Método de productividad GTD o Getting Things Done
  • Publicación de la entrada:febrero 3, 2023
  • Última modificación de la entrada:marzo 21, 2023
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  • Categoría de la entrada:Productividad

Procrastinar significa postergar una actividad para mañana de forma irracional y que puede ser perjudicial para ti y otros, y es lo que busca combatir el método GTD o “Getting Things Done” ayudando a quien lo practica a ser más productivo sin estrés

La procrastinación “es hacerse daño a uno mismo” según Piers Steel, profesor de Psicología Motivacional en la Universidad de Calgary y autor del libro The Procrastination Equation: How to Stop Putting Things Off and Start Getting Stuff Done.

Sin embargo, procrastinar es lo que sucede cada vez que priorizamos una tarea sin impacto o nos distraemos dedicando más tiempo del que corresponde a una actividad ajena a lo realmente importante. Definitivamente es un hábito que te distancia de ser más eficiente y efectivo en tus responsabilidades y evita que obtengas mejores resultados. 

Por eso queremos que conozcas el método de gestión del tiempo y la productividad GTD, llamado así al ser las siglas del término en inglés «Getting Things Done», que significa “terminando las cosas”, que tiene como una de sus premisas liberar espacio mental de preocupaciones y distracciones, para enfocarnos en lo que realmente importa y así combatir la procrastinación.

Este método fue desarrollado por el consultor e instructor de productividad estadounidense David Allen, quien publicó el libro homónimo Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, en español Organízate con eficacia: El arte de la productividad sin estrés.

Este artículo está basado en ese libro y en la experiencia que he tenido aplicando este método en los últimos 8 años, con la esperanza de que pueda ayudarte, como a mí, a no temer por olvidarme de cosas y poder concentrarme en hacer lo que importa y tendrá mayor impacto.

Tabla de contenidos

La procrastinación es hacerse daño a uno mismo.

Vaciar la mente para no forzar la carga cognitiva

Cada vez que iniciamos un proyecto nuestro cerebro empieza a procesar las tareas o pasos necesarios para lograrlo, lo que se va sumando a la lista de pendientes que ya tenemos y sigue creciendo a medida que recibimos nuevas solicitudes o se nos ocurren nuevas cosas. Es así como nuestra carga cognitiva aumenta, agotando nuestra energía, enfoque y productividad. 

Es acá donde entra el juego el mind sweep o barrido mental, uno de los principios del GTD, que consiste en identificar todo lo que tengas en mente para luego sacarlo de ahí y capturar (otro principio) para recopilar en un listado que se  llevará de forma externa, centralizada y organizada. 

Pueden ser tareas, ideas, deseos o inquietudes que surgen en tu cabeza, de modo que no necesites recordarlas constantemente o te preocupes por olvidarlas. Otro principio es la revisión, o como le llamo seguimiento, para decidir qué harás con cada elemento registrado. 

Puedes marcar las tareas como completadas, delegarlas a otro, programarlas para una fecha específica, archivarlas para el futuro  o simplemente eliminarlas si ya no son relevantes.

Con la metodología GTD almacenas en un soporte físico o digital toda la información relacionada con tus responsabilidades o intereses. Así siempre sabrás qué hacer a continuación, sin tener que preocuparte porque se te pase por alto algún detalle y podrás dejar de procrastinar.

Terminología básica del GTD

Gestión con Apoyo GTD - Gael Cloud

Para poner en práctica este método, en especial si deseas aplicarlo en equipo, es importante manejar términos en común, sobre los que se sentarán las bases para implementarlo de forma exitosa. Conoce los componentes básicos de este sistema a continuación: 

Inbox o Bandeja de entrada

Es el espacio en el que libremente harás el vaciado mental y que a su vez es el punto de partida del GTD. La clave es anotar de inmediato cualquier cosa que entre a tu cabeza que pueda ser procesada hoy, mañana o en un futuro. 

Listas o columnas

El “Inbox” es la primera lista, pero a partir de ésta se requerirán más para la gestión de los elementos en un flujo que permita el logro de las actividades. 

Elementos

Son las tareas, ideas, datos o acciones que vas agregando apenas pasan por tu mente al “Inbox” como respaldo. 

Acciones individuales

Son los elementos accionables del “Inbox”, tales como tareas o actividades.

Proyectos

Es una lista o columna donde tendrás elementos que requieren de más de 2 tareas o acciones para ser completados.  Cada proyecto además deberá ser procesado bajo la lógica del método GTD.

Tareas rápidas

Son elementos que tienes en el “Inbox” y puedes realizar de inmediato para no perder tiempo en procesarlas. Para saber si es una tarea rápida, pregúntate: ¿esta tarea me tomará menos de 2 minutos en lograrla? ¡hazla ahora!. Saldrá de tu mente, de tu lista de pendientes y podrás pasar a la siguiente acción.

Próximas acciones o Foco

Es una lista o columna con los elementos en los que debes concentrarte en hacer y completar. Recomiendo no tener más de 4 elementos en este listado.

En espera

Son las tareas que se han delegado a otra persona y son necesarias tenerlas registradas para hacerle el seguimiento hasta su logro. 

Algún día

Son las ideas o tareas que no harás ahora y tampoco sabes cuándo harás. Este espacio sirve para registrar tus ideas o metas más grandiosas, así que sueña en grande y hazle el debido seguimiento.

Logrado

Es la lista de elementos que ya fueron logrados o completados. Para mí es la lista de recompensa, ya que mirarla cada cierto tiempo también eleva tu autoestima e inyecta de motivación para ir por nuevas metas y más grandes.

Referencias

Es  una lista donde irán los elementos no accionables, porque son ideas o información, pero necesitas tenerlos registrados para una futura consulta. 

Contexto

Son los datos que puedes agregar a cada elemento, tales como herramientas, información, instrucciones, lugares o personas que necesitas involucrar para completar una tarea. En otras palabras, los contextos te permiten prepararte para concentrarte en lo que en realidad necesitas completar dadas tus circunstancias actuales.

Áreas de interés

Son las etiquetas que le agregas a cada tarea y que permiten clarificar y conducir el foco hacia las metas que deseas y te convienen lograr. Si una tarea no calza en un área de interés, tal vez debas reevaluar si es algo en lo que quieres dedicar recursos. Estas etiquetas también sirven para separar las tareas o proyectos entre «Trabajo» y «Personal» para luego filtrar en tus bloques de horario en el trabajo, en casa o en tu tiempo libre y enfocarte en lo que corresponda.

Seguimiento semanal

Es el hábito de revisar sagradamente tus listas de tareas, el cual deberá ser siempre el mismo día y hora de cada semana. Además de este ritual están las revisiones diarias para filtrar y limpiar las listas.

A continuación un vistazo de cómo gestiono un elemento del “Inbox” que identifiqué como dato o idea y lo pasaré a la columna Referencias, luego como muevo una tarea del Foco a la columna de lo logrado:

Los 5 pasos fundamentales del GTD

Ya entendidos los términos de este método, vayamos al paso a paso que lo hace eficiente:

1. Recopilar

Debes registrar todas las tareas y compromisos en un lugar externo, como una libreta o una aplicación digital de tareas, en la lista denominada “Inbox”. 

2. Procesar

Es importante que revises todo lo que has recopilado y decidir qué hacer con cada elemento. Puedes hacerlo de inmediato, programarlo, posponerlo, archivarlo, delegarlo o eliminarlo.

3. Organizar

Debes organizar los elementos de acuerdo a función, prioridad y del tiempo que necesiten, asignando contexto y ubicándolas en la lista que le corresponda. Si detectas un elemento que se tiene que hacer en un tiempo específico, te recomiendo además programarlo en tu agenda o calendario. Al organizar, siempre deberás tener hasta 4 elementos en la lista “Próximas acciones” o “Foco”, no más porque disminuirá tu concentración y aumentará tu estrés.

4. Seguimiento

Debes revisar tus tareas y compromisos regularmente para asegurarte de que estás en el camino correcto y para actualizar tu sistema. Hay 2 seguimientos esenciales: 

  • Semanal: todas las semanas el mismo día y hora debes revisar los elementos del GTD, con énfasis en los agregados recientemente, las “Próximas acciones” o “Foco”, “Proyectos” y los elementos “En espera”, además de los elementos pasados y futuros de tu calendario. Esto te dará claridad, facilitará la toma de decisiones y te permitirá volver a establecer prioridades si es necesario. Recuerda revisar los elementos de la semana que cerraste y la semana que viene para retomar acciones, actualizar tu “Inbox” aplicando los pasos 1, 2 y 3, así como dentro de los “Proyectos” activos para asegurarte de que haya una próxima acción a ejecutarse y que no se estanque, y también las tareas “En espera” para activar aquellas que debes comenzar la próxima semana. 
  • Diario AM: a diario revisa tus elementos en “Inbox” y en la lista de “Próximas acciones” o “Foco”. Hacerlo antes de trabajar ayudará a empezar la jornada con máximo enfoque. 
  • Diario PM: revisar al final del día te permitirá cerrar la jornada, liberando tu mente y así poder mantener la organización al día siguiente. 

5. Ejecutar

Ahora ponte a trabajar en las tareas de la lista “Próximas acciones” o “Foco” para completarlas. En este paso simplemente te enfocas en completar las tareas de manera eficiente y sin distracción que pueda afectar con el logro del resultado deseado.

Método GTD

Sistema de soporte

Después de años probando esta técnica, te puedo recomendar lo siguiente para que lo implementes efectivamente y sin tanto ensayo y error, como me tocó a mí: 

En libreta

Si no te la llevas muy bien con aplicaciones de celular o plataformas web, o necesitas empezar a implementar este método con lápiz y papel te recomiendo: 

  • Reservar una libreta para llevar tu GTD y apoyarte con marcalibros y Post-its. 
  • Dejar unas 10 páginas reservadas para el Inbox. 
  • Dedicar varias páginas para las listas de elementos de “Algún día”, “Referencias” y “En espera”.
  • Después de la sección anterior, deberás dedicar 1 página a los elementos de la lista “Próximas acciones” o como me gusta llamarle “Foco”, irás avanzando a nuevas páginas cada vez que logres una tarea y vayas sumando nuevas. Recuerda marcarla lista en el “Inbox”. 
  • El primer marcalibro debe estar en la página del “Inbox” donde estarás capturando los elementos a medida que se te ocurren, el segundo marcalibro irá en la página de “En espera” y el siguiente en la página donde están los elementos de tu “Foco”. También puedes marcar en “Referencias” y “Algún día”. 
  • Con los Post-it puedes agregar contexto a  los elementos y lo bueno es que podrás moverlos a medida que se muevan de una lista a otra o también en estos puedes registrar las tareas de los proyectos.

En digital

Elige una plataforma a la que puedas tener acceso desde tu computadora o celular, al inicio usé Trello, pero actualmente confieso que llevo 2 GTD, el personal en Asana y el laboral en Monday. Este año experimenté con Notion porque es una plataforma muy flexible y fácil de personalizar, además que cuenta con buenas funcionalidades en su versión gratuita.

Lo positivo de estas plataformas es que puedes tener acceso inmediato desde tu celular, porque casi siempre lo tenemos a mano, o al computador, lo que facilita el vaciado mental apenas cruce por tu mente esa idea o ese pendiente que debe ir directo al “Inbox”. 

Además que cuenta con herramientas, funcionalidades y automatizaciones como etiquetas, filtros, asignación de fechas, notificaciones, poder adjuntar documentos o pegar enlaces web, lo que maximiza la priorización, planificación, enfoque y productividad. 

El plus de este soporte es que estas plataformas están configuradas por defecto para lanzar una mini celebración con confeti digital cada vez que marcas un checkbox como listo o cambias el estado a “Logrado” o “Done”. Es un gesto sencillo que se ha comprobado mejora nuestro bienestar y nutre la motivación a la acción.

Te recomendamos este artículo Los 5 tipos de software que necesita tu empresa en crecimiento para saber más detalles sobre estos softwares de gestión de tareas y proyectos.

Tu primera vez con el GTD

Comenzar a aplicar el sistema GTD puede resultar abrumador, pero te prometo que vale la pena para asegurarte una productividad libre de estrés:

  1. Escoge un sistema de soporte. 
  2. Llena el Inbox con tareas. 
  3. Tacha o elimina aquellos elementos que con honestidad nunca se realizarán y que por tu bien debes olvidar. 
  4. Procesa cada elemento del Inbox sin saltarte ninguna línea, si es un elemento no accionable pásalo a la lista de Referencias, crea un proyecto con los elementos que has determinado que requerirán más actividades para lograrse y anota cuáles son las siguientes acciones necesarias para lograr el resultado deseado. 
  5. Evalúa si el elemento podrás hacerlo a corto o mediano plazo, si no, lo mejor será registrarlo en el listado de “Algún día”. 
  6. De las tareas que te queden en el Inbox determina si se pueden hacer de inmediato en menos de 2 minutos. De así serlo, ¡hazlo! y no pierdas tiempo anotándolas en el GTD o como yo prefiero, llévalas a la lista de “Logros”.
  7. Si es una tarea que delegarás, lo recomendable es llevarla a la lista de “En espera”.
  8. Cumple y respeta sagradamente los 5 pasos presentados anteriormente.

El método GTD es popular porque es adaptable para el ámbito laboral, escolar, doméstico y personal, y puede ser utilizado por cualquier persona o equipo, independientemente de sus responsabilidades o estilo de vida. Además, al respaldar y externalizar nuestras tareas y compromisos, podemos ser más eficientes y productivos, y tener más tiempo para disfrutar de la vida.

La clave para cualquier sistema de productividad duradero es mantenerlo lo más simple, utilizarlo con la mayor frecuencia posible y no temer adaptarlo si estás seguro que esos cambios te harán más productivo. De mi parte además te recomiendo combinarlo con otros métodos de gestión del tiempo y la productividad tales como el bloqueo de tiempo, para generar los espacios en tu agenda para dedicar a cada tarea de tu tablero GTD y saber con qué tiempo cuentas para tareas emergentes o reuniones, y con la técnica Pomodoro, para asegurar que en esos bloques de trabajo tengas mayor concentración.

Si quieres aprender más sobre GTD, recomendamos leer el libro de David Allen, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity. También hay muchos recursos en línea, como aplicaciones y tutoriales, que pueden ayudarte a implementar este método.

En resumen, el sistema GTD de David Allen es una excelente herramienta para quienes buscan ser más productivos y tener un mejor control de sus tareas y responsabilidades. Al capturar, procesar, organizar y hacer lo que tenemos que hacer, podemos liberar nuestra mente y enfocarnos en lo que realmente importa para generar los cambios y resultados que nos favorecerá.

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