Aunque seas organizado con tu trabajo ¿no has sentido que te cuesta concentrarte y avanzar con alguna tarea o proyecto? Si aún no logras una óptima gestión del tiempo, sobre todo cuando estás modo multitasking, te distraes bastante y terminas procastinando o incluso tienes dificultades para poner límites de tiempo, el método pomodoro puede ser una solución que impulsará tu productividad.
Daniella Tudela
Establecer fechas límites para entregar o cerrar tareas y proyectos resulta en una técnica que garantiza el logro de objetivos, pero a su vez genera presión, estrés y hasta ansiedad cuando no se registra algún avance y se acerca el temido deadline. Para evitar el desgaste mental, emocional y hasta físico que pueda afectarnos ante circunstancias como esas, te presento un tomate que te ayuda a gestionar de forma productiva tu tiempo y dándote además espacios de descanso.
¿Qué es el método pomodoro?
El método pomodoro es una técnica para aprender a gestionar el tiempo dedicado a una tarea, en el que se deben cumplir ciclos de 25 minutos de enfoque y productividad seguidos de 5 minutos de descanso, a estos intervalos se les conoce como pomodoros. Cuando se completen 4 pomodoros consecutivos, se debe hacer una pausa de descanso de 15 a 30 minutos .
En pocas palabras, pomodoro es una herramienta para mejorar la productividad, puede ser de uso personal o para el equipo de trabajo. La creó Francesco Cirillo, un ingeniero informático, en sus años universitarios, inspirado en su reloj de cocina que tenía forma de tomate (en italiano es pomodoro).
¿Cómo aplicar gestión del tiempo con pomodoro?
Este método se divide en los siguientes pasos que detallamos a continuación:
1.Tener claro qué harás
Debes definir qué tarea, proyecto, actividad o incluso qué tema deseas estudiar o investigar, idealmente debe ser algo en lo que realmente necesitas ser productivo y requieras concentrarte exclusivamente, para evitar llegar a la fecha límite con estrés.
También puedes crear una lista de tareas pendientes, para tener más claro en qué orden avanzar u orientar mejor la productividad del día.
- Medir el tiempo
Cirillo considera que es importante utilizar un reloj de cocina tradicional, de esos que se giran, debido a que el hecho de girar con tus manos el temporizador, es tu determinación para empezar, y que los sonidos del tic tac ayudan a condicionarse.
Existen muchas variaciones desde apps para celular, relojes inteligentes, videos en Youtube y páginas web que proveen su servicio de pomodoro digital o que lo tienen integrado como complemento, tal como es el caso de Notion o Todoist. Lo importante es que el tiempo que estimes tiene que tener un notificación, alerta o timbre final para avisar que ha terminado tu intervalo de productividad.
Podrías probar para descubrir cuál te funciona, pero lo esencial es que garantices esa concentración máxima con tu reloj de tomate, cronómetro o app para empezar contando el primer pomodoro de 25 minutos.
- Trabajar con enfoque y productividad
¡A trabajar! En ese momento nada debe interrumpirte, la idea es que trabajes sin que nada interfiera para aprovechar el máximo esos 25 minutos de forma intensiva, toda tu concentración debe ir a lo que estás haciendo. Apenas suene el timbre debes dejar de trabajar inmediatamente.
Recuerda que si hiciste una lista de tareas, debes tachar como listo el primer pomodoro, puede ser en ese momento o cuando finalicen tus minutos de descanso.
- Pausa corta y repetir el pomodoro
Debes cronometrar los 5 minutos de descanso, que es tu momento para levantarte de la silla, estirarte, comer un bocadillo, llenar tu vaso de más agua, prepararte una bebida de tu gusto, tomar aire o cualquier actividad que no implique trabajar o utilizar mucho tu cerebro (queremos que descanse).
Finalizados los 5 minutos, toca empezar el siguiente pomodoro y así, hasta cumplir cuatro.
- Descansar al cumplir 4 pomodoros
Toma un descanso largo de 15 a 30 minutos, luego de tener listo los 4 pomodoros deberás descansar, tu eliges que tan largo quieres que sea, incluso pueden ser solo 20 minutos. Si tuviste interrupciones dentro de tus intervalos puedes anotarlos para posteriormente analizar cómo evitar que vuelvan a suceder.
Eres libre de hacer lo que quieras en los descansos, pero recuerda que es tu momento para que tu mente deje de pensar intensamente, se recupere y vuelva más ágil para el siguiente ciclo de productividad.
Reglas para asegurar la productividad con la técnica pomodoro
Para que obtengas óptimos resultados, existen reglas que se recomiendan aplicar además de los anteriores pasos.
- Divide tu tarea en pasos más pequeños si te tomarás más de cuatro pomodoros en lograrla. Recuerda que cada ciclo debería cumplir con tu objetivo, son 100 minutos en total. Si por ejemplo, para avanzar la mitad de un proyecto te toma en realidad de cinco a siete pomodoros, deberás desglosar en subtareas para un mejor seguimiento de los avances.
- Las tareas pequeñas o similares van en conjunto, cuando en el paso 1 determinas que tienes varias tareas que se pueden completar en pocos minutos u otras actividades que son similares, puedes unirlas para hacerlas en un solo pomodoro y así aprovechar el tiempo. Te recomendamos utilizar otras técnicas, tales como: lotes de tiempo o procesamiento por lotes o batching.
- ¡No rompas el pomodoro! Cuando inicies, deberás trabajar hasta que suene la alarma de finalización. Todo lo que pueda ser una interrupción, anótala y apenas termine puedes analizar cómo evitarla en un siguiente pomodoro. En el caso que en realidad termines antes de lo pensado, utiliza el tiempo para repasar, mirar que todo esté bien, seguir investigando o cualquier actividad que mejore los resultados.
En Gael Cloud tenemos un palabra clave para cuando estamos en ese tiempo de productividad y enfoque y es que cuando algún compañero nos informa que “entra en la matrix” sabemos que debemos evitar interrumpirle.
¿Por qué utilizar este método?
Si sientes que procrastinas más de lo que deberías, entonces este método te ayudará, porque iniciar puede ser más fácil de lo que parece, simplemente muchas veces nos encontramos -me incluyo- postergando las tareas.
A veces empezar un proyecto o tarea suele ser aterrador o me cambia el mood. Pomodoro es un empujón para empezar, este es un pequeño paso para uno, pero un gran salto para la empresa ¿o no era así?
Otra razón es que muchas veces la tarea que estimé haría en máximo una hora, terminé haciéndola en dos, porque quizás no organicé bien mis tiempos, tuve interrupciones, hice otra tarea o mi descanso fue mayor al que pensaba. En cambio, con pomodoro sé que tengo 25 minutos de una concentración completa, va a mejorar la productividad, ya que como recompensa, podré descansar 5 minutos.
Es fácil de implementar, solo necesitamos algo como el cronómetro del celular, pero honestamente, ¿donde venden esos relojes de cocina con forma de tomate? 🍅
Canalizas todo en un objetivo, evitarás el multitasking que mata la productividad o al menos ayudará a tratar de sacar adelante una actividad que se encontraba estancada. Esa actividad compleja que tenías de sombra, se puede convertir en un proceso más simple y asimilable.
Si quieres saber más sobre cómo concentrarte y quizás evitar el multitasking te recomiendo leer este artículo de nuestro blog: Guía para ganar concentración con el bloqueo de tiempo en tu calendario.
Las pausas de relajación ayudan con tu agilidad mental, ya que estimulan tu proceso cognitivo. ¡Por eso es importante! no te lo saltes por nada del mundo, aprovecha hasta el último segundo.
¿El método pomodoro es para todas las personas?
Si bien, es bastante simple de implementar, lo complicado es romper con los hábitos que impiden empezar, por lo que hay que tener mucha paciencia y tranquilidad si al principio no funciona bien.
Es exigente, estás 25 minutos concentrado, por lo tanto puede que a muchas personas no les guste la idea de tener un bloque poco flexible con demasiada disciplina, ya que lo que se busca es conseguir el hábito de ser constante.
Siempre puede existir la distracción o interrupciones, cuando trabajamos en equipo o necesitas estar en constante comunicación, puede que sea un impedimento completar bien tu pomodoro.
Puede ser complicado de implementar en un equipo de trabajo, ya que como todos estarán en su mundo, pierden interacción social, se piensa que si el uso es constante, puede llegar a desalentar al equipo.
De todas formas, sabemos que metodos hay para todos, si sientes que no es el tuyo, puedes intentar con Getting Things Done (GTD) que lo encontrarás en el siguiente enlace: Cómo dejar de procrastinar y ser productivo con GTD
El tomate como método de gestión de tiempo
Recuerda que como toda técnica, se adapta y depende de la personas, es más, si ves conveniente que tu descanso largo sea de 40 a 60 minutos puedes hacerlo, todo depende de tu comodidad y que consideres cumplir metas en los intervalos.
Con el tiempo y si es una técnica que va contigo, puedes ir aumentando el ritmo, pomodoros de 35, 40 y finalmente 50 minutos con 10 de descanso ¡ponte a prueba!
También existe el pomodoro de a pares, dos personas trabajan con el mismo método y un objetivo, incluso lo utilizaban para la programación en pareja (pair programming).
Todos pueden usarlas, desde estudiantes hasta programadores, de hecho, está muy relacionada con el desarrollo de software y la agilidad, ¿interesante no? Existe una página llamada KanbanFlow que utiliza un tablero y el temporizador pomodoro.
Kanban es un tipo de metodología ágil que trabaja con tableros, si quieres saber más sobre ellas, te recomiendo leer nuestro blog: 5 metodologías ágiles y las ventajas de aplicarlas a tus proyectos.
Ahora te toca poner a prueba y adaptar el pomodoro a tu horario laboral, proyecto o incluso una actividad propia de estudio, después de incluirlo en tu vida, el tiempo ya no será tan relativo, tendrás conocimientos de cuántos pomodoros te demorarás haciendo una tarea y una mejor percepción de tu productividad y estimación de los tiempo para ciertas actividades. ¿Qué mejor forma de controlar el tiempo y evitar el estrés?
