesorería, ventas y todas las áreas necesarias para transformar a Gael Cloud en lo que hoy es; una suite 360º especializada en la gestión de proyectos.

¿Para quién es Gael Cloud?

Si bien la plataforma funciona como un espacio de trabajo destinado para todos los integrantes de la organización, quienes más se ven beneficiados con el software son los gerentes de finanzas y gerentes generales, puesto que gracias a la herramienta tienen la información de los procesos ‘a dedo’. ‘’El hecho de registrar todos los procesos permite que el área de administración sepa exactamente qué está pasando y dónde.’’

‘’Con Gael Cloud puedo saber cuánto se ganó por proyecto, como están los flujos de dinero, cosas básicas que para mi son las que tienen más valor, sin necesidad de entrar a reportes contables. La idea es que cualquier usuario sea parte del proceso, el gran punto es que es un espacio de trabajo, no un sistema contable. Esa es la gran diferencia.’’

¿Qué se necesita para que una productora de eventos triunfe?

1. Organización

La mayoría de las organizaciones no cuentan con procesos de administración claros, la primera sugerencia es contar con un sistema que establezca los procesos de trabajo como lo hace Gael Cloud. ‘’Algunas empresas utilizan Excel impreso para aprobar el orden de compra, o se la mandan al cliente por mail, etc. Pero luego te das cuenta que es necesario digitalizar los procesos también. En Excel te equivocas en una fórmula y chao.’’

2. Entender que la industria es como cualquier otra

Por otro lado, es necesario entender que la industria de entretenimiento, junto con las productoras de eventos, son un negocio que tiene las mismas bases que cualquier otro; generar ganancias.

‘’Este es un negocio como cualquiera y está basado en dinero. Esto a veces se confunde porque la música, los artistas y el entretenimiento hacen que uno se maree, pero al final los números son los que hablan, por eso se necesita un buen control.’’

Hay momentos donde las empresas se dejan llevar por el lado más artístico. ‘’Se van en volada con quien contratan, porque les gusta el artista, o porque quieren sacarse la foto, sin necesariamente tener la espalda o la condiciones operativas para realizar la gestión del evento. La única diferencia con otros rubros es que hay más luces, pero no te puedes marear, muchas veces no pasó y nos va a seguir pasando, es parte del negocio.’’

¿Cómo es Gael Cloud hoy en día?

Luego de más de 15 años de trabajo y miles de horas para completar Gael Cloud, hoy por hoy es un ERP 360º, flexible para controlar organizaciones complejas.

‘’Gracias a La Oreja y a su trabajo diario hemos ido mejorando, ya que ha sido el conejillo de indias desde hace muchos años. Hemos pasado por todas las etapas. Al día de hoy la gestión de proyecto de La Oreja es totalmente prolija gracias a Gael, los únicos problemas que puede llegar a ver es por factores humanos, por no ingresar la información oportunamente.’’

Hoy Gael Cloud vive un proceso de posicionamiento en la industria, especializándose en administrar la rentabilidad de las empresas en 360°, a través de la gestión de proyectos, el control de información financiera y administrativa, y los flujos de procesos interconectados, asegurando la eficiencia y visión panorámica de las empresas.

Estas características permiten resolver de manera efectiva los grandes problemas de distintos tipos de industrias, tales como:

Agencias de Marketing y publicidad: Controla presupuestos por cada proyecto con tus clientes, controla tus costos, realiza seguimiento comercial de todos tus proyectos y agiliza la forma de trabajar de tu equipo. Podrás automatizar la facturación y la contabilidad con pocos clics.

Constructoras: Controla mejor el avance de cada obra, las finanzas y el trabajo de tu organización en un solo ERP. Podrás tener reportes dinámicos, verás estados de pagos y cobros, además de automatizar la gestión de personas.

Productoras de eventos: ¡El seguimiento de la ejecución de un evento es clave para cualquier productora! En Gael Cloud tendrás herramientas de gestión y proyección de presupuestos, asignación de responsables y permisos, envío de cotizaciones, compras y ventas, además de control de gestión en tiempo real para hacer un seguimiento de la ejecución de cada evento y su rentabilidad.

Consultoras: Gestiona con mayor eficiencia y orden cada proyecto con tus clientes. Asigna responsables, controla los gastos, prorratea mejor tus costos, imputa las remuneraciones de cada trabajador en los gastos y realiza seguimiento en tiempo real de la rentabilidad de cada proyecto.

ONG: Gestiona y rinde mejor tus fondos para que no te pases en un solo peso del presupuesto. Gracias al módulo de gestión presupuestaria, grillas dinámicas y herramientas como fondos por rendir podrás proyectar y controlar mejor, para regular tus niveles de gastos en tiempo real. Además, tendrás a mano las herramientas para auditorías y rendición de cuentas.

Empresas de proyectos de ingeniería: Controla mejor tus gastos y ventas en cada proyecto con tus clientes. Podrás individualizar gastos por obra, asignar responsables y mantener un control presupuestario con alto nivel de detalle, para generar cotizaciones y ventas con un mejor margen de ganancia.

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