Si piensas que la agilidad es un concepto alejado de la realidad de tu empresa, en este artículo intentamos explicarlo de forma sencilla para que descubras 4 pasos para aplicarlo, inspirándonos en los frameworks que han llevado al éxito a empresas como BBVA, Toyota y Google.
Daniella Tudela
¿Escuchaste alguna vez sobre metodología ágil? Es muy probable que lo estés usando de alguna manera, debido a que las organizaciones se han ido adaptando a las nuevas necesidades, han integrado diferentes marcos de trabajo que logran proyectos exitosos y una mejor cultura organizacional.
Índice
¿Qué es la agilidad?
La agilidad es un enfoque aplicado al desarrollo de software que busca producir y distribuir soluciones tecnológicas de forma constante y con iteraciones rápidas.
Más que un solo método, es una ideología o forma de pensar para la colaboración y los flujos de trabajo, y está enmarcada en un conjunto de valores que guían nuestras decisiones con respecto a lo que hacemos y a la manera en que lo hacemos.
¿Cómo surgen las metodologías ágiles?
El concepto de agilidad nace en el 2001 a través de una reunión en un resort llamado Snowbird, en Utah. Participaron diferentes expertos y desarrolladores de Tecnología de la Información (TI), que buscaban una forma más flexible y eficaz con el desarrollo de software.
Es así como los 17 participantes crearon el ‘’Manifiesto por el Desarrollo Ágil de Software’’ que consiste en 4 valores y 12 principios.
En este enlace podrás revisar los principios, los autores y los valores en diferentes idiomas.
Lo tradicional: metodología en cascada o waterfall
La metodología ágil se crea en respuesta al enfoque tradicional de la metodología en cascada (waterfall) que es como se denomina a la tradicional, que consiste en desarrollar un proyecto de forma secuencial o lineal.
Parte por la documentación de lo que se quiere hacer, el diseño, desarrollar, hacer el testeo del proyecto y luego revisar los errores terminando con el producto final. Las fases del desarrollo avanzan siempre y cuando se den por terminadas las anteriores.
Desde el principio se establecen los acuerdo con el cliente, luego de eso en el desarrollo y diseño no es necesario que siga siendo partícipe, es decir, no se involucra más allá de los requisitos.
Es un proceso bastante largo y con el resultado final, puede que el cliente no esté de acuerdo o no le logre satisfacer el producto y al ser lineal, es muy complicado volver a una fase anterior. Por lo que es una buena metodología siempre y cuando los requisitos que se pidan no cambian a futuro.
¿Por qué elegir metodologías ágiles?
Agile se basa en ciclos de trabajo cortos en los que se pueden finalizar proyectos o tareas simultáneamente, lo que no significa obtener el resultado final, sino que permite al cliente revisar y hacer cambios en el transcurso siendo mucho más flexible y adaptable.
Raul Rivera, Director de Operaciones y Scrum Master, menciona que el beneficio de aplicar metodologías ágiles frente a la de cascada es que te permite adaptarte al cambio mucho más fácil y equivocarte más barato, puesto que si trabajas en la waterfall, por ejemplo con una Carta Gantt, y llegas al final del camino sin entender bien el requerimiento del cliente, te equivocaste y solucionarlo en ese punto resultará costoso.
Agile te permite a través de una organización semanal (sprints) la entrega de tareas al desarrollador, que vienen con indicaciones del cliente, por lo cual, puedes reunirte con él cada cierto tiempo y das un Mínimo Producto Viable (MVP), ahí te indican si el camino va bien o mal y puedas ajustarlo a tiempo para minimizar los costos.
Existen varios tipos de metodologías ágiles, en este artículo te estaremos hablando sobre: Scrum, Programación Extrema, Lean, Kanban y Design Sprint. Si quieres aprender más ¡sigue leyendo!
4 ventajas esenciales de la metodología ágil
Entonces, teniendo en cuenta los 4 valores y 12 principios que han dispuesto los creadores del “Manifiesto Ágil” y lo mencionado anteriormente, puedo resumirlo en las siguientes 4 ventajas:
Existe una mejora iterativa del producto
Al tener el enfoque con iteraciones y tener un producto mínimo viable, que asegure la usabilidad, se va haciendo de forma progresiva, generando cambios y adaptaciones para tener la mejor versión posible, por lo que está progresivamente en construcción.
Buena comunicación con el cliente
Como una de las prioridades es satisfacer al usuario, hay un intercambio de palabras todo el tiempo, para conocer cada cambio, entrega y cualquier duda o consulta existente.
Producto en poco tiempo
Al trabajar con iteraciones, tiene como objetivo desarrollar el producto y los servicios en tiempo veloz, sin perder la calidad cumpliendo las necesidades del cliente.
Permite errores más económica
Al tener entregas cada cierto tiempo, puedes saber cómo va tu proyecto o si tienes errores que arreglar de forma inmediata sin tener que esperar a la entrega final.
Esta última ventaja se ve reflejada ya que pueden llegar a reducir 60% de los costos, aumentando la productividad de las empresas según Ada Kanashiro, directora de Educación Continua y Postgrado de la Universidad de Ciencias y Artes de América Latina (UCAL).
Existen tipos de proyectos donde es más adecuada utilizar la metodologías ágil:
- Proyectos cuya solución técnica se desconoce —suele pasar con aquellas tareas que los equipos no han emprendido antes o cuando se trata de innovaciones.
- Proyectos de alta complejidad y que requieren del trabajo cooperativo de varias personas o departamentos.
- Proyectos urgentes y que necesitan de un flujo de trabajo dinámico y donde los cambios constantes sean bienvenidos.
Glosario Ágil
Para acercarnos a una comprensión sobre las metodologías ágiles que te presentaremos más adelante, a continuación comparto un listado de esos términos y conceptos de uso frecuente.
Framework
Es una estructura base para desarrollar un proyecto al que también se refieren como marco de trabajo, podríamos decir que es una plantilla que ayuda a simplificar tareas. Se usa generalmente para agilizar los proyectos o procesos, aclarar el estado del producto, reducir los tiempos, aumentar la productividad, definir una misma línea de trabajo e incluso mejorar el trabajo en equipo por el punto anterior.
Lo utilizan los programadores para el desarrollo de software, pero no es solo para TI, también es utilizado por Marketing digital con sus propias plantillas.
Iteración
Un proceso iterativo es cuando se puede experimentar, probar y evaluar el producto o proyecto que se está desarrollando, sea agregando cosas que no se habían visto antes, arreglando errores o eliminando problemas, es decir que es una repetición donde se está constantemente viendo el producto hasta que pueda llegar al resultado final. Los procesos iterativos son necesarios para una gestión ágil.
Product Owner
Es uno de los roles más importantes en Scrum, quien se encarga de que el equipo aporte valor optimizándolo, teniendo el mínimo costo y expresando lo que se espera que se haga para cumplir los objetivos, teniendo mejoras constantes de lo que se esté creando. Representa a los stakeholders, clientes o partes interesadas.
Podría decirse, que es el responsable del producto final.
Pull
Es una técnica que viene de los principios del framework Lean, busca crear un flujo de trabajo y este hace ‘’pull’’ (jala) solo si existe una demanda. Como el nombre lo dice, es diferente al Push, se rige por la demanda del cliente, o sea, se ajusta al momento en que existe una petición real.
Esto se puede ver con la filosofía japonesa Just In Time (JIT) un sistema para organizar la producción de las empresas, ya mencionado, viene del Lean propuesto por la empresa Toyota, que busca eliminar todo desperdicio. ‘’Justo a Tiempo’’ se refiere a dar los productos en el momento exacto, ni antes ni después.
Rituales o ceremonias
Los rituales o ceremonias es una forma de llamarle a las reuniones en las metodologías ágiles, que generalmente se definen dependiendo de tu marco de trabajo, cultura organizacional, tiempo y otras variables.
Se pueden dar en Scrum y Kanban, para el primer caso, son organizadas por el Product Owner o Scrum Master. Pueden ser ceremonias:
- Reunión de planificación: como bien lo dice el nombre, una instancia donde se conversa que se hará en el tiempo dedicado (sprint) y qué tareas tendrá cada uno.
- Daily stand-up: una reunión diaria de 15 minutos en las que se busca alinear al equipo con el objetivo del sprint.
- Revisión de sprint: se realiza cuando finaliza cada sprint, y el equipo de desarrollo demuestra que se logró o realizó.
- Retrospectiva: se realiza cuando finaliza cada sprint, busca reflexionar sobre las tarea, ¿que salió bien?, ¿qué podemos mejorar? y con esta revisión en ‘’retrospectiva’’ continuar aplicando los aprendizajes a futuros desarrollos.
Existen otras, pero se hacen dependiendo de las necesidades de la organización, el equipo que se disponible, el tiempo que se tiene y lo más importante, es que sean constantes, sin perder la costumbre de estos rituales o ceremonias.
Scrum Master
Es quien lidera el proyecto y busca que se cumplan los rituales, ceremonias, procesos establecidos, sprints, entre otras. Su colaboración es necesaria en todo momento, es básicamente un narrador omnisciente.
Él se encarga de lograr todos los objetivos y ver que se estén cumpliendo. Trata de eliminar todo imprevisto que pueda aparecer. Con él se trata de llevar a cabo el marco de trabajo lo más fiel posible a lo que se determinó.
Su trabajo va de la mano con el Product Owner.
Sprint
Un periodo de corta duración para finalizar un proyecto, donde se tiene una lista de objetivos y lo que se va hacer en cada semana o tiempo (no más de 4 semanas) para luego presentar, recibir feedback y refinar.
Tablero
Es un marco visual que se ocupa como herramienta ágil de gestión de proyectos, te ayuda a ver como van las tareas en la planificación establecida en cada equipo.
Por defecto trae estas fases:
- Por empezar o Por hacer: lista de pendientes.
- En progreso: tareas que se están trabajando.
- Listo: aquellas tareas que han finalizado todo su proceso.
Puedes adaptar cada tablero a tus necesidades y generalmente lo encuentras en marcos de trabajo como Scrum o Kanban.
Tipos de metodologías ágiles
Nombraré 5 marcos de trabajos que están bajo la filosofía del Manifiesto Ágil, existen más pero estos son los más utilizados.
Scrum
Uno de los más utilizados en el mundo, que tiene dos pilares: el ciclo iterativo y el incremental; tiene 5 valores: el compromiso, valor, foco, honestidad y respeto. Principalmente se usa para gestionar proyectos y organizar al equipo de trabajo para conseguir un objetivo común. Y es justo a esa acción de unión y empuje que se debe el origen del nombre Scrum, proveniente del rugby, donde los jugadores se juntan para actuar como una unidad haciendo avanzar la pelota.
Esta metodología busca un aprendizaje y mejora continua. Bajo el ciclo de vida iterativo se usan los llamados sprints.
En Scrum existe el Product Owner, responsable del proyecto; Scrum Master, gestiona el proceso y ayuda, y el Scrum Team, quienes integran el equipo.
Programación Extrema (XP)
Se utiliza para desarrollar software exactamente como lo requiere el cliente, es flexible, veloz y simple. Tiene 5 valores: comunicación, simplicidad, feedback, respeto y coraje.
En este marco, existe una gran comunicación entre el cliente y el equipo de desarrollo, como se inspira en los 12 principios del Manifiesto Ágil siguen una misma línea, que se adapta y es flexible a los cambios.
Generalmente se utiliza en startups.
Kanban
Este framework te da la posibilidad de ver de forma general el trabajo, lo que ayuda a los procesos y gestiones de proyectos a visualizar en qué etapa van las tareas y que no exista una sobreproducción, si no que sean enfocadas. Generalmente se utilizan tableros Kanban (apoyo de herramientas como Trello, Asana, Monday, entre otras)
Lean
Es el marco de trabajo que ayuda a evitar y reducir los desperdicios, que es lo que no aporta valor o simplemente no sirve, que se logra a través la buena comunicación con el cliente.
Fue desarrollado en Japón con el sistema de producción de Toyota (TPS) que buscaba una mejora en la interacción de proveedores y clientes para evitar estos desperdicios.
La gestión de proyectos con el framework Lean, busca la perfección a través de 5 principios: identificación del valor, asignación del flujo de valor, creación de un flujo de trabajo continuo, establecimiento del sistema de trabajo pull y búsqueda de mejoras continua.
Design Sprint: la metodología de Google
Una metodología de 4 a 6 fases que busca acelerar el proceso de diseño, donde un equipo de trabajo busca resolver un problema comercial a través del diseño de interfaces y experiencia de usuario (UX/UI).
El objetivo principal de esta metodología es aportar ideas de forma veloz, ya que las fases tienen una duración de 5 días y 40 horas en los cuales:
- Define: el primer día se investiga y se debe aportar a la documentación, todo el equipo evalúa la situación, define el contexto y los objetivos realistas por alcanzar.
- Boceto: generan ideas individualmente, buscando una solución a este problema cumpliendo con el objetivo definido, este boceto se hace en papel y de forma rápida, como el pensamiento veloz.
- Decidir: Acá se juntan a mirar todos los bocetos o ideas y tomar una decisión de cual se puede llevar a cabo, no necesariamente es solo una. Revisan que estas soluciones tengan más posibilidades de llegar al objetivo.
- Prototipo: los diseñadores de UX y UI se dedican a crear los prototipos en base a los bocetos elegidos, creando un prototipo de alta definición, siempre pensando en los usuarios.
- Validación: el último día se dedica a hacer los test con los usuarios y que exista un feedback del prototipo.
Pasos para aplicar metodologías ágiles en mi empresa
Si piensas que necesitas más agilidad en tu empresa, mejor comunicación tanto internamente como con el cliente, es tu momento para empezar aplicar pasito a pasito esta metodología.
- Asegurate de tener una buena comunicación con tu equipo
Como habrás leído, comunicarse es todo con esta metodología, por lo que te recomiendo empezar a hacer reuniones proponiendo este cambio, cuáles serán los roles, si aplicarán las nuevas formas de trabajo y sumarlos.
Es importante empezar a crear reuniones semanales, contarles por qué la agilidad traerá beneficios y saber en qué están cada área.
Para conocer más sobre cómo implementar transformaciones a tu empresa y promover la adaptación a esos cambios te invito a leer el siguiente artículo de nuestro blog.
- Aplica un framework en tu organización
Ya conocemos los distintos marcos de trabajo que existen bajo la filosofía ágil, es momento de empezar a indagar cuál se adapta mejor a la empresa. Aunque es cierto que se usan varios en conjunto, intenta probar con solo uno y ver resultados, luego integrar otro si piensas que puede ser útil.
- Empieza un proyecto prueba
Gestiona un proyecto a través de un marco de trabajo, que sea pequeño y que puedas implementar para ver como te va. Lo ideal es ver cada semana el avance, qué cambios hacer, tener feedback y seguir trabajando hasta conseguir el resultado final.
- Mantente fiel a tus rutinas
Si por ejemplo decides implementar un sprint cada 2 semanas, trata de ser fiel a que será así, de manera rígida, ya que al romper esta formalidad puede que el equipo pierda la costumbre y por ende, tu flujo de trabajo pueda verse afectado.
Casos de éxito en la aplicación de metodologías ágiles
BBVA
Empezó a cambiar en el 2014 bajo la filosofía agile, donde esta forma de trabajo ‘’llegó para quedarse’’ según Ricardo Forcano, responsable global de Talento & Cultura de BBVA.
En el proceso de transformación digital, definieron su propósito: el cliente es lo primero. Que va muy de la mano con lo que plantea los valores del manifiesto. Luego de trabajar 4 años en ello, integraron los frameworks de forma natural en el trabajo y han aclarado sus prioridades.
Creó su propio framework: Design Sprint, mencionado anteriormente, que les ha dado las facilidades a sus problemas. Uno de los logros de mayor impacto bajo esta metodología es que en una semana presentan una respuesta al problema.
Otro caso es que empezaron a utilizar Scrum para desarrollar su producto Adwords. Para ello, dispusieron de 5 oficinas distribuidas en varias ciudades, pautaron reuniones que le llamaron Meta Scrum donde todos en el equipo podían participar y los Product Owners compartieran información. Lograron mantener una sincronización constante con el cliente y con un buen feedback.
De Gael hacia ti
Ya conoces todo lo necesario para implementar una metodología ágil en tu organización, si eres un startup, una empresa joven o quizás si tu cultura organizacional no es tan rígida, plantea y pon a prueba un marco de trabajo que podría ser útil.
Recuerda que los frameworks son una plantilla, te dan una idea de cómo hacerlo, puedes adaptarlo dependiendo de tus necesidades organizacionales y sobre todo, no es necesario que sea puro el marco de trabajo, pueden existir estas mezclas con otros que quizás ayuden a complementar y eso existe en todo tipo de planificación industrial: puros y mixtos.
