Yanniela Angel
“Derrocar la tiranía del multitasking” es un nuevo lema que he asumido después de 20 años trabajando en diferentes industrias: medios de comunicación, servicio, bienestar, tecnología y logística, donde es frecuente que las tareas operativas cotidianas sean interrumpidas por urgencias que amenazan a la atención.
Por años mantuve un registro impecable de mi agenda, pero me sentía frustrada al ver cómo mi atención a lo emergente hacía que mi planificación se arruinara. Hasta que descubrí el bloqueo de tiempo o time blocking, un método de productividad individual que ha impactado favorablemente en mi bienestar y motivación, mientras logro los objetivos de la compañía.
¿Cómo llegué a eso? Luego de leer dos libros:
- The One Thing del empresario de los bienes raíces Gary Keller, quien explica la importancia de la concentración y atención en una sóla cosa para maximizar los resultados y su calidad, lo que a su vez impactará en otras áreas de nuestra vida o de la empresa. Te invito a explorar los principios de hacer “solo una cosa” en un resumen animado en video.
- Flow: The Psychology of Optimal Experience del psicólogo Mihaly Csikszentmihalyi, quien presenta su teoría sobre el “estado de fluidez”, que son esas experiencias óptimas en las que nos sentimos sumergidos en disfrute creativo, concentración activa y enfoque pleno en lo que se está haciendo. El autor lo presenta en una TED Talk que tienes que ver.
Tabla de contenidos
Bloquear tu tiempo es una manera de usar el tiempo orientado a la obtención de resultados. Es una forma de asegurarse de que lo que se debe hacer se haga".
Gary Keller en "The One Thing" Tuitear

Ser multitareas vs. hacer una sola cosa
Nuestra invitación es proteger dos de tus activos más valiosos: tu cerebro y tu tiempo, por lo que es importante que reconozcamos que ser multitareas o multitasking ya no es sinónimo de productividad, tampoco lo es atiborrarse de una decena de tareas variadas para un mismo día.
Estar pendiente a la vez de muchas tareas de diversa naturaleza disminuye la calidad de los resultados y es garantía de desperdicio de tiempo. Como señala el neurocientífico del Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT) Earl Miller, “cuando las personas creen que están realizando múltiples tareas, simplemente están cambiando de una tarea a otra rápidamente. Y cada vez que lo hacen, hay un costo cognitivo”.
El cerebro humano trabaja más lento cuando recibe mucha información y comandos de acciones a ejecutar. Tal como los equipos electrónicos que se calientan, nosotros nos podemos quemar o terminar con el síndrome de burnout.
De hecho, según varios estudios realizados por las universidades de Stanford, Londres y Sussex, las personas que realizan múltiples tareas son menos productivas y experimentan disminución en su coeficiente intelectual, lo que podría ser un daño a largo plazo.
Por otra parte, en el libro The One Thing se establece que “la distracción socava los resultados. Cuando intentas hacer demasiado a la vez, puedes terminar sin hacer nada bien. Averigua qué es lo más importante en este momento y concédele toda tu atención”.
Del libro de Keller, te compartimos los siguientes 3 trucos:
- Cuestiónate: “¿qué es ‘lo único’ que puedo hacer para que al hacerlo todo lo demás sea más fácil o innecesario?”. Por ejemplo, si trabajas en soporte al cliente, donde cambiar de una tarea a otra es inevitable, eso único en lo que puedes enfocarte a atender y canalizar son un tipo específico de incidentes que sean similares, bloqueantes o los urgentes porque afectan a la mayor cantidad de usuarios.
- “Bloquear tu tiempo es una manera de usar el tiempo orientado a la obtención de resultados. Es una forma de asegurarse de que lo que se debe hacer se haga”. Con esto logras una tarea y pasas a la otra con fluidez y satisfacción, lo que termina impactando en tu bienestar y motivación.
- “Si quieres aprovechar al máximo tu día, haz tu trabajo más importante, ‘lo único’, temprano, antes de que se reduzca tu fuerza de voluntad”. Con estos, logras por ejemplo reducir ese impulso por estar mirando el email o el chat continuamente, porque sabes que tienes uno o dos bloques de tiempo a diario para hacerlo.
Queremos que tu día no termine preguntándote: ¿qué logré seriamente hoy que no fuera solo responder emails, estar en reuniones y atender llamadas?. Con planificación, enfoque y flexibilidad lograrás una productividad sin atentar contra tu bienestar.

Agenda en el Calendario de Google
Antes de seguir con lo prometido, es importante que primero establezcamos la importancia de llevar una agenda diaria. Desde hace 20 años la llevaba en la típica versión física en forma de libreta con los días impresos, pero con el uso del omnipresente celular, la sustituí por el Calendario de Google, que me permite registrar, revisar, editar y compartir mis actividades en tiempo real.
¿Qué sería de mi vida sin agendar y planificar mis días en Google Calendar? Estoy segura que viviría en caos y en constante confusión, duda, estrés y ansiedad. La verdad es que no tiene precio esa tranquilidad de saber que los eventos, actividades, citas y cualquier compromiso lo tengo registrado en esa plataforma, y que me llegarán recordatorios oportunos que me facilitarán mantenerme organizada. Vivo sin temor a olvidar algo importante.
Sin embargo, estos sistemas por sí solos no son tan eficientes por varias razones como:
- Subestimar sus beneficios.
- Creer que es una pérdida de tiempo.
- No registrar todas las tareas o eventos importantes o los frecuentes porque los damos por sentado o preferimos confiar en nuestra memoria.
- No ser consistentes en su uso.
- No ser flexibles.
- No coordinarnos con nuestros compañeros de trabajo o de vida para hacer los ajustes necesarios.
- No registrar los cambios de fechas u horas.
- No activar las notificaciones.
- No revisar a diario el calendario.
- No tener una rutina semanal para revisar, actualizar y planificar.
Mi Calendario de Google no sólo tiene el registro de mis reuniones de equipo, sino que tareas tan mínimas y frecuentes como marca mis entradas y salidas a la jornada laboral en la app de Gael Cloud, o recordatorios para asistir a un webinar, pagar la cuenta de algún servicio o hacer el informe trimestral de métricas del Portal de Ayuda.
Para ahondar en los trucos del uso de esta plataforma, te invito a ver los videos Cómo usar GOOGLE CALENDAR como agenda [GUÍA completa] y 5 TRUCOS DESCONOCIDOS para Google Calendar. ¡Créeme, te cambiará la vida!.
Gana concentración y atención con el bloqueo de tiempo
Ahora sí, el bloqueo de tiempo o time blocking es un método para la productividad que consiste en planificar por adelantado cuándo harás tus tareas, asignando cada una de éstas en un bloque de tiempo, por lo que debes dividir el día en segmentos y en cada uno de estos dedicarte enfocadamente a una sola tarea prioritaria, dejando uno o dos bloques para las tareas de menor prioridad, para las que son rutinarias o que puedes hacer rápido.
También es necesario dejar espacios libres entre los anteriores bloques, que te permitan la flexibilización que amerita atender imprevistos, gestionar las interrupciones o la complejidad inesperada de una labor que requiera de más tiempo. No olvides bloquear tu tiempo de autocuidado para comer, descansar, conversar o lo que sea vital o te funcione como combustible.
Tipos de tareas
Dependiendo de la naturaleza de tu labor en la empresa, sabrás cómo adaptar este método para sacarle el mejor provecho. En lo personal me ha llevado a hacer una lista de todas mis responsabilidades y actividades, para luego clasificarlas en los siguientes grupos:
Tareas operativas
Son frecuentes, ya sean diarias, semanales, mensuales o trimestrales a las que muy bien puedes reservar el tiempo justo para realizarlas. Para estas tareas puedes aplicar el batching o procesamiento de tareas por lotes, juntando esas acciones similares, que se logran con rapidez y que requieren de los mismos recursos.
Tareas proactivas
Son las más importantes y las primeras que deben encontrar su espacio en tu calendario. Pueden ser tareas únicas asociadas a proyectos y que al completarlas colaborarán en un impacto positivo a tu equipo y la empresa.
Tareas creativas o de innovación
Son tareas que implican investigar, aprender o descubrir cosas nuevas, para luego documentarlas y crear un plan, con lo que se desplegarán nuevas tareas de índole proactivas o tareas operativas de seguimiento, evaluación y mejora.
Tareas emergentes o reactivas
Son los incidentes que surgen inesperadamente y que sólo tú puedes atender o solucionar. Estas acciones inician con ciertos estímulos de terceros o disparadores externos como emails, llamadas, indicadores críticos o alertas que surgen inesperadamente y ameriten tu intervención inmediata.
Tareas de autocuidado
Son las actividades prioritarias para tu vida, salud y bienestar, tales como comer, ir al médico, pausas de descanso, meditación, lectura, hacer deportes, actividades sociales, vacaciones, entre otras.
Puedes saber todo lo que tienes que hacer porque lo tienes registrado en una lista, la que se optimiza si además aplicas el método de productividad GTD o Getting Things Done.
Beneficios del bloqueo de tiempo
Aunque tu lista de quehaceres y pendientes parece interminable, tenerlas registradas ayuda a guiarte, pero para que realmente funcione es sumamente importante saber: cuándo debes hacerlas y la duración aproximada para lograrlo y es ahí donde el time blocking es tan efectivo
Entre otros beneficios del bloqueo de tiempo podemos mencionar:
- Mejora tu concentración y atención, y disminuye las distracciones.
- Permite el uso proactivo del tiempo.
- Te da claridad para el cumplimiento de tus objetivos y actividades importantes y necesarias de ejecutar.
- Planificación anticipada.
- Disminución de la ansiedad y el estrés al evitar esos trabajos de último momento o que se te olvidaron cumplir.
- Control visual de tu tiempo cada semana.
- Menos carga cognitiva, al tener tu plan registrado en el calendario.
- Mayor consciencia del tiempo necesario para cada tarea de acuerdo a su naturaleza, lo que se va aprendiendo a medida que aplicas este método.
- Balance entre cumplimiento de compromisos y tu autocuidado y bienestar.
- Permite una definición clara entre tu tiempo laboral y tu tiempo personal, en especial para quienes teletrabajan.
- Disminuye la procrastinación y las distracciones y aumenta la pasión y disfrute por tus quehaceres y compromisos.
¿Cómo aplicar el bloqueo de tiempo?
Como un ejemplo te comparto un vistazo de una semana de mi agenda planificada en Google Calendar bajo el método de bloqueo de tiempo:

Lo más evidente es el uso de colores y emojis para diferenciar entre los distintos tipos de tareas, pero más allá de lo visual, mi primera recomendación es que no solo incluyas tus tareas del trabajo, también las personales y vitales para tu salud, bienestar y felicidad. No asignes más de 3 bloques para tareas proactivas o creativas al día y recuerda alternarlos con espacios libres. Si eres nuevo, empieza reservando sólo un bloque por día hasta que ya puedas gestionar más.
No es recomendable hacer micro bloques de 15 minutos o menos tiempo, porque para esas tareas rápidas tienes el bloque de tareas operativas, que puedes reservar para empezar o terminar el día, o si tus responsabilidades lo ameritan en 2 bloques diarios, para inicio y cierre de tu jornada laboral.
Se recomienda dedicar las dos primeras horas de la mañana para lo más pesado, pero también puedes detectar en qué momento del día tienes más energía, mejor ánimo y puedas entrar en tu estado de fluidez para hacer esas tareas proactivas y creativas.
Además, cuestiónate: ¿qué es eso que al lograrlo me evitará estrés hoy y mañana, y que me hará sentir satisfacción, paz y alegría?. También, en lo posible, anda midiendo poco a poco el tiempo dedicado a cada tarea hasta que ya tengas plena conciencia de cuánto tiempo o cuántos bloques de tiempo necesitarás para lograr una tarea.
A medida que vayas aprendiendo sobre cómo trabajas y cuánto tardas realmente en cada tarea, tus estimaciones de tiempo serán más precisas, y eso te ayudará a ser más competente. No olvides dejar espacios a diario para imprevistos y poder ser flexible, para que la frustración no haga de las suyas haciéndote sentir que no hiciste nada.
Si te estancas en una tarea y tardas más de la cuenta, puedes usar ese espacio libre para recuperarte. Y si llega ese bloque en blanco y has cumplido tu planificación sin imprevistos, ¡genial! ¡tómate ese tiempo de descanso!.
En resumen y luego de las recomendaciones, estos son los pasos para aplicar el bloqueo de tiempo:
- Revisa al menos una vez a la semana tu lista de pendientes y agenda.
- Prioriza siempre tus tareas y compromisos cuestionando su importancia, y planifica a cuáles dedicarás tu tiempo.
- Revisa tus eventos en el calendario y actualiza si es necesario.
- Bloquea el tiempo en tu calendario para cada tarea prioritaria.
- Revisa tu agenda al comenzar cada día.
- Respeta tu agenda, reduce distracciones y ejecuta conscientemente una tarea a la vez.
Otra recomendación, para el momento antes de ejecutar una tarea, es aplicar la técnica Pomodoro, de la que te damos más detalles en esta publicación en nuestras redes sociales:
Gestión de imprevistos, interrupciones y urgencias
Ser resistente a las distracciones es una habilidad que se debe entrenar, porque no se puede alcanzar directamente un alto nivel de concentración sin la correspondiente práctica. El bloqueo de tiempo es una vía para lograrlo, pues facilita que te hagas una auditoría de tu comportamiento para encontrar qué desencadena tus distracciones.
Estos son algunos de los agentes que pueden o no resultar distractores:
- Uso de equipos electrónicos
- Redes sociales
- Sueño o fatiga
- Ruido de fondo
- Interrupciones
- Conversar con los compañeros de trabajo
- Desorden en tu espacio de trabajo
- Proximidad a máquinas
- Deseos de comer o fumar
- Sentir estrés por cambios en el trabajo
- Preocupación o problemas personales
- Emails
- Reuniones
- Micro-management o micro gerenciar
- Multitasking
- Urgencias
Una vez que encuentres la raíz de la distracción, procura evitar ese agente en tus bloques de tiempo o espacio de trabajo. Por ejemplo, bloquea el acceso a las redes sociales, activa el modo trabajo en tu celular, apaga las notificaciones de aplicaciones móviles, si no es suficiente entonces aleja, guarda o apaga el teléfono y de ser necesario busca un lugar tranquilo y silencioso para trabajar.
Si trabajas en atención al cliente o público, seguramente gran parte de tu día lo dediques a responder llamadas, tickets y correos electrónicos. En este caso puede que veas complicado aplicar esta estrategia de bloques de tiempo. Pero al final se trata de educar también a las personas con las que trabajas, tanto a tu propio equipo como a tus clientes a que sepan que tendrán respuesta de tu parte dentro de un horario y bajo ciertos plazos preestablecidos, dependiendo de los niveles de urgencia o prioridad.
Activa respuestas automáticas a los mensajes donde informes de forma directa y amable las condiciones de tiempo bajo las que se atenderá su solicitud. Lo importante es que sepa que está siendo atendido y en cuánto tiempo podrá saber más sobre su petición.
Errores que cometerás como principiante
No te vamos a decir cómo no equivocarte, porque ¡te equivocarás!, sólo te diremos cómo sí te equivocarás, para que sepas que es normal, fluyas y continúes intentándolo sin frustración hasta lograrlo. En esto te equivocarás:
- No hacer la planificación semanal.
- Empezar tu jornada sin ver la agenda.
- No bloquear tiempo para actividades personales y de autocuidado.
- Necesitar más tiempo para una tarea.
- Que requieras mover una tarea completa para otro momento.
- No dejar espacios libres o sin bloqueos.
- Dejarte llevar por las distracciones.
- Bloquear tiempo para muchas tareas proactivas o creativas en un solo día.
- Querer e intentar darle la espalda a imprevistos importantes de atender de inmediato.
- No ser flexible y cerrarte a la posibilidad de mover un bloque de tiempo.
No hay problema con nada de eso, mientras no afecte una fecha límite que ya no puede modificarse, para lo que es importante recurrir al trabajo en equipo y la comunicación para coordinarse y lograr lo esperado y necesario.
¿Qué esperas para empezar a practicarlo ahora? Por si te quedan dudas, los expertos señalan que una semana de 40 horas de trabajo usando el bloqueo de tiempo equivale a una semana de 60 horas sin aplicar ningún método de productividad, lo que implica que podrás lograr 150% más si decides seguir las recomendaciones que te compartimos en este artículo.
El llamado final es a parar el piloto automático, cuidar tu energía trabajando inteligentemente, con una dirección y propósitos claros, sin divagar, ni agotar tu tiempo ni tu salud mental.