Con un Sistema de Planificación de Recursos Empresariales (ERP) tu organización centraliza los registros de todas sus operaciones lo que permite una gestión de inicio a fin con claridad y eficiencia. Implementar un software de este tipo en tu empresa tiene múltiples ventajas para su crecimiento, pero no todos se adaptarán a tus necesidades, por lo que te presentamos en este artículo cómo puedes elegir el mejor.
Damián Harding
Explicar en detalle qué es un ERP, para qué sirve y cómo elegir el mejor puede ser un proceso muy extenso, por lo que haré un gran esfuerzo por hacerlo sencillo.
Empresas medianas o tan grandes como Unilever o Coca-Cola necesitan que todos sus procesos, desde la facturación, compras, cotizaciones, recursos humanos, inventario, logística y básicamente todo lo que hace la compañía, esté organizado.
Sin organización cómo es posible saber ¿Cuánto vende una empresa?, ¿Cuáles son sus márgenes y ¿Dónde están ganando o perdiendo dinero? Incluso las pequeñas y medianas empresas, a medida que comienzan a crecer presentarán el mismo problema.
¿Te imaginas hacer esto a mano o con planillas de Excel? Cualquier error puede significar perder mucho dinero o incluso recibir multas millonarias.
Por esta razón es que es importante tener un sistema de gestión, que te entregue rápidamente procesos claros y eficientes. Aquí es donde un sistema ERP entra en juego.
Índice
¿Qué es un ERP?
Las siglas ERP vienen del inglés Enterprise Resource Planning, lo que en español es: Sistema de Planificación de Recursos Empresariales. Estos software se desarrollan para apoyar la administración y gestión de una empresa, ya que permiten mantener registros de todas las operaciones, desde Recursos Humanos y facturación hasta ventas y logística.
El proceso principal de estos programas es registrar las actividades que hace cada trabajador y validar automáticamente esa información ingresada, para luego generar documentos, asientos contables y posiblemente nuevos flujos de acción que interconecten las responsabilidades entre las diferentes áreas de una organización.
Existen muchas ventajas de gestionar tu empresa con un ERP, una de las más claves es la disponibilidad inmediata de información clave para tomar decisiones.
Data Rules!
La mayoría de los ERP ofrecen formas de obtener la información a través de integraciones con soluciones de business intelligence. Esto permite obtener reportes a la medida que se necesiten sobre la compañía.
Para realizar análisis de las gestiones, se debe poder tener fácil acceso a datos, por lo que es importante que todas las áreas registren su información en el sistema.
Te lo explico con un ejemplo: imagínate que eres un Gerente de Recursos Humanos y necesitas saber por qué la rotación de tu personal ha aumentado en un período. Para entenderlo debes mirar los distintos indicadores relevantes de tu área, como el ausentismo laboral, licencias médicas, indicadores de desempeño, resultados, bonos, etcétera. Dentro de estos, puede haber una disminución del desempeño en los resultados del área comercial al hacer el cruce con un indicador de ventas.
Si la información no estuviera integrada entre el área de Ventas y el área de Recursos Humanos, puede que nunca sepas que el problema es en realidad el clima laboral en el área de ventas, lo que impacta en los resultados y finalmente en los bonos, disminuyendo el sueldo de las personas del área. Esto es una receta para el fracaso, aumentando los costos de atracción y retención de talentos.
Finalmente, era vital que ambas áreas tuvieran información integrada, para que se pudiera hacer algo al respecto.
Tipos de ERP
Para saber elegir el ERP ideal para tu empresa, es importante no sólo entender qué es y qué hace, sino que también debes conocer los distintos tipos que existen, para que con esa información logres evaluar entre las distintas opciones y decidir la mejor solución.
La mayoría de los ERP te permiten solucionar los problemas de gestión genéricos que pueden tener las empresas, se diferencian principalmente en la tecnología utilizada y las necesidades específicas de la empresa que pueden resolver.
Por ejemplo, una empresa muy grande y con una operación bastante complicada puede optar por un desarrollo a medida. Una pyme puede preferir un ERP Cloud que tenga una puesta en marcha más acelerada.
A continuación, te presento un listado de los distintos tipos de ERP que existen y qué es cada uno de ellos.
ERP on-premises o local
Este sistema requiere de la compra y mantenimiento en servidores propios, necesita de una alta inversión inicial y es de lenta implementación. Las empresas que optan por esta solución están buscando mayor seguridad y confidencialidad. Sin embargo, solo se puede acceder al sistema desde el ordenador o dispositivo en el que se haya instalado el software o terminal de acceso.
ERP Cloud o en la nube
Estos tipos de ERP y sus bases de datos están instalados en la nube o en un servidor cloud (cloud computing), es decir en servidores externos a la compañía. Aunque no se tenga el control de los datos en tu propio servidor, la seguridad es alta debido a las copias de seguridad automáticas y la encriptación de la información. Además, ante algún inconveniente, se podrá recuperar la información.
Dentro de los mayores beneficios del ERP Cloud está que se puede acceder al sistema desde cualquier lugar y dispositivo con conexión a Internet.
ERP SaaS o Software-as-a-Service
Por su parte, el ERP SaaS (Software-as-a-Service) implica que es un servicio pagado por suscripción. Por ejemplo, si tienes una suscripción a Spotify o Netflix, entonces ya estás pagando por una plataforma SaaS.
Otro punto valioso de contratar un SaaS es que no deberías pagar por las actualizaciones de sistema. Sin embargo, esto no evita que algunas compañías de ERP cobren las actualizaciones (no deberían, pero hay casos que lo hacen).
Considera que usualmente los ERP aplican en conjunto funciones de cloud computing con el modelo SaaS, aunque pueden haber software que estén en la nube sin ser SaaS.
ERP híbrido o ERP a dos capas
Es un ERP que cuenta con parte del sistema en la nube y otras aplicaciones en local. Permite combinar la seguridad del almacenamiento local, con la facilidad de almacenar y acceder a la información a través de internet.
ERP a medida
Está diseñado específicamente para una empresa y cuenta con funcionalidades personalizadas. Lo suele desarrollar una empresa grande con amplias capacidades presupuestarias que les permiten invertir en este tipo de proyectos, y también debido a que la complejidad de sus operaciones y lo particular de las necesidades a atender lo ameritan. Tiene un costo más elevado y un período de implementación mucho más extenso.
ERP genérico
Es la opción más utilizada, es más barato y requiere un menor tiempo de implementación. Normalmente tiene estructura modular dedicada a áreas como Recursos Humanos, Contabilidad, Ventas y otros. Estos módulos se pueden añadir o quitar si el usuario lo desea. Las tarifas de este tipo de sistemas ERP suelen variar según el número de módulos añadidos, transacciones generadas o usuarios.
ERP de código abierto u Open Source
Son ERP libres y gratuitos, ya que solo requiere de la descarga del código fuente e implementarlo de acuerdo con las necesidades de la empresa. Sin embargo, para ello es necesario que se cuente con un equipo de informática para que lo implemente, principalmente para personalizar los módulos e integrar las aplicaciones necesarias, además de realizar el soporte técnico.
Usualmente se contratan empresas externas que ofrecen la implementación y el soporte por un precio total fijo. Solo pagarías por el servicio de implementación y soporte, ya que la licencia es gratuita.
El costo principal es el capital humano, lo que significa que no necesariamente son la opción más económica debido al costo hundido de implementar.
ERP Extendido o ERP de Nivel II
Es un tipo de ERP que además de tener alguna de las características mencionadas en los otros tipos de ERP, extiende la cadena de valor hacia los proveedores, colaboradores y clientes. Involucrándose en sus operaciones para mejorar la interconexión entre la compañía y sus stakeholders. Esto permite que la relación sea más fluida y transparente.
¿Qué tipo de ERP es Gael Cloud?
Gael Cloud es un ERP en la nube, extendido y SaaS de última generación pensado para todas las personas de la empresa.
¿Por qué es extendido?
A diferencia de muchos sistemas ERP, Gael Cloud está pensado para interconectar a todas las áreas de una empresa, no solo para el administrativa o contable, incluso extiende su gestión a la relación con tus proveedores y clientes.
Además, es fácil de usar, por lo que una persona de ventas, recursos humanos, contabilidad, operaciones o marketing de la empresa puede realizar sus gestiones dentro del entorno de Gael Cloud.
¿Cuáles son los beneficios de usar Gael Cloud?
- Permite gestionar tu empresa en 360°
- Se adapta a las necesidades de tu empresa, reduciendo la carga administrativa de cada área, maximizando la eficiencia y el ahorro de costos.
- Extiende la cadena de valor hacia los proveedores, para incluirlos dentro de la gestión y procesos.
- Es fácil de usar y para cualquier persona de la empresa.
- Posibilita que la administración en toda la empresa se logre a través de los mismos procesos que realiza cada persona, a diferencia de cualquier otro ERP de mercado.
- Centraliza toda la información de tu empresa y la tiene a mano para tomar decisiones rápidas y vitales para tu negocio.
- Es flexible e integrable con otras plataformas, lo que facilita que toda la administración e información estén en un mismo sistema.
- La contabilidad se genera de forma automatizada a medida que se gestionan los procesos de cada área, no se necesita hacer contabilidad en el día a día ni ser contador.
- Disminuye la carga administrativa.
¿Qué empresas necesitan un sistema ERP como Gael Cloud?
Gael Cloud es adecuado para todo tipo de empresas, dada su flexibilidad y facilidad de uso, está diseñado principalmente para empresas medianas, que necesitan escalar su gestión para tener una mayor eficiencia y control, a medida que crecen.
Si necesitas más información para tomar decisiones, un sistema que permita tener todo en un mismo lugar y que te permita tener una gestión eficiente para tu negocio, te recomendamos que visites nuestro sitio web y agendes una reunión con nosotros.
¡Esperamos verte pronto!
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Muy interesante esta información. Gracias por compartir!