Sin importar si tus procesos administrativos sean manuales, semi digitales o automatizados, aplicar estos 3 consejos ayudará a que lo hagas de forma eficiente y sin desperdicio de valiosos recursos para tu empresa.
Florencia Couyoumdjian
Ayudo a gerentes y directores de empresas a tener información empresarial de manera más fácil | Periodista en Gael Cloud
Acá te planteamos los 3 trucos básicos de una gestión administrativa eficiente que te asegure la rentabilidad de la empresa, al poder cuidar tus procesos administrativos por fases, asegurando un flujo de caja sano y sin cuentas impagas o facturas con montos exorbitantes equivocados que se aceptaron sin intención sólo porque pasó el plazo legal de los 8 días.
Recientemente me di cuenta que empresas, de diversas industrias, ponen la totalidad de sus esfuerzos en aumentar las ventas y la eficiencia de la producción, descuidando el área administrativa, ¿crees que tu empresa se identifica con este planteamiento?
La rentabilidad de tu empresa puede perjudicarse si la gestión administrativa no se realiza de forma eficiente, ya que de este proceso, que abarca desde lo financiero hasta lo más interno, dependen todos los recursos necesarios para una empresa.
Para que no se agoten recursos innecesariamente, te revelaré 3 tips para agilizar el proceso administrativo de tu empresa, que no requieren de la implementación de tecnología y que en conjunto te darán el tiempo para obtener grandes resultados.
Índice
Tip 1: Identificar las etapas del proceso administrativo de compras y ventas y ejecutarlas por separado
Gestión administrativa comercial o de ventas
Para mantener en orden tu gestión comercial, debes considerar por separado cada una de sus fases:
- Vender
- Facturar
- Cobrar
Con esto evitarás un error muy común que es que al facturar se da como un hecho que el pago se recibirá por arte de magia, lo que se aleja mucho de la realidad, y quienes lo asumen así terminan con muchas facturas impagadas y con un flujo de caja en muy mal estado.
Al identificar estas tres fases del proceso y gestionarlas por separado, conseguirás un seguimiento minucioso y con el beneficio de lograr un flujo de caja cuando cobras y rentabilidad cuando facturas.
Gestión administrativa de compras
Lo mismo sucede con las compras, para lo que también se recomienda gestionar cada fase por separado, lo que permite una supervisión en detalles de todo el proceso. En este caso podemos dividirlo en:
- Emisión de orden de compra
- Ejecución de compra
- Facturación
- Pago
- Recepción de artículos (pueden llegar antes o después del pago)
A lo anterior se le puede agregar un sexto paso alternativo en caso de devoluciones, para lo que se espera una Nota de Crédito de parte del proveedor, por si lo que recibiste estaba en mal estado, no se prestó un servicio o se efectuó erróneamente un cobro.
Cabe recalcar que si no tienes bien separadas las fases de cada uno de esos procesos se perjudicará el flujo de caja de tu empresa, perderán el control de sus entradas y salidas de dinero y terminarán incurriendo en gastos financieros innecesarios.
Mientras que si comprendes el proceso de compra como un conjunto de etapas te sucederá que tu pago a los proveedores se realizará coordinado con el flujo de caja y tendrás la trazabilidad de tus transacciones, sabiendo cuándo y para qué se hizo cada una.
Tip 2: Protocolizar y estandarizar fechas para cada tarea administrativa
Cuando no tienes calendarizada tus tareas se genera desorden e ineficiencia, lo que incurre en costos financieros y merma en tu rentabilidad.
Un hábito que te hará optimizar procesos administrativos de manera orgánica, es definir fechas para cada mes y el año, lo que permite hacer seguimiento a tus clientes, hacer cobranzas oportunas, revisar las facturas que has recibido en la semana, realizar o chequear tus obligaciones tributarias, laborales o impositivas, etcétera.
Por ejemplo, el primer lunes de cada mes revisar la cobranza, los días 20 realizar los pagos, los últimos viernes pagar la tarjeta de crédito, entre otras tareas que tengas que realizar.
Uno de los malos hábitos empresariales, y que tiene relación con el primer consejo, es no estar atento de la recepción de facturas nuevas, lo que afecta en que se cumpla o pase el plazo legal de 8 días para poder rechazar, ya que cumplido ese tiempo y aun sin tu acuse de recibo, la factura se dará como aceptada de tu parte.
Toma en cuenta que las facturas aprobadas son una obligación legal, por lo que puedes tener muchos problemas si no rechazas una factura mal emitida, o puedes caer en estafas si te llega una factura por un cobro excesivo. Por eso, mi recomendación es chequear todos los días si tienes el tiempo o una vez a la semana, no más que eso, porque si no lo haces la factura se aprobará sin antes haberla revisado.
¡Ojo! Hay fechas obligatorias, como la del Formulario 22, correspondiente a la Declaración Anual de Impuestos a la Renta que se tiene que presentar antes del 30 de abril de cada año. Por su parte, el Formulario 29, conocido como la Declaración de Impuestos, se realiza el 20 de cada mes.
A lo anterior, podemos agregar una de las nuevas obligaciones de parte de la Dirección del Trabajo, que requiere que los 15 de cada mes se suba a su sistema el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE).
Y estas fechas también las debes calendarizar con el objetivo de que no estés corriendo para realizar tus obligaciones.
Tip 3: Vincular tus transacciones
De la mano con el primer punto, este consejo busca que cuando realices una transacción tengas claridad de su ciclo de vida, que no es más que poder contar con una trazabilidad clara del proceso que ha recorrido desde que se originó hasta que se logre completar o detectar en qué estado de su gestión se encuentra.
De esta manera, mi recomendación es que cuando inicies uno de estos procesos le pongas un número de identificación o correlativo de seguimiento interno y lleves un registro de cada transacción, lo que te permitirá rastrearla en todo el proceso sabiendo su origen y destino, quién la creó y cuándo fue, permitiendo controlar mejor cada proceso y así mismo tener toda la información necesaria para tomar decisiones.
Sin este seguimiento te costará mucho controlar tus procesos, evaluar qué oportunidades de mejora existen y será más difícil sacar conclusiones de tu información, porque no sabrías el porqué de tus indicadores de desempeño.
Pero si le asignas un número de identificación, esto es lo que sucederá: Juan, que es jefe de finanzas, detecta que se realizó un gasto de $ 100 mil y es hora de pagarlos, pero no sabe de dónde provino ese compromiso. Revisando, encuentra una factura que tiene el número 123 asociado por ese monto, por lo que puede ver que ese cobro se hizo como un fondo por rendir de la celebración de Fiestas Patrias. Mucho más fácil ¿o no?
Si eres una empresa en su etapa inicial, con pocas transacciones y un equipo reducido, tenemos la seguridad de que al aplicar estos consejos, se optimizará el control de sus gestiones y de la rentabilidad de su empresa, lo que les permitirá un crecimiento sostenible, con orden y claridad.
Pero, ¿qué pasa si tu empresa superó esa etapa y maneja cientos de transacciones al mes?, ¿tienes un equipo administrativo encargado no solo de la gestión de compras y ventas, sino que también de los recursos humanos?, además trabajan por proyectos en los que están involucrados diferentes equipo, quienes efectúan rendiciones de gastos, requisiciones de productos, equipos o espacios?
Si te sientes familiarizado con el planteamiento anterior, ¿qué esperas para contar con la tecnología que les permita automatizar la gestión de compras, ventas, facturación, manufactura, inventario, recursos humanos y contabilidad de tu empresa en un solo sistema? Gael Cloud es un ERP Web 360° adaptable e integrable para agilizar esos procesos y controlar la rentabilidad de tu empresa. ¡No dudes en contactarnos! Visita nuestro sitio web aquí 
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