Los errores son inevitables en cualquier labor humana, de la que no se escapa el desarrollo tecnológico. A pesar de aplicar fórmulas y métodos, la equivocación sigue amenazando, pero no de forma mortal, porque en Gael Cloud hemos adaptado metodologías ágiles a nuestros procesos para superar esos desafíos con pocos recursos (tiempo, material y humano) logrando resultados exitosos.
Daniella Tudela
Cuando hablamos de agilidad, pensamos en un marco de trabajo o una plantilla que nos ayuda a organizar mejor nuestra empresa. En Gael Cloud no estamos muy alejados, ya que hacemos una mezcla entre varias que apoyan nuestra forma de trabajar.
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La metodología ágil surgió como una alternativa a enfoques más convencionales y rígidos, como la metodología en cascada, con el objetivo de lanzar productos más rápido, gracias a una comunicación mucho más asertiva en el equipo y una colaboración más estrecha con el cliente.
¿Te da curiosidad saber sobre los frameworks? Incluso Google creó su propio marco de trabajo, te invito a leer más en nuestro blog: Conoce 5 metodologías ágiles y las ventajas de aplicarlas a tus proyectos
Raúl Rivera, Director de Operaciones de Gael Cloud y Scrum Master, explica que cuando partes un marco de trabajo, lo diseñas con un determinado proceso estandarizado que se va alimentando de la gestión que hacen las personas involucradas, ¿qué sucede? si modificas esta estructura organizacional, este proceso puede verse mermado, es por eso que hay que ser fiel a la forma de trabajo una vez se establezca una, lo que no excluye de ir haciendo pequeños ajustes que optimicen los resultados.
Otro punto a considerar es que si comparamos las metodologías agile frente a la tradicional en cascada, las primeras te permiten adaptarte al cambio con más facilidad y que equivocarte salga más barato.
Cuando trabajas con una estructura tradicional, por ejemplo, con una Carta Gantt, donde hay un inicio, todo se centra en la documentación y hay un final que sería la entrega del producto, generalmente si en el camino no lograste entender bien el requerimiento del cliente y llegas a la entrega, resolver los errores en es punto puede resultar muy caro.
En sí las metodologías ágiles se preocupan más en desarrollar que en documentar, por lo que se hacen entregas parciales y acumulativas del desarrollo hasta completar la entrega final.
Gael Cloud, siendo una empresa de tecnología que desarrolla soluciones a problemas de gestión empresarial, como son centralización e integración de datos masivos en procesos de trabajo complejos, se ha favorecido gracias a la aplicación de la agilidad en nuestros desarrollos y también en nuestro producto como tal para nuestros usuarios.
Al ser una startup joven, empezó con 5 personas en 2016, una de ellas es Pamela Meza, al inicio como freelance de diseño, actualmente Directora de Producto. Aunque seguimos siendo pequeños, luego de que en 2022 se duplicara la cantidad de su talento humano, no escatimamos en trazarnos metas ambiciosas.
Es así como empezamos a implementar seriamente Scrum como marco de trabajo con el conocimiento adquirido de nuestros talentos y hemos tenido grandes avances en materia de organización, que han costado adaptar, pero con resultados de impacto que te contaremos a continuación.
Las metodologías ágiles adaptadas de Gael Cloud
En un principio Pamela Meza, directora de Producto de Gael Cloud, empezó con una fusión de marcos de trabajo para tomar lo mejor de ellos y aplicarlos en la empresa, adecuándolo a sus necesidades.
Muchas cosas se trataron de ensayo y error con Scrum, hasta que se le integraron bases de la metodología presentada en el libro «Shape Up» de Basecamp y que Fintual mencionó en un artículo de su blog, del cual Ignacio Fuentes, Director ejecutivo de Gael Cloud, hizo eco en el equipo compartiéndolo por el chat de la empresa.
En palabras de Pamela, se parte de un “pozo de ideas” que es lo que se conoce popularmente como el backlog, el cual se va alimentando al preguntarse e identificar qué se necesita hacer, para qué, para cuándo y priorizar para decidir qué se hará.
En términos de metodología ágil, ha rescatado varias cosas, por ejemplo que la persona que recibe una solicitud, se apropie de ella y se involucre recaudando más antecedentes, detectar quién más debe participar y con ello puedan disminuir la carga de trabajo. Esto se debe porque no solo llega al desarrollador, si hay solicitudes que son directas pero otras deben recorrer otro camino.
“Un antes y un después que por lo menos he evidenciado, es que (los clientes) nos presentaban las necesidades o hacían solicitudes de desarrollo, que muchas veces rebotaban y había un flujo que no llegaba a fin. Por eso, se han integrado otras etapas y otros involucrados para que al final ese proceso no salga caro, para lo que se tendrá que invertir un poco más de tiempo previo para desarrollar”, explicó Pamela.
Se han integrado otras etapas e involucrados para que al final ese desarrollo no salga caro, para lo que se tendrá que invertir un poco más de tiempo previo para desarrollar''
Aprendizajes de Gael Cloud con base en Scrum
Uno de los resultados más exitosos aplicando la agilidad en Gael Cloud fue con la plataforma Onboarding, “la maravilla en pantalla” que tomó mucho tiempo de investigación. El proyecto se logró en cerca de 6 meses, que en teoría y lógica de desarrollo debió tomar 1 mes.
Pamela se preguntó: “¿voy y le pido a desarrollo que lo haga rápidamente? o ¿voy, investigo, veo cómo debiese ser una interfaz usable para que no tenga tantos errores posteriores?”. Se estuvieron preguntando qué camino tomar, si el rápido o el lento, entonces junto al área de Producto “tomamos el lento, a pesar que no querían que tomáramos ese camino, pero dijimos vamos hacer las weas bien”.
Se investigó todo lo necesario para la plataforma, incluyendo cómo el usuario final debe idealmente interactuar con la plataforma para cumplir el objetivo, luego se hizo una propuesta inicial para pasar al testeo. ¿Qué pasó? Onboarding es una de los productos que menos problemas ha tenido comparado con otros. Aplicaron diferentes ceremonias de Scrum, como daily, weekly, retrospectivas, y aprendieron un montón de ellas también, pero “nos quedamos cojos de tiempo”.
Ahí es cuando Pamela se volvió a cuestionar: “¿qué tan mateo tienes que ser para sacrificar tiempo u otra cosa?”. El resultado de esa reflexión fue reducir los rituales, a justos los necesarios para aprender a mejorar, y así evitar la pérdida de tiempo. También se aplicaron herramientas como Figma para transferir información a los desarrolladores, Miro para entender mejor lógicas y Monday para registrar datos de componentes.
Onboarding ha sido la plataforma más exitosa que hemos desarrollado, a nivel usabilidad, en rebote de errores y que sigue escalando. Fue un proyecto que les hizo clic, al invertir ese tiempo les sirvió para no tener que volver y volver a solucionar cosas que pudieron atajarse antes.
No solo eso, como fue de interacción interdisciplinaria todos ya sabían como operaba la plataforma y participaban activamente. La calidad del producto final es gracias al tiempo invertido y a la aplicación de Scrum.
¿Fue difícil implementar una metodología? ¿trae beneficios?
Raul Rivera, director de Operaciones de Gael Cloud y Scrum Master, nos comentó que siendo bien sensato y transparente, implementar una metodología ágil ha costado por los constantes cambios que ha tenido la empresa.
En un resumen pequeño de la metodología que trabajamos es que a través de una organización semanal, que es una formalidad que se llama sprint, se hace entrega de cuales son las tareas que tiene que generar el desarrollador, que vienen alimentadas de lo que indica el cliente. Esto te permite que cada cierto tiempo exista una reunión con el, donde se le hace esta pequeña entrega que es un MVP (mínimo producto viable) debes recibir un feedback: vamos por buen camino o mal camino y eso es lo permite hacer los ajustes en un tiempo no superior y por lo tanto el equivocarse salga mucho más económico.
Una de las experiencias internas enmarcadas en metodologías ágiles, fue el desarrollo a medida para el control de las asistencias y proyección de turnos para Tantec, uno de nuestros clientes que provee servicios a la industria minera.
Pamela cumpliendo el rol de Product Owner, consultaba al cliente qué necesitaba, lo documentaba y generaba estas tareas en los sprints a las personas del equipo y se revisaba el avance semanal. Un proyecto que hubiese costado entre 4 o 5 meses, se logró aproximadamente en un mes.
‘‘Cuando nosotros empezamos a trabajar con esa metodología al inicio y nos resultó bien con Tantec, hubo una resistencia por parte de desarrollo’’.
muchas veces el área de Tecnología, se preguntaba ¿por qué nos tenemos que juntar aquí? y era algo que se genera mucho al principio, en reuniones donde se hablaban diferentes temas de un proyecto surgían preguntas como: ¿por qué tengo que estar aquí conversando tres horas y pesando 1 tarea? ¿Cuál es el objetivo? Pero era una situación que había que pasar, ya que te ayuda a determinar bien cual es la carga de trabajo que puede tener ese desarrollador durante la semana y como él se compromete a sacar ese trabajo durante esa semana.
‘’Con el tiempo yo les pregunté si les estaba haciendo sentido y empezaron a encontrarlo, porque semanalmente saben cuantos proyectos paralelos están trabajando y cuales son sus tareas que tienen que sacar y que se comprometieron’’. Es por eso que las metodologías ágiles te dan esa visión y organización semanal para ver hacia donde estás caminando de acuerdo a los insumos y solicitudes que nos dan los clientes.
Sprints, calentamientos y rituales ágiles
El Scrum nos ha enseñado nuevas rutinas, desde lo más simple como entender un framework y la parte complicada de ponerlo a prueba dentro de nuestra empresa, tenemos altibajos pero cada día aprendemos más para adaptarlo.
Raúl recomienda que la duración de los sprints pueden ser de 2 semanas a 4 semanas, pero que siempre hay que tener en cuenta algo muy importante, su marco de trabajo, entonces debes pensar que si tú diseñas que va a ser 1 vez a la semana o independiente de la cantidad, es que esa tradición no se rompa, porque si tu haces sprints semanales y una semana dices que no por alguna razón, es muy probable que las personas que participen de ella, al romper esta costumbre, es muy difícil que lo vuelvan a tomar con el ritmo que se tenían antes.
En nuestro caso, bajo el objetivo de lograr quick wins trazamos nuestros sprints en una semana, lo que no sólo se aplicó para las áreas de Tecnología y Producto, sino que también después para la de Marketing y Comunicaciones.
Además, hemos implementado en toda la empresa los Warm up o calentamientos por departamentos, que son instancias de seguimiento todos los lunes en la mañana, para organizarnos y planificar las acciones de la semana de forma individual y en equipo, además de presentar los resultados, logros o dificultades de la semana anterior, con el propósito de avanzar.
Las actividades de cada sprint son registradas por área en su correspondiente tablero en la herramienta digital Monday, para facilitar el seguimiento y análisis de desempeño y resultados.
¿Piensas implementar un marco de trabajo en tu empresa?
Hay que reflexionar bien antes de decidir aplicar una metodología ágil, porque podría ser invasivo para los empleados con largas trayectorias dentro de la empresa, ya que están haciendo lo mismo de la igual forma, y pueden reaccionar con resistencia. No se puede simplemente decir: ‘‘ustedes apliquen agile’’ sin conocer las variables de la empresa.
Te recomendamos echar un vistazo a nuestro artículo: Estrategias de transformación digital y adaptación al cambio para empresas y trabajadores.
De acuerdo a Raúl Rivera donde mejor aplican las metodologías ágiles es en empresas más jóvenes, que no son tan cerradas para llevar procesos que puedan ir cambiando continuamente y siempre evaluando todas las variables para cualquier tipo de planificación o trabajo.
Esperamos que nuestra experiencia te ayude a dar ese empujón que te faltaba. Aunque ciertamente tener un Scrum Master no aplica para todas las empresas, a algunas puede que les convenga más utilizar Kanban u otro marco de trabajo. De igual manera, considera que no es necesario que sea puro, puedes mezclar frameworks.
Lo importante es seguir el patrón, mantener el equipo de trabajo, los recursos y que se genere una alta estandarización enfocada ya sea en el producto o cliente para al final optimizar los resultados.
