Damián Harding
En Gael nos preocupamos de estar en mejora continua, implementando constantemente todas las funcionalidades que son necesarias para la gestión en 360° de cualquier empresa mediana o grande.
Por esto, les queremos presentar las nuevas funcionalidades que tenemos disponibles para todos nuestros usuarios de Gael y que podrás disfrutar si decides trabajar con nosotros.
¿Todavía no conoces Gael Cloud? Visita nuestro sitio web.
Índice de nuevas funcionalidades
Resultados por unidad de control
¿Qué es una Unidad de Control en Gael?
Es la unidad básica de agrupación para la administración de cada empresa. Permite la gestión del ciclo de vida de cada proceso y resultados de proyectos, clientes, presupuestos, costos, sucursales y más.
¿Por qué es tan importante?
Permite que cualquier negocio sea capaz de ver los resultados de cada proyecto, cliente o cualquier unidad de control que sea relevante.
De esta forma se puede medir la rentabilidad, resultados y costos de cada componente del negocio, y cuánto impacta en la empresa finalmente.
Por esto es que implementamos esta mejora en Gael. Ahora tienes toda la información a la mano.
No está de más mencionar que una buena gestión necesita de una medición excelente. Si quieres comprometer a todas las áreas de tu empresa, esta funcionalidad es para tu empresa, con ella más personas se podrán sentir partícipes si les retribuyes sus resultados.
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¿Cómo se ve en Gael Gestión?
1-. Ingresando al módulo Unidades de Control.
2.- Ingresar a la pestaña Detalles, situada arriba a la izquierda.
Luego, marcada con un recuadro rojo en la imagen, está las diferentes acciones u objetos que se le pueden imputar a la unidad de control
- Tareas
- Salud (próximamente)
- Orden de Compra
- Notas de Ventas
- Documentos
- Presupuestos
- Cotizaciones
- Pagos
- Cobros
- Fondos por Rendir
- Comprobantes Contables
- Por último resumen del resultado de la misma
4.- Por ejemplo si quieres ver el resumen de una unidad de control determinada. Entonces debes seleccionar la unidad de control y el botón Sigma (sumatoria) en el filtro superior:
Con esta visualización de los datos, podrás tener un panorama más claro de cómo han sido los resultados, sea por proyecto, cliente o la unidad de control que hayas definido.
Todo esto sin tener que hacer malabares exportando a Excel, haciendo tablas dinámicas o pidiendo reportes para cada caso que quieras analizar.
Tareas y transacciones automáticas
¿Olvidas pagar a tiempo la tarjeta de crédito? ¿Todos los meses debes hacer la misma Orden de Compra por concepto de Arriendo? ¿Tu equipo suele atrasarse con el informe trimestral de desempeño? ¿Sientes que tu equipo necesita más orden en sus tareas a realizar?
Eso ya no es problema con las nuevas funcionalidades del módulo de Automatizaciones. Estas herramientas te permitirán crear transacciones de manera programada, generar tareas periódicas para ti y tu equipo, y muchas cosas más.
¿Por qué es importante automatizar tareas y transacciones?
Ahorrar tiempo día a día y mantener un flujo eficiente de trabajo es clave. Los trabajos exigen cada vez más y se hace necesario tener un rol multitareas. Por esto, automatizar es una de las grandes necesidades de la optimización laboral.
El concepto es muy simple: cualquier transacción que se realice de forma recurrente (notas de venta, órdenes de compra, etc.) puede ser automatizada.
Por ejemplo: Arriendos, o compras de Clientes que sabes que serán iguales por un tiempo definido.
De la misma forma, cualquier tarea clave que personas de tu equipo deban realizar sin fallar, y que deben cumplirse a tiempo, pueden ser distribuidas rápidamente.
¿Cómo se hacen las tareas automáticas en Gael Gestión?
Esta funcionalidad de Gael te ayudará a que las transacciones se ejecuten automáticamente, siempre por períodos y montos iguales. Para estos casos, ya no tendrás que realizar las notas a mano.
Importante: Es necesario que la transacción siempre sea por exactamente el mismo monto, para cada período que se quiera automatizar.
Pasos:
1-. Ingresa al módulo de Automatización.
2.- Selecciona Transacciones del menú de la izquierda. Verás la grilla donde estarán las transacciones automáticas ya creadas. Si no hay ninguna, puedes crear una en el botón Nuevo + luego seleccionar Transacciones programadas. Luego tienes que escoger la transacción que quieres automatizar: Compra, Egreso, Venta, Ingreso.
Para este ejemplo mostraremos cómo hacer una Venta automática:
- Debes asignar nombre a la transacción.
- Debes seleccionar la periodicidad (que es selección múltiple): Donde debes elegir uno de estos: Cada Semana, Cada Mes, último día del mes o Fechas del año. Y luego especificar el día de la semana, del mes o del año.
- Finalmente, en la pestaña principal debes completar los datos como si fuese cualquier nota de venta.
4. En la pestaña detalles, completas los detalles de la Nota de Venta como lo harías en una normalmente.
- En la pestaña Acciones, Seleccionamos el estado en que va a crearse la Nota de venta (desde sin emitir hasta autorizado).
- En el botón autorizadores, elegimos quién va a dar Visto bueno y quién es el Autorizador.
- Finalmente, debes hacer clic en el botón Validar para corroborar que se puede hacer automatizable esta Nota de venta.
- Debes activarla para que comience el proceso de automatización.
Finalmente, todas las automatizaciones se pueden observar y ver estado «Activo» o «No activo» en el módulo de Automatización.
Si deseas saber más sobre automatizaciones, te invitamos a visitar esta entrada en el portal de ayuda.
Automatizar la creación de Compras a partir de la recepción de una Factura
Sabemos que todos los meses recibes una factura de la luz, el internet y el agua, y que no quieres hacer una orden de compra para ese tipo de gastos. Se pierde mucho tiempo por concepto de traspasar los datos, que ya vienen incluidos en la factura. Por eso creamos una nueva herramienta: Compras Automáticas.
¿Cómo se hace la compra automática en Gael Gestión?
Pasos para realizar una compra automática
Importante: La compra automática no se gatilla para todas los documentos recibidos, se debe parametrizar, lo que entregará los límites entre las compras automáticas y las que se recibirán de la forma tradicional.
1-. Ingresa al módulo de Automatización.
2.- Selecciona Auto Compras en el menú de la izquierda.
3.- Encontrarás la grilla de todas las Auto Compras. Podrás editar las existentes y/o desactivarlas. Para crear una nueva presiona en el botón Nuevo + y selecciona Compra Automática.
4.- Luego se abrirá la parametrización de la compra automática donde deberás completar los datos tradicionales como Unidad de Control y Proveedor.
Podrás ver:
- El Status de la Orden de Compra: Sin emitir, visto bueno, autorizado
- Tope Autorizado: Valor máximo del DTE para que se gatille la creación automática de la orden de compra
- VoBo Por: Dador de Visto Bueno que quedará por defecto al crearse automáticamente.
- Autorizado Por: Autorizador por defecto que se asignará al crearse automáticamente.
5.- Luego en la parte superior se agrega el nombre deseado. En el botón Autorizadores, seleccionaremos a los que darán Visto Bueno (opcional) y Autorizadores.
6.- Finalmente presionamos el botón validar, para verificar que todos los datos estén correctos y que sea posible automatizar.
7.- Hecho todo eso, podremos activar o desactivar esta automatización con el botón Activa. También se ve en la grilla los que están activos y los que no.
Si quieres saber más de estas funciones, visita esta entrada en nuestro portal de ayuda.
Nuevo estado en Tesorería: Incobrables
Seguramente te ha pasado: en tesorería, no tienes una vista 100% limpia porque hay algún cliente que no te paga hace meses y ya no puedes hacer más gestión para que te pague.
Por eso, sobre el estado «cobrado» en el ciclo de vida, hemos incluido el estado «incobrable«, para que tengas una mejor claridad en la gestión de tus flujos. Importante: si usas contabilidad automática, debes configurar una nueva regla para que dicho movimiento se contabilice correctamente.
¿Cómo se ve hace la gestión de incobrables en Gael Gestión?
En Gael puedes registrar tanto cobros como pagos incobrables. Para esto contamos con un ciclo de vida de cada compra y venta, que te permitirá registrar un cobro o pago como incobrable.
Para ver esto en detalle te invitamos a leer el artículo completo de incobrables aquí.
Además, tenemos muchas más funcionalidades que puedes ver en nuestro sitio web.
¡Te esperamos!
