Ignacio Schälchli
Key Account Manager Gael Cloud | Experto en consultoría de procesos y sistemas de gestión empresarial.
¡Te doy la bienvenida!
Si has llegado a este artículo, probablemente puedes haberte preguntado muchas veces qué es una factura electrónica, cómo se utiliza un sistema de facturación electrónica y cómo puedes implementarlo para tu empresa.
Yo mismo muchas veces me lo pregunté, pero al buscar información al respecto siempre me encontraba con explicaciones muy técnicas y poco prácticas, que me confundían aún más.
Por esto, hoy voy a explicarte de la manera más clara y simple posible qué es la facturación electrónica y cómo funciona, para que de esa manera puedas comprender al menos los aspectos básicos, y cómo puedes aplicarla para tu empresa.
Tabla de contenidos
¿Cómo hacer facturas electrónicas? ¿Qué necesitas para poder usarlas?
Primero que todo, la facturación es un conjunto de documentos (facturas, notas de crédito, guías de despacho, etc..), los cuales tienen legalidad jurídica y se usan para respaldar distintas operaciones de compra, venta, despachos y rectificaciones entre las distintas empresas, que interactúan entre sí.
Antiguamente, las facturas tenían que ser impresas, para luego ser foliadas y timbradas en una unidad del servicio de impuestos internos. De esta manera los documentos eran legalmente válidos.¿Qué empresas proveen facturación electrónica?
Solo un grupo de empresas que estén inscritas en el servicio de impuestos internos pueden proveer facturación electrónica, a estas se les llama «facturador electrónico de mercado» (no MiPyme).
En este enlace puedes encontrar la lista completa de proveedores de facturación electrónica, con las empresas que están inscritas para proveer el servicio.
Algunas, como Gael Cloud, te entregan un ERP integrado a la facturación, para que tengas todo vinculado. Podrás ver que somos de las empresas más antiguas en estar inscritas – desde el 2018 -.
¿Cómo se emite una factura electrónica actualmente?
La ley en Chile exige que este trámite se realice de forma digital, por lo tanto, en vez de timbrar o foliar cada factura, la validación se realiza a través de archivos virtuales conocidos como XML (Extensible Markup Language), los cuales incluyen el foliado (o timbrado). Estos archivos son los que se conocen como DTE: Documento tributario electrónico.
No te preocupes si esto parece complicado, no necesitas ser un experto en informática para usar un XML, solo necesitas el sistema de facturación adecuado. De todas formas, te lo explicaré todo detalladamente más adelante.
Si aún así, no sabes cómo hacer una factura electrónica, en Gael Cloud lo solucionamos junto a todas las herramientas que necesitas para tu empresa, puedes contactarnos aquí.
Como venía diciendo, estos archivos contienen toda la información sobre quién emitió un documento, su destinatario, glosas de detalles con sus respectivos montos unitarios, el IVA, y el monto final.
Luego de ser validados, los archivos son enviados al receptor (la empresa cliente), específicamente a su casilla de intercambio entre contribuyentes. Esta es una bandeja de correo de recepción que recibe los XML. Esto también lo explicaré con más detalle un poco más adelante, ahora me adentrare en lo básico de una factura electrónica.
¿Qué necesitas antes de comenzar a usar una factura electrónica?
- Iniciación de actividades: Puede parecer muy obvio, pero es clave haber realizado la iniciación de actividades en el SII, declarando que se comenzó cualquier tipo de negocio o labor que pudiera generar impuestos sobre las rentas de primera o segunda categoría.
- Certificado digital: Es básicamente un fichero que está firmado electrónicamente, asociado a un RUT de una persona y con una clave. Este autentica que el emisor puede realizar una factura electrónica en la empresa. Debe ser adquirido en empresas como ACEPTA, e-certchile y otras.
- Inscribirte como facturador electrónico: Este trámite se realiza en el Servicio de impuestos internos. Si quieres puedes revisar aquí la guía de SII.
- Timbraje o foliado (CAF o código de asignación de folios): Si continúas con la plataforma gratuita del SII (MIPYME) esto se hace automáticamente. En cambio, si usas otra plataforma de mercado, tendrás que cargar los folios. Más adelante te explico cómo se realiza esto.
Luego de estos 4 pasos, podrás facturar automáticamente con el portal MIPYME (el servicio de facturas electrónicas del SII).
La ventaja del portal MIPYME es que no necesitas mucho más para poder facturar electrónicamente (como foliar, que los explicaré más adelante), y algún otro conocimiento básico. Sin embargo, si tus ventas comienzan a escalar, o tus operaciones se vuelven más complicadas, tendrás mucho trabajo extra: Doble digitación, información no integrada a tu administración, replicar los datos de tus facturas en varios lugares, tendrás que manejar tus datos de facturación con planillas Excel, etc.
Por esto, si comienzas a crecer, te recomendamos que utilices un sistema de facturación electrónica de mercado como el de Gael Cloud.
Antes de continuar explicándote conceptos más complicados, quisiera explicarte algunos conceptos básicos que debes comprender para poder ser un crack de la facturación electrónica.
- Factura electrónica: Es el clásico documento que una empresa emite hacia otra al momento de efectuar una venta de algún bien y servicio, y al mismo tiempo respalda legalmente esta operación
Este documento está afecto a IVA. Por un lado, quien lo emite generará IVA débito, y quién lo recibe generará IVA crédito. Al emitir o recibir esta factura, automáticamente esta quedará en tu RCV (Registro de compras y ventas) del período, que corresponde al mes del año en el que se llevó a cabo esta operación.
- DTE: Significa documento tributario electrónico, y es, en efecto, un documento virtual que tiene validez legal para respaldar operaciones de compra y venta entre distintos contribuyentes.
- Factura electrónica exenta: Este documento, al igual que el anterior, se emite al prestar algún servicio hacia otro contribuyente, con la diferencia de que esta factura no se encuentra afecta a IVA. Este tipo de documentos están sujetos generalmente a actividades de asesoría, consultoría, y servicios profesionales en general. Los cuales no presentan valor agregado.
- Nota de crédito electrónica: Es el documento mediante el cual puedes anular una factura, o bien anular una porción de ella (una parte del monto total), de manera que también rectifique el IVA asociado a esta, en el caso de una factura afecta. Este documento también permite hacer correcciones de textos tales como glosas, razón social, dirección, etc.
- Nota de débito: Este documento te permite anular una nota de crédito, o bien, subir montos a una factura ya emitida. En el caso de sumar montos a una factura afecta mediante este documento, también se rectificará el IVA asociado.
- Guía de despacho electrónica: Este documento se utiliza para justificar el transporte de mercaderías desde un punto hacia otro, y también respalda que se haya hecho efectiva la entrega de dichas mercaderías. También a través de una guía de despacho se puede acreditar la legalidad de la carga transportada.
- RCV o Registro de compras y ventas: Es un registro (valga la redundancia) electrónico mediante el cual quedan suscritos todos los documentos tributarios tanto emitidos como recibidos. Dicho registro queda agrupado por período, lo cual corresponde a cada mes de cada año. Este proceso reemplaza lo que anteriormente se conocía como Libro de Compra y Venta, el cual se presentaba mes a mes en el Servicio de Impuestos Internos.
- Casilla de intercambio entre contribuyentes: Es una casilla de correo, a la cual llegan los documentos tributarios (archivos XML). Los sistemas de facturación electrónica van leyendo esta casilla, y al detectar los archivos XML los disponibiliza en tu sistema de facturación para que puedas recibirlos.
¿Cómo funciona un sistema de factura electrónica?
Ahora que conoces algunos términos clave déjame explicarte cómo funcionan los procesos de emisión y recepción electrónica de estos documentos tributarios, y las fechas implicadas en todo esto dentro de un sistema de facturación electrónica.
Primero que todo, existen dos tipos de sistemas de facturación electrónica, los cuales son:
- Sistema de factura electrónica gratuito del SII: También conocido como Mipyme. Es un sistema que funciona dentro del portal del Servicio de Impuestos internos, y que es el punto de partida de todo facturador electrónico. Este sistema está diseñado principalmente para PYMES y empresas relativamente nuevas para que estas puedan tanto emitir como recibir sus respectivos documentos tributarios sin ningún costo asociado.
- Sistema de factura electrónica de mercado: Es el tipo de sistema de facturación, el cual ha sido desarrollado por alguna empresa de software especializada en estos temas. Cabe destacar que, en caso de convertirse en un contribuyente con una alta facturación, el SII eventualmente te podría obligar a tomar un sistema de facturación de mercado.
Cabe destacar que un sistema de facturación de mercado requiere algunos trámites adicionales, como el timbrado o foliado de tus facturas, lo que irá dentro de tu documento en XML. El timbrado se solicita directamente en el portal online del Servicio de Impuestos internos (donde dice “timbraje electrónico”). con previa validación mediante el certificado digital que compraste para poder comenzar a facturar.
Este foliado digital permite agilizar los tiempos, al no tener que ir de manera presencial a validar los documentos para su posterior emisión. Esto es lo que se conoce como CAF (código de autorización de folios).
Generalmente, los sistemas de facturación de mercado son parte de una solución integral para la gestión y administración de empresas (ERP o sistemas de gestión). Sin embargo, también existen sistemas dedicados únicamente a lo que es facturación, que siempre deben estar integrados a la plataforma de SII.
Carga de Folios en tu sistema de facturación de mercado: A diferencia del sistema gratuito del SII (MIPYME), donde los folios se cargan automáticamente, en los sistemas de mercado eres tú el que debe preocuparse de hacer la carga de folios, además de anularlos en el caso de que no se hayan utilizado en un rango de seis meses (Resolución exenta N° 58 del SII).
¿Qué es lo que hace un sistema de facturación electrónica de mercado?
En esta interfaz, el sistema recogerá los datos digitados para convertirlo en un archivo electrónico o DTE (XML) para su emisión. Este archivo electrónico es la factura electrónica que se enviará a tu cliente.
Algunos sistemas para facturar electrónicamente, como el de Gael Cloud, no requieren mucha digitación ya que están integradas con SII para recuperar todos los datos del cliente al que le deseas facturar.
Una vez que se emite esta factura va al portal del SII para que esta sea validada. Dentro de validación, se verifica que el esquema de los datos sea coherente con el estándar del SII, junto con el contenido de la factura. Una vez validado esto por el SII, la factura va hacia la casilla de intercambio entre contribuyentes del destinatario, para que este pueda recibirla en su sistema de facturación. En caso de no ser una factura válida, el SII la rechazará, por lo que no llegará al cliente y se deberá realizar nuevamente.
Cuando emites un documento de manera electrónica, siempre recibirás un correo de respuesta por parte del SII, indicando el resultado de ese envío. En caso de que la respuesta sea positiva, tu factura electrónica ya es completamente válida 👍.
Por otro lado, en caso de que la respuesta indique que el SII ha rechazado el documento, te indicará el motivo por cual ha sido rechazado.
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Fechas relevantes para la facturación
Algo que nunca debes pasar por alto son las fechas en facturación electrónica. Para esto, hay 3 fechas relevantes que debes conocer:
- Fecha del documento: Es la fecha que indica cuándo fue emitido el documento en cuestión, desde un sistema de facturas electrónicas.
- Fecha de recepción en SII: Esta es la fecha en la que el documento fue recibido y validado por el SII, y es a contar de esta fecha, en la que corren los ocho días para poder recibir o rechazar un documento.
- Fecha de acuse de recibo: Es la fecha en la que dicha factura electrónica fue visada y recepcionada por el destinatario antes de los ocho días. Además, esta fecha determinará a qué periodo tributario corresponderá el IVA crédito generado por su recepción. En caso de dejar pasar los ocho días, el IVA crédito corresponderá al periodo en el que se cumplió el octavo día.
Esto es muy relevante, ya que una vez que te llega un documento, tienes 8 días para recibirlo o rechazarlo. Una vez transcurrido estos ocho días, el documento quedará como “irreparablemente aceptado”, y la única manera de rechazar la factura es pidiendo una nota de crédito a quién lo emitió. Esto anularía el documento, pero suele ser bastante engorroso de conseguir.
4 claves para facturar electrónicamente sin dificultades
Ahora que ya conocemos cómo funciona un sistema de facturación electrónica, te daré algunos tips de buenas prácticas que te serán útiles y te ayudarán a mantener un orden.
1.-Un sistema de facturas electrónicas sí o sí debe estar integrado con el SII (Servicio de Impuestos Internos)
De lo contrario, solo es un sistema de registro de facturas, no un sistema de facturación electrónica.
Por lo tanto, si estás evaluando un sistema de facturación, es recomendable que pidas una demostración para estar seguro de que el sistema cumple con estas condiciones, y posee las integraciones para interactuar con el SII.
2.- Antes de enviar el documento al cliente, debe ser válido ante el SII.
Un sistema de facturación electrónica siempre debe validar las facturas primero en el SII . Solo después que sea aceptada podrá ser enviada a la casilla de intercambio entre contribuyentes del destinatario. Si no, el documento no será válido legalmente.
Muchos sistemas de gestión o facturación electrónica hacen justamente lo contrario, antes de validar el documento en el SII, lo envían a la casilla de intercambio entre contribuyentes, para luego validar. Te recomendamos que evites estos sistemas, ya que pueden producir más trabajo, teniendo que entrar al SII para ver tu registro de facturas (registro de compra y ventas o RCV) y cruzar tus datos, para evitar pagar facturas no válidas
De todas formas, siempre es aconsejable cotejar los documentos de tu sistema de facturación electrónica con tu RCV en el portal del SII, es una buena práctica para evitar errores. Algunas veces puede ocurrir que un documento está en tu sistema de facturación, pero al entrar a tu portal del SII, específicamente al RCV, no está. Este riesgo se reduce con un sistema de facturación que valida antes de enviar a la casilla de intercambio.
3.- Aclarar con tu proveedor o cliente, que solo se pagarán las facturas que llegan en XML a la casilla de intercambio entre contribuyentes.
¿Qué significa esto?
Puede ocurrir que no ves un determinado documento en tu sistema de facturación, pero sí lo ves en tu RCV.
Esto puede ocurrir porque algunos sistemas pueden enviar el documento a validar al SII, pero luego este no es enviado a la casilla de intercambio entre contribuyentes. En este caso estamos hablando de un documento legalmente válido, pero que este no te fue enviado a tu casilla o a la casilla del cliente, y por eso tu sistema de facturación o el de tu cliente no lo mostrará.
Ante esto siempre debes exigir a tu proveedor que envíe el documento (XML) a tu casilla de intercambio, de modo que le puedas dar recepción en tu sistema.
Como mencionamos anteriormente, siempre debe quedar en claro a que el documento en cuestión será pagado si y sólo si dicho XML es enviado a la casilla respectiva para que puedas tener todo en orden. Si no llega, debe ser enviado nuevamente hasta que llegue a dicha casilla.
4.- Siempre revisar y dar acuso de recibo de los documentos emitidos por tus proveedores.
Si recibes una factura electronica de un proveedor a tu sistema de facturación, es una buena práctica siempre revisarlos y dar acuse de recibo de los documentos, o bien rechazarlos de ser necesario (recuerda no dejar pasar los ocho días).
Existe la mala costumbre de siempre dejar pasar ocho días para que la factura se acepte automáticamente. Como mencioné anteriormente, esto conlleva el riesgo de que los documentos no correspondan, o que fueron mal facturados y queden irreparablemente aceptados. Recuerda que solicitar notas de crédito es tremendamente engorroso, y es la única forma de que la factura electrónica sea anulada si ya fue aceptada. O peor aún, podrías resultar víctima de una estafa.
Espero que sigas mis consejos y no tengas que llamar a Saul para que te ayude.
¿Cómo resolvemos la facturación en Gael Cloud?
- Somos una solución integral para tu empresa, por lo que no solo tendrás un sistema de facturación electrónica, sino que un sistema completo de gestión empresarial (ERP) que permite que tengas toda la administración de tu empresa en 1 solo sistema.
- Reducimos la digitación y aceleramos el proceso de facturación. Todos los datos de tus proveedores o clientes ya estarán en Gael, o se consultan directamente en SII para que no tengas que digitarlos al comenzar el proceso de venta, hasta la factura y pago.
- Comenzamos el registro de la compra o la venta desde donde realmente comienza, una solicitud de compra o una cotización (o una nota de venta), por lo que tendrás completa trazabilidad de todas las acciones que se generaron mediante estos proceso, y podrás tener procedimientos más controlados y eficientes.
Compra con factura electrónica
En el caso de una compra, una factura tiene todo un ciclo desde la solicitud de compra, a la factura y finalmente el pago. Por esto, termina siendo parte de un proceso de gestión integral, con un ciclo de vida.
Esto nos permitirá poder ver la trazabilidad de la operación, incluso de aquellos momentos anteriores a la factura, de modo que siempre podrás tener certeza de toda la historia de la factura que estás recibiendo.
Básicamente una factura de compra nace de forma automática luego de la autorización de una compra. En Gael a esto lo llamamos “Pendiente de factura”.
Una vez que dicha factura entre al sistema de facturación puede ser vinculada fácilmente a la compra en cuestión. Esto ayuda a tener todos los procesos de gestión bien alineados. Además, siempre podrás identificar de manera rápida las tres fechas antes mencionadas (fecha de documento, recibo y acuso de recibo), que existen en facturación electrónica.
Por otra parte, siempre podrás ver que es lo que ha ido llegando a tu casilla de intercambio, de modo que, mediante algunas funciones, podrás validar dichos documentos, y estar seguro de que todo documento será legalmente válido.
Venta con factura electrónica
En el caso de factura de venta, esta también tiene un ciclo de vida que parte con una nota de venta, con todo un proceso de venta, con condiciones comerciales de pago.
En este caso, cada venta visada y autorizada en Gael Cloud genera un pendiente de factura por emitir y que se vincula a la venta misma, por lo que podrás ver todo el proceso de la operación, pre y post factura.
Al momento de emitir un documento de venta en Gael Cloud, este siempre primero que todo, se validará en el SII, y una vez validado el documento, irá a la casilla de intercambio de tu cliente, teniendo por seguro de que el proceso de facturación siempre cumplirá con las buenas prácticas de la facturación electrónica.
Espero que este artículo resolviera todas tus dudas respecto a facturación electrónica, y que te haya ayudado a comprender como funciona este gran mundo.
Para cualquier consulta contáctanos o visita nuestra página web en https://gael.cloud y conoce todas las herramientas que tenemos para ofrecerte.
¡Nos vemos pronto!
